Порядок ведення та облік касових операцій

Основним нормативно-правовим актом, який регулює питання обліку грошових коштів в касі, є затверджений Постановою НБУ “Порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні”. Він поширюється на усіх юридичних осіб незалежно від форм власності та видів діяльності. Порядком визначено, що кожен підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу.

Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівники підприємств зобов’язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщеннях каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку “документи складаються в момент здійснення операції або відразу після її завершення”. Таким чином, всі господарські операції підприємств, в т.ч. і касові операції, повинні бути документально оформлені.

Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Рис. 2.1. Типові форми документів для обліку касових операцій

 

Відповідно до вищевказаного документу приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (ф.КО-1), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (ф.КО-2) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.

Касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей касир зобов’язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах відповідних підписів, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Касові ордери або видаткові відомості одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис “Оплачено” із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідно до законодавства матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі (ф.КО-3). Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - “Вкладні аркуші касової книги”, залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - “Звіт касира”, є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення про порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні. Касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира.

Кожне підприємство має затверджений ліміт готівки в касі, який визначається з 2005 р. підприємствами самостійно на початку кожного року

Для визначення понадлімітних залишків готівки в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в касі за касовою книгою з установленим підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначається, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків (зразок розрахунку понадлімітних залишків готівки в касі наводиться нижче).

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає Акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально-відповідальної особи. До початку інвентаризації всі матеріально-відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку. У разі зміни матеріально-відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально-відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально-відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують активний рахунок 30 “Готівка”, до якого відкривають наступні субрахунки:

- 301 “Готівка в національній валюті”;

- 302 “Готівка в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка відображають надходження грошових коштів у касу підприємства, по кредиту – виплата грошових коштів, сальдо по рахунку – дебетове і означає наявність готівки на початок або кінець дня.

Після перевірки та опрацювання звітів касира бухгалтер на підставі узагальнених даних здійснює записи у Журнал 1 по кредиту рахунка 30 та у Відомість 1.1 по дебету рахунка. Підсумкові дані цих облікових регістрів відображають у Головній книзі по рахунку 30.

В Балансі сальдо по рахунку 30 “Готівка” відображається у ІІ розділі активу по статті “Грошові кошти та їх еквіваленти”.

У табл. 2.1 наведена типова кореспонденцію рахунків по обліку касових операцій.

Таблиця 2.1

Схема кореспонденції рахунків по обліку грошових коштів в касі

 

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
Одержана у касу виручка за реалізовану продукцію, товари, роботи, послуги		701,702,703
Одержано в касу кошти від покупців за раніше відвантажену продукцію, товари, роботи, послуги
Одержано в касу кошти від матеріально-відповідальних осіб в рахунок погашення заборгованості по нестачах
Одержано в касу виручка за реалізовані виробничі запаси, необоротні активи
Одержано в касу невикористані підзвітні суми
Одержано в касу готівка з банку
Оприбутковано надлишки готівки в касі, що виявлені під час інвентаризації
Виплачена з каси нарахована заробітна плата
Виплачена з каси депонована заробітна плата
Здана готівка на поточний рахунок в банк
Видана готівка пі звіт
Виявлена нестача готівки в касі

 

Типова задача № 1

Скласти кореспонденцію рахунків та перевірити дотримання встановленого ліміту готівки в касі використовуючи наступні дані: