Аудит обліку наявності валютних коштів та їх руху

Основною метою аудиту касових операцій в інозем­ній валюті є:

— перевірка стану збереження наявності коштів у касі;

— дотримання правил зберігання валютних коштів;

— організація ведення касових операцій згідно з чинним зако­нодавством;

— перевірка своєчасності і повноти оприбуткування коштів;

— перевірка законності витрачання коштів за цільовим при­значенням;

— перевірка правильності перерахунку іноземної валюти в національну за курсом, установленим НБУ на день перерахунку чи здійснення валютної операції;

— перевірка достовірності обліку та ефективності внутріш­нього аудиту коштів.

Джерелом перевірки, контролю валютних коштів в касі є ка­сові документи — прибуткові та видаткові касові ордери, журна­ли їх реєстрації, касові книги. Фактична наявність валюти в касі встановлюється за допомо­гою її повного перерахування за видами та перевірки на достові­рність, на підставі яких складається акт інвентаризації наявності валютних коштів. За виявленими лишками або нестачами касир дає письмове пояснення. Наявність валютних коштів у касі перевіряють окремо від на­явності грошових коштів у національній валюті. Це ж стосується і перевірки касових документів.

Оскільки валютні операції мають таку особливість, як поява курсових різниць під час їх здійснення, особливо ретельно слід перевіряти правильність перерахування їх за курсом НБУ, уста­новленим на дату перерахунку чи на дату виконання операції.

Після інвентаризації валютних коштів у касі необхідно зробити формальну перевірку касової документації, для того щоб з'ясувати:

— правильність ведення касової книги та відповідність записів у касовому звіті та касовій книзі;

— правильність оформлення прибуткових та видаткових касо­вих ордерів, їх достовірність, законність, доцільність, економічну ефективність;

— достовірність записів у касовий звіт на підставі первинних документів;

— правильність складання журналу прибуткових та видатко­вих касових ордерів;

— наявність договору на повну матеріальну відповідальність;

—дотримання ліміту готівки в касі.

Перевіряючи надходження грошей до каси з валютного рахунку, потрібно звірити записи в касовій книзі, спеціальних заявках, касо­вих ордерах та виписках банку, а також перевірити повноту і своє­часність оприбуткування валюти з банку. При цьому доцільність проведених операцій перевіряється наявністю розпорядчих докумен­тів. Перевіркою видаткових касових документів установлюється пра­вильність списання і законність витрачання готівки в касі. Оскільки головним каналом руху готівкової іноземної валюти є видача кош­тів на закордонні відрядження, перевіряється наявність розпорядчих документів та правильність складання авансових звітів, відповід­ність сум, зазначених у них, даним виправдних та розпоряд­чих документів, а також правильність арифметичних дій у них.

Правильність, повнота і своєчасність внесення готівки іноземної валюти в банк перевіряється через зіставлення записів у касовій книзі, видаткових касових документах, заявках на внесення готівки в банк та виписках банку. Особлива увага звертається на правиль­ність арифметичних підрахунків у касових документах, виведення залишків на кінець дня в касовій книзі, правильність перенесення залишків з попереднього звіту в наступний як в іноземній валюті, так і в оцінці грошової одиниці України. Безготівкові валютні кош­ти підприємств зберігаються на рахунках у банках.

Завданнями перевірки операцій на валютному рахунку під­приємств є:

— установлення кількості відкритих і використовуваних рахунків для розрахунків та законності здійснення операцій за кожним із них;

— перевірка своєчасності, достовірності, законності та доці­льності здійснення операцій з надходження та списання коштів;

— дотримання стану платіжної дисципліни за укладеними до­говорами;

— обґрунтованість отримання і використання кредитів та по­зик, своєчасності їх погашення.

Джерелами інформації для аудиторської перевірки є:

* виписки банків за валютним рахунком та додані до них доку­менти (заяви на внесення та отримання готівки, копії платіжних до­ручень, заяв на акредитив, інкасових доручень, платіжних вимог);

* облікові регістри по рахунку 31;

* інші документи, в яких відображені операції, пов'язані з ру­хом коштів.

Аудитору необхідно з'ясувати насамперед, скільки і які раху­нки в іноземній валюті має підприємство, а також правильність відкриття валютних рахунків згідно з законодавством і тільки то­ді починати перевірку руху коштів за кожним із них.

Операції на рахунках у банку перевіряються за їх виписками, при цьому перевіряється їх наявність і правильність перенесення за­лишків зіставленням залишків на кінець дня та на початок дня за кожною наступною випискою. Зіставлення цих виписок та докумен­тів, що подаються разом з ними, а також записів у відповідних облі­кових регістрах дає можливість виявити порушення та зловживан­ня. Аудитором перевіряється достовірність, законність, господар­ська доцільність та економічна ефективність операцій на рахунку в іноземній валюті, а також правильність перенесення даних з випи­сок банку до журналу № 1 та відомості до нього. Доцільно проводи­ти взаємозвірку даних журналу № 1 з даними інших регістрів аналітичного та синтетичного обліку та перевіряти правильність арифметичних дій у журналі № 1 та відомості, що додається до ньо­го. Значну увагу аудитор повинен приділити правильності складан­ня кореспонденції за операціями на рахунках в іноземній валюті.

Як і під час аудиту касових операцій, під час аудиту операцій на рахунках в іноземній валюті необхідно простежити за прави­льністю відображення в обліку курсових різниць та правильністю паралельного обліку в різних валютах.

Слід зазначити, що з боку держави валютні операції підпри­ємств контролюють банки, які їх обслуговують. Саме вони через зарахування всіх валютних надходжень на транзитний валютний рахунок здійснюють розподіл валютної виручки та продаж від­повідної її частини. Купівля іноземної валюти на міжбанківсько-му валютному ринку проводиться за цільовим призначенням (за умови наявності зовнішньоекономічного контракту) і контролю­ється установами банків.

Облік продажу та купівлі іноземної валюти в банку ведеться підприємствами за рахунком 33 «Інші кошти» субрахунку 333 «Кошти в дорозі». Під час перевірки операцій з валютою аудитор з'ясовує:

— необхідність, законність, достовірність та доцільність при­дбання чи продажу валюти;

—умови придбання (продажу);

— повноту відображення витрат на придбання валюти (комі­сійний збір до пенсійного фонду);

— правильність документального оформлення операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та відображення їх у регістрах бухгалтерського обліку;

— правильність складання кореспонденції рахунків, визна­чення результатів від продажу або купівлі іноземної валюти;

— правильність віднесення на валові витрати чи доходи сум, якими оперують у процесі купівлі-продажу іноземної валюти, а також правильність визначення балансової вартості іноземних валют.

За необхідності аудитор може проводити взаємозвірку з ба­нківськими установами, а також перевіряти достовірність доку­ментів, що підтверджують рух валютних коштів та договори зов­нішньоекономічного призначення.

Під час аудиту валютних операцій особлива увага повинна приділятись дотриманню чинного законодавства при їх здійснен­ні. Перевіряються всі валютні рахунки, відкриті підприємством у банках. Попередньо звіряються залишки на рахунках за виписка­ми банку і за обліковими регістрами, а також обороти і залишки за рахунками в облікових регістрах і в Головній книзі. За наявно­сті розбіжностей з'ясовуються їх причини.

Перевіряючи валютні операції, аудитор мусить знати, що ва­ртість майна і зобов'язань, виражена в іноземній валюті, для ві­дображення в обліку підлягає перерахунку в гривні за курсом НБУ на певну дату. Аудитор також повинен перевірити прави­льність відображення в обліку курсових і сумових різниць, пов­ноту і своєчасність зарахування валютної виручки організацій-експортерів, для чого її суму порівнюють із вартістю експорту товарів.

Перевіряючи дотримання чинного податкового законодавства, аудитор контролює повноту, правильність і своєчасність розра­хунків експертів за платежами до бюджету, надання ними подат­кових розрахунків і декларацій, правильність визначення подат­кової бази за митними платежами та іншими податками.

На завершення вивчається правильність відображення в облі­кових регістрах валютних операцій. Для цього з допомогою при­йомів простежування і зіставлення записів в облікових регістрах за рахунком 31 з даними облікових регістрів за рахунками обліку матеріальних цінностей, витрат, розрахунків з'ясовуються зміст зроблених кореспонденцій рахунків, їх відповідність вимогам нормативних документів. Виявлені помилки аудитор реєструє в робочих документах.

Типові помилки:

— відсутність платіжних документів, що підтверджують факт здійснення операцій чи неналежне їх оформлення;

— відсутність додатків до платіжних документів, які є підста­вою для виконання операції;

— перерахування авансів за безтоварними чеками без попе­реднього оформлення угоди та за іншими сумнівними опера­ціями;

— невідповідність даних у платіжних документах даним ви­писки банку;

— некоректна кореспонденція рахунків з обліку банківських операцій, а також валютних операцій;

— неповне зарахування на банківські рахунки валютної виру­чки за експортними операціями;

— неправильний перерахунок курсу іноземної валюти в гривні за валютними операціями;

— порушення строків виконання зобов'язань за контрактами, у рахунок виконання яких підприємством здійснювалися авансо­ві платежі за кордон у валюті.

Витрачання безготівкових коштів в іноземній валюті здійснюється згідно з укладеними договорами на імпорт продукції у терміни, встановлені законодавством (з урахуванням термінів оплати зазначених у договорі). Запи­си за кредитом субрахунку 312 і 314, дані виписок банку та записи в інших регістрах бухгалтерського обліку збігаються, про що свідчить і наявність первинних документів — платіж­них доручень (банківських переказів). Первинні документи заповнюються правильно, з дотриманням усіх вимог законо­давства. Переоцінка валютних коштів на валютному рахунку здійсню­ється згідно з установленим НБУ офіційним курсом іноземної валюти, записи виникнення курсових різниць збігаються з дани­ми банківських виписок.

Дані переносяться до регістрів синтетичного обліку, а курсові різниці нараховуються згідно з законодавством за діючим на день переоцінки офіційним курсом НБУ. Касове господарство на під­приємстві ведеться відповідно до вимог чинного законодавства, спостерігається дотримання касової дисципліни та ліміту готівки в касі. Валюти в касі підприємства на момент здійснення аудиту касових операцій не було, що підтверджувалося касовою доку­ментацією.

Дані синтетичного обліку як за валютним рахунком, так і по касі в іноземній валюті за звітний період адекватно відобража­ються в балансі підприємства.

Усі записи в первинних та зведених документах, які викорис­товуються в бухгалтерському обліку, ведуться в національній та іноземній валютах паралельно.

 

АУДИТ ОБЛІКУ ПІДЗВІТНИХ СУМ

Під час аудиту розрахунків з підзвітними особами пе­ревіряється своєчасність і правильність звітності підзвітних осіб, порядок видачі авансів, законність і доцільність використання підзвітних сум.

Об'єктом аудиту операцій з підзвітними сумами є авансові звіти, додані до них підтверджувальні документи — рахунки, чеки, посві­дчення про відрядження, закордонні паспорти, квитки на проїзд, ак­ти та інші виправдні документи, накази, розпорядчі докуме­нти, а також бухгалтерські записи за рахунком 37 «Розрахунки з різними дебіторами» на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» у Головній книзі та у відповідних журналах.

Під час аудиту розрахунків з підзвітними особами в наведеній нижче послідовності перевіряється:

* сума залишків на субрахунку 372, яка зіставляється з даними аналітичного обліку, при цьому звертається увага на своєчасність розрахунків з підзвітними особами, своєчасність внесення в касу залишків підзвітних сум та правильність відображення їх у наці­ональній та іноземній валютах;

* чи немає простроченої заборгованості за підзвітними сума­ми у працівників, які звільнилися з підприємства;

* правильність та своєчасність складання авансових звітів;

* чи не мали місце випадки видачі в підзвіт коштів за наявно­сті залишків підзвітних сум або несвоєчасне звітування про ви­користані кошти;

* своєчасність повернення в касу залишків підзвітних сум, а також своєчасність утримання несвоєчасно зданих сум в інозе­мній валюті — в трикратному розмірі;

* чи не допускалися випадки передання підзвітних сум від од­нієї особи до іншої;

* правильність оформлення документів на відрядження;

* законність, доцільність та обґрунтування витрат на відря­дження, а також відображення їх у бухгалтерському обліку за на­явністю рішення або наказу керівництва;

* правильність відображення розрахунків з підзвітними осо­бами в бухгалтерському обліку.

Аудитор звертає особливу увагу на правильність віднесення витрат, які відшкодовуються, на рахунки бухгалтерського обліку, їх справжність, достовірність виправдовувальних документів.

Оскільки фактичний час перебування за кордоном у відря­дженні визначається за відмітками контрольно-пропускних пунк­тів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює, а також за відмітками сторони, яка відряджає та приймає, у посвідченні про відрядження, аудитор має змогу перевірити правильність нарахування добових. При цьому відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника мають бути завірені тією печаткою, якою ко­ристується у своїй господарській діяльності підприємство для за­свідчення підпису відповідної посадової особи.

Аудитору слід урахувати, що у разі транзитної зупинки за пе­ріод проїзду територією України, що виявляється перевіркою проїзних документів, відшкодування витрат на відрядження здій­снюється у порядку, передбаченому законодавством України про службові відрядження в межах території України, якщо при цьому підзвітні особи вчасно звітували про витрачені кошти і подали необхідні підтверджувальні документи до авансового звіту.

Складання авансових звітів ґрунтується на даних підтвердних документів — проїзних квитків, чеків, рахунків. Норми добових розраховуються згідно із законодавством та терміном перебуван­ня у відрядженні, який визначено відповідно до відміток у закор­донних паспортах та посвідченнях про відрядження.

Записи в регістрах синтетичного обліку за субрахунком 372 в частині розрахунків за закордонними відрядженнями здійсню­ються на підставі авансових звітів та інших первинних докумен­тів. Дані в первинних та зведених документах записуються у двох валютах (українській та іноземній) паралельно, при цьому відо­бражаються курсові різниці, які визначаються згідно з установ­леним курсом НБУ на дату проведення операцій чи на останнє число звітного періоду.

Списання витрат на закордонні відрядження здійснюється на підприємстві в передбаченому державою порядку за наявності розпорядчих документів щодо відшкодування затрат. При цьому записи за кредитом субрахунку 372 збігаються з записами за де­бетом відповідних рахунків витрат у сумі, зазначеній в авансових звітах підзвітних осіб.