Организация управленческого труда

Организация процессов труда по управлению коллективом

Известно, что для эффективного управления важен каждый его элемент, и начальный, и конечный, как то: рациональная организация труда управляющих, организация принятия управленческих решений и издание соответствующих распоряжений об осуществлении этих решений.

Управленческий труд –вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации. Назначением управленческого труда является обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач. Предметом управленческого труда является информация. Средство управленческого труда – организационная и вычислительная техника. Результатом управленческого труда – управленче-ское решение1.

Ежедневный труд менеджера включает следующие виды деятельности: учет и анализ затрат рабочего и нерабочего времени на их выполнение, разработку и принятие управленческих решений, подготовку и проведение служебных совещаний, организацию рабочих мест, совершенствование условий труда, повышение квалификации и пр.

Плохая организация труда работника – занимающегося физическим трудом или же умственным – влечет за собой потерю рабочего времени. Но потеря своего рабочего времени менеджером обязательно тянет за собой и многие проблемы для всей организации и недолжную эффективность труда.

Чтобы организовать и совершенствовать труд управленского персонала, прежде всего необходимо соблюдать следующие принципы научного подхода к организации труда: специализация, пропорциональность, прямоточность, непрерывность, ритмичность, системный и комплексный подход.

f Принцип специализации – это разделение труда в аппарате управления в целях концентрации отдельных однородных работ в определенном функциональном подразделении.

f Принцип пропорциональности – соблюдение определен-ных соотношений (в численности управленческого персонала, квалификации работников) между различными звеньями ап-парата управления с целью выполнения квалифицированно и своевременно всех функций и процедур, а также их гармоничного сопряжения между собой.

f Принцип прямоточности – разработка кратчайшего пути движения информации и документации от места возникновения до места использования. f Принцип непрерывности – сведение до минимума различных перерывов в процессе управления (прежде всего рабочего времени сотрудников и особенно самих менеджеров). При реализации этого принципа важна рационализация управленческих процедур, поскольку типичными причинами тех-нологических перерывов является именно недостаток или искажение управленческой информации. f Принцип ритмичности применительно к аппарату управления означает равномерную работу всех его звеньев, подчинение всего трудового процесса определенному плано-мерному режиму, который устанавливается плановыми и тех-нологическими документами.

Непрерывность и ритмичность являются важнейшими характеристиками эффективности управленческого труда в каждом аппарате управления.

f Принцип системного и комплексного подхода к исследованию трудовой деятельности работников управленческого труда и, в первую очередь, менеджеров требует привлечения к решению проблем организации широкого круга специалистов различного профиля.

Организация труда управленческого персонала во многом зависит от грамотного тайм-менеджмента. Существует несколько основных таких правил по экономии времени при выполнении управленческого труда:

f формирование рабочих блоков с одинаковыми или схожими по характеру труда заданиями (уменьшается время «погружения» в работу);

f намеренное уединение и установление приемных часов;

f установление регламента переговоров, а также времени выполнения определенных заданий;

f следование принципу приоритета при выполнении всех видов работ;

f использование и оплата делегирования;

f выполнение крупных заданий частями (мотивация: сразу виден результат);

виден результат);

f выполнение важных дел рано утром (ход «на опережение»: создает ощущение успеха).

Итак, при планировании личной работы хороша такая последовательность действий:

1) определение затрат времени на постоянные дела;

2) анализ планируемых дел и определение временных затрат на их выполнение;

3) составление перспективного плана;

4) запись текущих дел и составление плана рабочего дня.

Как правило, специалист проводит в своем кабинете большую часть своего рабочего времени, поэтому многое зависит и от организации труда за рабочим местом.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места управляющего необходимо учитывать следующие основные моменты:

f внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга специалиста приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Наиболее рациональная форма кабинета – прямоугольная с соотношением сторон 1:2;

f мебель. Здесь необходимо учитывать эргономические стандарты и личные антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.).

Важна и рациональная планировка и компоновка мебели, которая должна выглядеть эстетично;

f оборудование. Для нормальной работы управляющему необходимо иметь:

f канцелярские принадлежности;

- два телефона (внутренний и внешний). причем лучше, если на звонки на второй телефон будет прежде отвечать секретарь;

- компьютер;

- ежедневник.

f цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими, светлых тонов. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми (в том числе не стеклянными), так как блестящие поверхности утомляют зрение.

f санитарно-гигиенические условия работы (имеются в ГОСТах, СНИПах и др.). Зона отдыха предназначена для неофициальных приёмов и отдыха менеджера. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы произво-димой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление – все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Виды умственного труда

Основное отличие управленческого труда от труда рабочих – это то, что последний относится к категории умственного труда. Существующие виды последнего отличаются ор-ганизацией трудового процесса, равномерностью нагрузки, степенью нервно-эмоционального напряжения. Различают три вида умственного труда: эвристический, административный и операторный.

Эвристический труд – творческая составляющая умственной деятельности. По своему функциональному назначению он характеризуется как труд по исследованию, анализу и разработке различных вопросов (разработка планов и анализ их выполнения, определение направлений совершенствования конструкции и состава продукции, технологии, организации производства и труда, решение социальных проблем). По содержанию эвристический труд связан с выполнением аналитических и конструктивных операций и направлен на разработку и принятие решений.

Административный труд – вид умственного труда, функциональным назначением которого является непосредственное управление деятельностью и поведением людей. По содержанию он достаточно разнообразен и включает выполнение различных организационно-административных опера-ций (координационных, распорядительных, контрольных). Этот вид умственного труда призван обеспечить координацию деятельности отдельных участников и трудовых коллективов (различных отделов заводоуправления, цехов и др.).

Операторный труд – это труд по выполнению стерео-типных (постоянно повторяющихся) операций детерминированного (предопределенного) характера. По содержанию это информационно-техническая работа, включающая документационные операции (оформление документов, их копирование, размножение, хранение, обработка корреспонденции и др.), первично-счетные и учетные, ввод данных в ЭВМ, переработка информации по заранее разработанной программе, вычислительные операции.

Например: в ситуации, когда менеджеру требуется разработать приказ и довести его до подчиненных, в этом случае он сначала составляет текст документа (эвристический труд + операторный труд), затем доводит этот документ и его значение и содержание до сведения подчиненных, контролирует выполнение этого приказа (административный труд) и затем, если требуется, анализирует это выполнение (эвристический труд). Преобладание умственных нагрузок в труде работника полагает существенные различия в специфике организации управленческого труда в отношении норм труда и выработки, методов выполнения работ, условий труда и др.

Представители умственного труда объединены в отдельные группы:

1) инженеры, экономисты, бухгалтеры, работники канцелярий и др. Работу они выполняют в основном по заранее разработанному алгоритму. Работа протекает в благоприятных условиях, небольшое нервно-эмоциональное напряжение;

2) руководители учреждений и предприятий больших и малых коллективов, преподаватели средней и высшей школы. Для них характерны нерегулярность нагрузки, необходимость прини-мать нестандартные решения;

3) научные работники, конструкторы, творческие работники, писатели, артисты. Их работе свойственно создание новых алгоритмов, что повышает степень нервно-эмоционального напряжения;

4) группа лиц, работающих с машинами, оборудованием. Так называемый операторский труд. Высокая концентрация вни-мания, мгновенная реакция на сигналы. Разная степень умственного и нервно-эмоционального напряжения;

5) наборщики, контролеры, сборщики и др. Им свойственно высокое нервно-эмоциональное напряжение и локальное мышечное напряжение;

6) медицинские работники. Их труд связан с большой ответственностью и высоким нервно-эмоциональным напряжением, особенно у хирургов и сотрудников скорой помощи;

7) студенты и учащиеся различных учебных заведений. Их труд требует памяти, внимания, мыслительных процессов, т. к. они постоянно воспринимают новую и в большом количестве информацию. Им присуще: ограничение двигательной активно-сти, большое напряжение высших отделов центральной нерв-ной системы (ЦНС), психическое и эмоциональное напряжение.