Подраздел 2.2.2. Применение Справочного пособия на стадии непосредственного поиска информации

Настоящее Справочное пособие окажет неоценимую помощь на 2-ом этапе поисковой работы в восстановлении сведений о лице (лицах), касающихся:

- гражданского состояния;

-образования (среднего, профессионально-технического, среднего - специального, высшего; военного; партийного, комсомольского;  присуждения ученых степеней и ученых званий);

- служебно-трудовых и связанных с ними иных отношений (трудовой  деятельности; военной службы; награждений; творческой деятельности);

- пенсионного обеспечения;

- социального и имущественного положения;

- гражданства;

- паспортизации и регистрации населения;

- учета отдельных групп населения;

- нотариальных действий; 

- медицинской и социальной помощи;

- опекунства, патронирования, усыновления;

- уголовно-процессуальных действий;

- общественно-политической деятельности.

В Справочном пособии сотрудник архива найдет виды и разновидности дел и документов с биографо-генеалогической информацией, которые создавались в организациях названных сфер деятельности и в которых фиксировались искомые сведения о человеке за соответствующий запросу хронологический период времени.

При выполнении запроса сотрудник архива, внимательно изучив соответствующий раздел Справочного пособия применительно к данным запроса, с наименьшей затратой времени определит:

- исторический контекст и основные нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие в сфере личностно-государственных отношений;

- виды и разновидности дел и документов, которые фиксировали поисковые признаки биографо-генеалогической информации, соответствующие запросу,

- примерный перечень архивных фондов, в которых могут находиться соответствующие виды и разновидности дел и документов.

Справочное пособие позволяет установить наличие, повторяемость, частоту фиксации того или иного искомого признака в документах различного функционального назначения, создаваемых в тех или иных организациях согласно их отраслевой принадлежности. Эти данные можно найти в описательных статьях Указателя.

По результатам анализа определяются:

- архивные фонды, виды и разновидности дел и документов в них, подлежащие первоочередному просмотру;

- архивные фонды второй очереди просмотра в качестве возможных источников косвенной информации.

Выяснив период действия, состав информации в документах, определив примерный круг учреждений-фондообразователей, архивные фонды которых могут включать соответствующие виды и разновидности дел и документов, сотрудник архива проверяет наличие этих фондов в государственном архиве, куда поступило заявление, а также при необходимости намечает пути расширения межархивного поиска (для этого используются все виды научно-справочного аппарата).

Установив по списку фондов и путеводителю наличие архивного фонда, в документах которого могут находиться искомые сведения, он приступает к изучению описи и выявлению в ней дел, подлежащих просмотру. В первую очередь во всех случаях изучается личное дело лица, если таковое хранится в фонде организации. При отсутствии личного дела просматриваются дела, в которых содержатся виды документов, фиксирующие искомую информацию.   

Одновременно уточняются причины отсутствия на хранении фондов соответствующих организаций, где предположительно могли содержаться сведения об искомом лице (лицах).

На основе информации Справочного пособия сотрудник архива составит представление о возможных путях расширения поисковой работы на межархивном уровне, в том числе по архивным комплексам, не поступившим в состав Архивного фонда Российской Федерации (архивы учреждений и организаций).

Объективными причинами отсутствия искомых материалов (фондов и документов) являются действовавшие и действующие нормативные правовые акты, регулирующие состав архивных фондов и документов, подлежащих приему на государственное хранение (положения, правила, примерные списки источников комплектования, перечни документов с указанием сроков их хранения и др.). Отсутствие искомых архивных фондов и видов и разновидностей дел и документов может быть также связано с их утратой в чрезвычайных ситуациях (войны, стихийные бедствия и др.) и по ряду других обстоятельств.

Подраздел 2.2.3. Примеры использования Справочного пособия при различных видах запросов

Пример первый [439]. Простой запрос.