Информационное обеспечение эффективного управления

 

Глобализирующаяся мировая экономика требует более эффективных, гибких подходов для решения управленческих задач в конкретной практике государственного управления. Подчеркнем, что эффективность управляющей системы в значительной мере зависит от ее информационного обеспечения. В глобализирующейся экономике постиндустриального общества известную формулу «время = деньги» можно переформулировать и добавить: «информация = деньги». Государственное управление будет эффективным, если принимаемые управленческие решения будут своевременными и основанными на достоверной информации.

Роль информации в подготовке и принятии эффективных решений предъявляет соответственно высокие требования к ее качеству при формировании информационной системы государственного управления. Так, к информации, включаемой в эту систему, предъявляются следующие требования:

■ значимость, которая определяет, насколько привлекаемая информация влияет на результаты принимаемых управленческих решений, в первую очередь в процессе разработки социально-экономической политики, подготовки текущих и оперативных планов;

■ полнота, которая характеризует завершенность круга информативных показателей, необходимых для проведения анализа, планирования и принятия управленческих решений;

■ достоверность, которая определяет, насколько формируемая информация адекватно отражает реальное состояние и результаты управленческой деятельности, правдиво характеризует внешнюю среду, нейтральна по отношению ко всем категориям потенциальных пользователей и проверяема;

■ своевременность, которая характеризует соответствие формируемой информации потребности в ней по периоду ее использования. Отдельные виды информативных показателей присутствуют в информационной системе в неизменном количественном выражении лишь один день (например, курс иностранных валют, курс отдельных фондовых и денежных инструментов), другие ‒ месяц, квартал и т.п.;

■ понятность, которая определяется простотой ее построения, соответствием определенным стандартам представления и доступностью понимания (а соответственно и адекватного ее толкования) теми категориями пользователей, для которых она предназначается;

■ сопоставимость, которая определяет возможность сравнительной оценки социально-экономических показателей во времени, возможность проведения сравнительного анализа;

■ эффективность, которая применительно к формированию информационной системы государственного управления означает, что затраты по привлечению определенных информативных показателей не должны превышать эффект, получаемый в результате их использования при подготовке и реализации соответствующих управленческих решений.

Информация обладает только ей присущими особенностями:

■ некоторыми свойствами материи ‒ ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается;

■ еще одним уникальным свойством: в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постоянно увеличивается, совершенствуется и способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.

Главное, что выделяет информацию, ‒ это то, что она ‒ предмет, средство и продукт управленческого труда. Специалист в области управления имеет дело не с реальным продуктом или товаром, а только лишь с информацией о нем. Удельный вес информации как предмета труда оказался выше материальных и энергетических ресурсов, и основным показателем могущества страны стал информационный ресурс, т.е. тот объем знаний, которыми располагает государство.

Информация приобрела значимость и свойства стратегического ресурса, стала решающим фактором современного политического и экономического развития. Она является основой процесса управления, труд государственного служащего состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация в государственном управлении имеет ряд особенностей:

■ большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

■ исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

■ исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Информационное обеспечение государственного управления должно предусматривать соответствующий интегрированный массив информации о прошлом, настоящем и прогнозируемом будущем. Эта информация должна отслеживать все относящиеся к проблеме события, факты, статистические, аналитические и другие материалы.

Существуют три основных приоритета управленческой деятельности:

1) стратегическое планирование, предусматривающее процесс принятия решений применительно к основным целям организации и их последующего достижения с использованием при этом соответствующих информационных ресурсов;

2) управленческий контроль ‒ процесс, посредством которого руководители обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации;

3) оперативный контроль ‒ процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Система информационного обеспечения государственного управления должна обеспечивать соответствующей информацией каждую из вышеперечисленных категорий. При этом информационное обеспечение государственного управления должно позволять вводить, обрабатывать, хранить, получать необходимую информацию в зависимости от конкретно принимаемого управленческого решения. При этом необходим отбор из потока информации тех сведений, которые в нужный момент и в нужном объеме требуются для более эффективного управления.

Процесс сбора, обработки и выдачи управленческой информации должен быть предельно регламентирован, так как недостаточность или избыточность исходной информации одинаково опасны при подготовке управленческого решения. На каждом иерархическом уровне управления необходимы сжатие информации при ее передаче на высший управленческий уровень и достаточная детализация приказов, передаваемых сверху вниз, проверка качества, достоверности и определение оптимальной скорости передачи информации. Следует отметить, что на все эти информационные процедуры затрачивается не менее 80‒90 % служебного времени управленческих работников.

Вопросы информационного обеспечения государственного управления занимают особое место в системе управления, поскольку любое поспешное или неверное управленческое решение, принимаемое при недостатке информации, особенно в нештатных, экстремальных ситуациях, может привести к нежелательным последствиям.

В России, по существу, нарушена неразрывность информационного пространства. В частности, не обеспечиваются в полном объеме сохранность, эффективное использование и развитие информационных ресурсов в единой системе баз данных органов государственной власти, не удовлетворяются в должной мере информационные потребности органов власти и управления на всех, включая местный, уровнях. Не реализуются в полном объеме права граждан на информацию, закрепленные в Конституции РФ, и недостаточен уровень координации взаимодействия федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Федерации по обеспечению прав и свобод граждан. Им не обеспечен полный доступ к информации, медленно совершенствуется нормативно-правовая база, регулирующая отношения в области этого взаимодействия; сохраняются угрозы безопасности информационных ресурсов, информационных систем на всех уровнях власти[33].

Достоверная информация, обработанная на современной научно-технической базе, является основой управления на всех его этапах: при постановке целей, оценке проблемной ситуации, принятии соответствующих управленческих решений, для организации, регулирования и совершенствования управляющей системы в целом. Следует помнить, что информация искажается при движении по уровням организационной структуры: чем больше иерархических уровней в структуре организации, тем значительнее искажения информации. Многим крупным руководителям свойственно игнорирование неугодной информации, а если неприятная информация исходит от источника с низким статусом, то подсознательно начальник начинает рассматривать ее как попытку подорвать авторитет, как вызов его должностному положению.

Информационную базу органов государственного управления формируют из различных источников: законы Российской Федерации; документы, отражающие управленческие воздействия государственных органов различного уровня и реакцию на них управленческих структур; факты, выявляемые в процессе контроля; жалобы и письма трудящихся, настаивающих на удовлетворении их законных гражданских прав; и, наконец, оперативная информация об экстремальных ситуациях, требующая вмешательства органов государственной власти.

Основные направления государственной политики в сфере информатизации отражают новую роль информации как самостоятельного фактора производства и характеризуются:

■ созданием и развитием федеральных и региональных систем с обеспечением их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве страны;

■ обеспечением защиты государственной информации как одного из важнейших ресурсов и национального достояния;

■ реализацией единой государственной политики, единых стандартов, соответствующих мировым тенденциям развития информационных технологий;

■ созданием правовой базы, способствующей привлечению иностранных инвестиций в разработку информационных проектов и методов стимулирования негосударственных предпринимательских структур в развитие информационной базы государства.

Разработка системы мер, расширяющих возможности эффективного использования информации, весьма существенное условие позитивного результата в государственном управлении. Среди данных подходов первостепенное значение имеют: тщательная подготовка субъекта управления к восприятию и оценке информации; выработка умения оценить ее социальную значимость, выбрать из потока наиболее значимую и необходимую для данной конкретной ситуации информацию.