Управление программой аудита

Проведение аудита по существу состоит из трех основных частей: планирование и подготовка аудита, его проведение, а также отчет и последующие действия по результатам аудита.

До проведения аудита разрабатывается его программа. Программа аудита распространяется на всю деятельность, необходимую для планирования, организации аудитов. Она зависит от поставленных целей, размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации. За разработку и утверждение программы аудита качества в организации отвечает высшее руководство.

При подготовке к проведению аудита на месте руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита для соглашения с заказчиком аудита, аудиторской группой и проверяемой организацией. По сути это официально оформленный ежегодный график аудитов, обеспечивающий выполнение поставленных целей.

Управление программой аудита следует рассматривать как процесс, к которому применима методология цикла Деминга PDCA. С этой точки зрения программа аудита включает деятельность для планирования и организации аудитов, обеспечения их ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы, внедрение, мониторинг и анализ программы аудита.

Для планирования и проведения аудитов необходимо определить цели программ аудитов. Для этого в общем случае целесообразно рассмотреть следующие элементы СМК: приоритеты руководства, коммерческие намерения, требования системы менеджмента, законодательные требования, необходимость оценки поставщика, анализ требований потребителя, риски организации.

В конкретном случае различные программы аудита могут содержать, например, следующие цели:

а) оценка обеспечения выполнения требований к сертификации системы менеджмента;

б) проверка соответствия деятельности или продукции требованиям контракта;

в) получение и подтверждение уверенности в возможностях поставщика;

г) содействие улучшению системы менеджмента.

Ответственность за управление программой аудита, обеспечение ресурсами и разработку процедур возлагается на аудиторов соответствующей квалификации.

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов-графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение обязанностей и ответственности среди аудиторов;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита. Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в виде одной процедуры.

Внедрение программы аудита заключается в реализации указанных процедур.

Записи по программе аудита должны включать в себя:

а) записи, связанные с отдельными аудитами: планы аудита, отчеты (акты, протоколы) по аудиту, отчеты о несоответствиях, отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

б) результаты анализа программы аудита;

в) записи о персонале, привлекаемом к аудиту:

Как этап проверки проводится мониторинг внедрения программы аудита, а через определенные интервалы времени - анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы.

Проведение аудита

Степень распространения и выполнения на практике требований этого раздела стандарта зависит от области применения конкретного аудита и предполагаемого использования заключений по результатам аудита.

Проведение аудита должно обеспечить выполнение требований стандарта ГОСТ ИСО 9001-2011 в соответствии с п. 8.2.2 «Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены».

Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие реальных результатов запланированным. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов и т.д.

Область аудита описывает содержание и границы аудита, месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

Проведение аудита схематично может быть представлено следующим образом (табл. 4.3).

 

Таблица 4. 3

Схема проведения аудита

 

организация проведения аудита
· назначение руководителя группы аудита · определение целей, области распространения и критериев аудита · определение возможности проведения аудита · формирование группы по аудиту · предварительный контакт с проверяемой организацией (подразделением) · получение первичной информации
Предварительный анализ документов
· анализ соответствующих документов системы менеджмента качества, включая записи и определение их адекватности

Продолжение табл. 4.3

Подготовка к аудиту «на месте»
· планирование аудита «на месте» · определение работы для группы по аудиту и распределение обязанностей между членами группы по аудиту · подготовка рабочей документации и обеспечение ею
Проведение аудита «на месте»
· проведение предварительного совещания · обмен информацией во время аудита (рабочие совещания) · выполнение роли и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей · сбор и проверка информации (получение свидетельств аудита) · оценка по критериям аудита (формирование выводов аудита) · анализ и подготовка заключения по результатам аудита · проведение заключительного совещания
Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту
· подготовка отчета по аудиту · утверждение и рассылка отчета
Завершение аудита
· регистрация результатов аудита · сохранение документов аудита · подведение итогов аудита, обобщение результатов
Последующие аудиты
· проверка выполнения и результативности корректирующих, предупреждающих действий и действий по улучшению · последующие аудиты

Члены аудиторской группы должны подготовить рабочие документы, необходимые для регистрации результатов аудита. Такие рабочие документы могут включать:

а) контрольные (проверочные) листы (чек-листы);

б) формы для регистрации данных, выводы аудита и протоколы совещаний.

Свидетельства и выводы аудита основаны на сборе информации, последовательность которого быть представлена следующим образом:

 

Источники информации - сбор данных, их верификация –свидетельства аудита – оценка по критериям аудита – выводы аудита – анализ – заключение по результатам аудита.

 

Методы сбора информации включают:

¨ опросы;

¨ наблюдения за деятельностью;

¨ анализ документов;

¨ изучение и анализ результатов проверок контрольных и надзорных органов.

Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы могут определять возможности для улучшения.

После завершения аудита проводится заключительное совещание.

Цель заключительного совещания, председателем которого является руководитель аудиторской группы, - представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией и при необходимости были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий.

Результатом аудита является отчет (акт), за подготовку и содержание которого отвечает руководитель аудиторской группы.

Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту.

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.

Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан получателям, определенным заказчиком аудита.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы и все, кто получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

Заключения по результатам аудита могут указывать на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или, при необходимости, действий по улучшению.