Сортировка и фильтрация в формах

Сортировка и фильтрация — две незаменимые функциональные возможности, предостав­ляемые программой Access в Режиме формы. Освоить их на самом деле легко — вы уже уз­нали, все что нужно, когда подробно знакомились с листом данных в главе 3. Создатели Access хорошенько позаботились о том, чтобы фильтрация и сортировка действовали в формах так же, как на листе данных. Вы применяете одни и те же команды в одной и той же части ленты для запуска этих средств обработки.

 

 

Сортировка в форме

Как вы уже, возможно, поняли, данные в формах отображаются в первоначальном неотсортированном порядке. Иными словами, записи выводятся в том порядке, в каком вы их соз­давали. (Единственное исключение — создание формы, получающей данные из запроса, в котором применялась сортировка.)

К счастью, выполнить сортировку легко. На самом деле отсортировать записи, отобра­жаемые в форме, можно точно так же, как записи на листе данных. Выберите поле, которое хотите использовать для сортировки, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите один из вариантов сортировки. В текстовом поле вы увидите варианты Сортировка от А до Я (в алфавитном порядке) и Сортировка от Я до А (в порядке, обратном алфавитному). Мож­но также использовать кнопки по возрастанию и по убыванию в группе ленты Главная → Сор­тировка и фильтр.

Дополнительную информацию о вариантах сортировки (включая сортировку по не­скольким полям) см. в разд. "Сортировка" главы 3.

Фильтрация в форме

Фильтрация — средство, позволяющее ограничить общее число отображаемых записей только теми, которые вас интересуют. Средствами фильтрации можно отобрать активных клиентов, имеющиеся на складе товары, дорогостоящие заказы и другие группы записей в соответствии с заданными условиями отбора.

Формы предоставляют следующие варианты фильтрации или отбора.

■ Обычный фильтр отображает список всех значений для конкретного поля и позволяет выбрать те, которые вы хотите скрыть. Его легко применять, но он может потребовать значительного времени. Если вы хотите скрыть числовые значения, попадающие в определенный диапазон, эту работу можно сделать гораздо быстрее с помощью фильтра по условию (filter by condition) (который будет описан чуть позже). Для отображения списка значений обычного фильтра перейдите к полю, которое хотите фильтровать, и щелкните кнопкой мыши Главная → Сортировка и фильтр → Фильтр (Home → Sort & Filter → Filter). В разд. "Обычный фильтр" главы 3 приведено подробное описание обычных фильтров.

■ Фильтр по выделенному применяет фильтрацию, основанную на имеющемся значении. Сначала найдите значение в одной из записей, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите вариант отбора. Можно щелкнуть правой кнопкой мыши значение цены $25 и выбрать вариант Больше или равно $25 (Greater Than or Equal to 25) для того, чтобы скрыть дешевые товары. Более подробную информацию см. в разд. "Фильтр по выделенному " главы 3.

■ Фильтр по условию позволяет задать точное условие для отбора записей. Оно необязательно должно базироваться на имеющемся значении. Для вставки этого варианта фильтрации щелкните правой кнопкой мыши поле и затем найдите подменю с вариантами отбора. Его название зависит от данных, так для текстовых полей в меню включен вариант Текстовые фильтры, для числовых полей — Числовые фильтры и т. д. Вы можете больше узнать об этом типе фильтра в разд. "Расширенный фильтр " главы 3.

§ Расширенные фильтры — это фильтры, в которых условия отбора формируются с по­мощью окна, напоминающего окно Конструктора запросов. Преимущество расширен­ных фильтров состоит в возможности применения фильтрации сразу по нескольким по­лям. Для создания набора расширенных фильтров выберите Главная → Сортировка и фильтр → Дополнительно → Расширенный фильтр (Home → Sort & Filter → Advanced Filter Options → Advanced Filter/Sort).

 

 

Примечание

Если вы вставляете запись, не отвечающую установленным в данный момент условиям отбора, новая запись будет скрыта, как только вы ее добавите. Для того чтобы вернуть ее на экран, удалите условия фильтрации с помощью ленты: выберите вкладку Главная, щелкните мышью кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр и затем выберите команду Очистить все фильтры (Clear All Filters). Или воспользуйтесь кнопкой Применить фильтр (Toggle Filter) для временной приостановки действия фильтра (позже, для того чтобы возобновить действие фильтра, снова щелкните мышью кнопку Применить фильтр).

 

Применение фильтра по форме

Существует еще одно средство фильтрации, действующее в формах: фильтр по форме. По сути "фильтр по форме" преобразует форму в полнофункциональную форму поиска (search form). С помощью этой формы поиска вы задаете одно или несколько условий отбора. Затем вы применяете фильтр для отображения записи (или записей), соответствующей условиям отбора.

Несмотря на то, что фильтр по форме можно применять на листе данных, он проявляет себя во всей красе в формах. Фильтр по форме особенно удобен для поиска единственной

трудно обнаруживаемой записи. (Если вы хотите применить фильтр для извлечения группы записей, обычно легче воспользоваться любым другим вариантом фильтрации.) Далее описан способ применения фильтра но форме.

1. Выберите на ленте Главная → Сортировка и фильтр → Дополнительно → Изменить фильтр.

Программа Access переведет форму в режим поиска. В этом режиме форма остается прежней, но все ее поля становятся пустыми.

Если средство "фильтр по форме" уже использовалось, и вы вернулись к нему для того, чтобы изменить параметры фильтрации, следует начать с удаления набора установлен­ных прежде фильтров. Для этого щелкните правой кнопкой мыши пустое место в облас­ти формы и выберите команду Очистить бланк (Clear Grid).

2. Перейдите в поле, которое хотите использовать для фильтрации.

В нем появится стрелка, признак раскрывающегося списка.

3.
Щелкните кнопкой мыши стрелку раскрывающегося списка и выберите значение, которое хотите включить в результаты.

В раскрывающемся списке отображаются все значения из разных записей таблицы (рис. 12.10). Когда вы выберите одно значение, оно появится в поле в кавычках.

 

Рис. 12.10. На рисунке представлена форма Customers в режиме фильтра по форме. С помощью раскрывающегося списка вы можете быстро найти клиента по фамилии или найти имя, набрав несколько первых букв, вместо прокрутки списка, как здесь показано. В данном примере набор букв "Ra" приводит к выводу первого буквенного совпадения: фамилии Randawa

4. Если хотите применить фильтр к нескольким полям, вернитесь к пункту 2.

Задайте несколько условий отбора, если одно условие включает в результат больше сов­падений, чем вам хотелось бы. Если вы не помните фамилию клиента, можно применить

фильтр к полю FirstName. Но если у клиента распространенное имя, может быть, при­дется применить фильтр к еще одному полю, например City.

Если не нужны точные совпадения, можно создать более сложные фильтры с помощью выражения. Задайте <10 для поиска числовых значений, меньших 10, и Like Jon* для поиска текстовых значений, таких как "Jones", "Jonathon" и "Jonson". Фильтрация осо­бенно эффективна в случае полей с датами. В разд. "Построение условий отбора " главы 6 приводится много примеров условий отбора.

5. Если вы хотите выполнить несколько операций фильтрации и объединить результаты, щелк­ните кнопкой мыши вкладку Или и задайте дополнительные условия отбора (рис. 12.11).

 

Рис. 12.11. Вкладка Или отображается в нижней части формы. Когда вы щелкаете вкладку Или, на экране появляется вторая копия формы поиска, в которую можно вставить дополнительные условия отбора. При каждом щелчке кнопкой мыши вкладки Или на экране появляется еще одна вкладка Или. Этот процесс можно повторить и заполнить десяток форм поиска за один раз, но для таких излишеств редко есть разумные основания

 

Если заполнить первую форму Найти так, что в ней ищутся записи с фамилией "Gorfinkel", и вторую форму поиска с именем "Jehosophat", в ваши результаты будут включены все записи с фамилией Gorfinkel и все записи с именем Jehosophat. Но если оба эти условия отбора поместить на одну форму поиска, будут отобраны только записи о людях с именем и фамилией Jehosophat Gorfinkel.

6. Щелкните правой кнопкой мыши пустое место на поверхности формы и выберите команду Применить фильтр (Apply Filter/Sort).

Программа Access переключается в нормальное представление формы и применяет ус­ловия фильтрации. В нижней части формы между кнопками переходов и полем поиска

появится словосочетание С фильтром (Filtered), сообщающее о том, что отображаются не все записи.

Если вы решили не применять фильтр, закройте форму Найти. Программа Access перей­дет к нормальному отображению формы и не будет применять никаких условий отбора.

 

 

Подсказка

Для удаления условий отбора, но сохранения их под рукой и применения в дальнейшем, выбе­рите на ленте Главная → Сортировка и фильтр → Применить фильтр. Для повторного при­менения фильтра позже, щелкните мышью кнопку Применить фильтр еще раз. Access хранит самые последние заданные условия отбора вместе с формой, поэтому они всегда доступны.