Выполнение тяжелой работы с помощью запроса

Самый очевидный способ построения отчета — создание его на базе существующей таблицы. Но можно также создать отчет на базе запроса. Этот метод позволяет использо­вать мощные средства фильтрации и сортировки записей перед включением их в отчет. Применять его также имеет смысл при создании отчета, использующего информацию из нескольких таблиц.

Предположим, что вы решили создать список изделий, включающий дополнительные сведения из другой таблицы (такие как описание категории изделия из таблицы РгоductCategories). Несмотря на то, что можно создать такой отчет с нуля, часто гораздо разумнее сначала структурировать данные с помощью запроса. В этом случае вы сможе­те повторно использовать запрос для различных целей (например, редактирования) и изменить его в любое время.

В данном примере сначала надо создать запрос, объединяющий Categories (категории) и таблицу Products (см. разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6).

Затем следует сохранить запрос, выделить его в области переходов и выбрать на ленте Создание → Отчеты → Отчет (Create → Reports → Report) для создания отчета на базе запроса. В дальнейшем усовершенствовать ваш отчет можно обычным способом.

 

 

Компоновка отчета

Вы уже знаете, как перемещать столбцы в отчете. Но передвигать можно не только столбцы. Можно раздвинуть строки (рис. 10.4) и отрегулировать настройку следующих элементов.

■ Эмблема (в левом верхнем углу). В новом отчете она выглядит как тетрадь с охватываю­щим кругом.

 

Рис. 10.4. Вверху: для того чтобы раздвинуть строки, щелкните кнопкой мыши значение в строке и перетащите его вниз. Внизу: все строки выровнены и у всех одинаковая разбивка

§ Заголовок отчета (непосредственно рядом с эмблемой). Для начала им может стать имя таблицы или запроса, на базе которых создается отчет (например, Products).

§ Дата и время (которые обновляются при каждом открытии отчета). Первоначально они выводятся в правом верхнем углу.

§ Номер страницы. Он выводится внизу каждой страницы, в центре. В Режиме макета (Layout) программа Access считает, что все данные, включенные в отчет, занимают одну страницу, поэтому придется воспользоваться прокруткой, чтобы увидеть этот элемент в конце страницы.

§ Данные отчета (после заголовка). Для изменения первоначального расположения таб­лицы на странице отчета щелкните кнопкой мыши один из заголовков столбцов и пере­тащите его вниз (для того чтобы отодвинуть заголовок отчета от данных) или вверх (для того чтобы удалить свободное пространство между ними).

§ Итоги (внизу, в некоторых столбцах). Программа Access автоматически добавляет итоги для числовых полей. Например, когда впервые создается отчет ProductCatalog. Access вставляет итог в конец столбца Price, указывающий для всех видов изделий стоимость покупки одного изделия. (Это сомнительный итог — для его замены выберите столбец и затем укажите другой вариант групповой операции из меню Работа с макетами отчетов | Формат → Группировка и итоги → Итоги (Report Layout Tools | Formatting → Grouping & Totals → Totals).)

 

Подсказка

Большинство элементов отчета можно удалить, если выделить их и затем нажать клавишу <Delete>. Этим приемом удобно пользоваться, если не нужно выводить на экран номера стра­ниц, даты и итоги.

 

 

Добавление и удаление полей

Если вы устали от простого перемещения столбцов, возможно, вам захочется добавить столбцы, еще не включенные в отчет, или удалить ненужные вам. Удалить поле легко: про­сто щелкните его кнопкой мыши для выделения и нажмите клавишу <Delete>. (Можно оп­робовать этот прием на поле Discontinued (снятые с производства) в отчете ProductCatalog.)

Когда создается простой отчет с помощью метода быстрого создания, описанного ранее в этой главе, в конечном итоге в отчет, как правило, включаются все необходимые поля. Но есть две причины, по которым может возникнуть необходимость вставки дополнительного поля, до сих пор не включенного в отчет:

■ вы хотите добавить поле, скрытое в Режиме таблицы (см. разд. "Скрытие столбцов" главы 3). Когда создается новый отчет, скрытые поля пропускаются;

■ вы хотите добавить поле со связанной информацией из подчиненной таблицы. Например, можно добавить поля из таблицы ProductCategories для отображения информации о категории, к которой принадлежит каждое изделие.

Для того чтобы вставить новое поле, понадобится помощь панели Список полей (Field List) (рис. 10.5). Для ее вывода выберите Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления → Добавить поля (Report Layout Tools | Formatting → Controls → Add Existing Fields).

Рис. 10.5. В верхней части окна Список полей перечислены поля из таблицы (или запроса), на которой основан отчет. В средней части приведены поля из любых связанных таблиц и в нижней — несвязанные таблицы (которые вы, возможно, и не будете использовать). Для вставки поля перетащите его из окна Список полей и положите на свой отчет

 

 

Когда вы добавляете новое поле, программа Access использует имя поля для заголовка столбца, что не всегда совпадает с вашим желанием. Возможно, вы предпочтете Product Name (с пробелом между словами), а не ProductName. Или захотите укоротить имя РгоductCategoryID до просто Category. В конце концов, в отчете выводится имя вместо число­вого идентификатора категории товара, поскольку в поле ProductCategoryID применяется подстановка (см. разд. "Поиск в связанных таблицах" главы 5). К счастью, переименовать столбцы очень легко. Просто щелкните дважды кнопкой мыши заголовок столбца для пере­ключения в режим редактирования. Теперь можно откорректировать существующий текст или полностью заменить его.

 

 

Часто задаваемый вопрос.