Глава 11. Проектирование сложных отчетов

Глава 10

Создание отчетов

Для создания твердой копии ваших тщательно сохраняемых в Access данных есть множество причин. Имея хорошую распечатку, вы можете:

■ брать с собой информацию без транспортировки своего компьютера. Например, можно захватить с собой инвентарный список, когда идете за покупками;

■ показать свою информацию тем, кто не работает с программой Access. Например, можно раздать каталоги товаров, формы заказов и списки классов другим людям;

■ просмотреть подробности вне офиса. Например, можно искать ошибки в пригородной электричке по дороге домой;

■ произвести впечатление на начальство. Помимо всего прочего трудно аргументировать, имея 286 страниц необработанных данных.

В главе 3 вы научились печатать исходные данные таблицы непосредственно с листа данных. Этот метод удобен, но у него всего лишь несколько параметров настройки. Вы лишены гибкости при обработке больших блоков информации, возможности тонкой настройки параметров форматирования разных полей и средств группировки и подведения итогов, облегчающих анализ информации. Как вы уже, вероятно, догадались, программа Access предлагает другое средство вывода на печать, восполняющее перечисленные пробелы. Оно называется отчетом и позволяет создавать полностью настроенную твердую копию, сооб­щающую программе Access точные параметры подготовки данных для вывода на печатаю­щее устройство.

Отчеты — это специализированные объекты БД, похожие во многом на таблицы и запро­сы. В результате вы можете подготовить нужное вам количество отчетов и хранить их под рукой неограниченно долго. Жизнь не покажется медом, если ограничиваться только лис­том данных. Например, если вы пользуетесь БД о куклах-болванчиках, у вас может возник­нуть желание напечатать инвентарный список кукол с указанием имени куклы и сведений об изготовителе и отдельный список с ценами для составления сметы расходов. Переключа­ясь многократно между этими двумя выводами на печать и листом данных, вы должны бу­дете каждый раз вручную изменять порядок столбцов и скрывать их. У отчетов нет этих проблем, поскольку каждый из них сохраняется как отдельный объект БД. Итак, если вы хотите напечатать вашу инвентарную опись, то просто запустите отчет DollInventory. Если нужны подробности сметы, выполните отчет DollPrices.

 

Примечание

Идеология та же, что и в случае запросов, с которыми вы познакомились в главе 6. Вместо од­ного набора параметров сортировки и фильтрации запросы позволяют приготовить все комбинации,

которые вам когда-либо понадобятся, и затем сохранить каждую из них как отдельный объект БД.

 

Рис. 10.1. Обычные распечатки, как всем известно, плохи при обработке больших объемов данных в одном столбце. Посмотрите на поле Description в таблице Dolls. У всех записей под описание отводится область одного размера. Если объем данных больше доступного пространства (как в случае куклы Эдгара Алана По), информация в конце обрезается. Если данных меньше (как в случае куклы Джеймса Джойса), вы будете любоваться зияющими пустотами

 

Рис. 10.2. В типичном отчете вы задаете ширину столбцов, а высота каждой строки зависит от количества информации в записи. Это означает, что каждая строка достаточно велика для того, чтобы вместить весь текст из поля Description. Самое замечательное в том, что не нужно задавать специальные параметры для обеспечения подобного поведения. Отчеты делают это автоматически

Для того чтобы увидеть невероятные преимущества отчетов по сравнению с обычными распечатками листа данных, сравните рис. 10.1 (на котором показана распечатка листа дан­ных) и рис. 10.2 (на котором те же данные помещены в простой отчет). Обратите внимание на то, что на распечатке листа данных есть и потерянное пространство, и пропущенная ин­формация.

 

Базовые сведения об отчетах

Есть несколько способов создания отчетов. Опытные разработчики отчетов (какими вы ста­нете, прочитав эту главу) часто самостоятельно создают отчет, не прибегая к помощи масте­ра. Новички (к которым пока относитесь и вы) обычно быстро формируют отчет с помощью одного щелчка мыши. В данном разделе рассказывается о простейшем методе построения отчетов.

 

 

Примечание

Как вы увидите, простой способ создания отчета всегда помещает данные в табличную струк­туру (со строками и столбцами). Вы научитесь избавляться от этого дизайна в главе 11.

Создание простого отчета

Создание простого отчета требует двух шагов и еще несколько понадобится для его тонкой настройки. Если хотите опробовать этот метод самостоятельно, откройте БД Boutique Fudge (включенную в загружаемое содержимое для данной главы, описанное в разд. "Примеры" во введении) или собственную БД и выполните следующие действия.

1. В области переходов выберите таблицу, которую хотите использовать для своего отчета.

В данном примере применяется таблица Products из БД Boutique Fudge. Можно также создать отчет на базе запроса. Об этом приеме см. дополнительную информацию в при­мечании. "На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запро­са " далее в этом разделе).

2. Выберите на ленте Создание → Отчеты → Отчет (Create → Reports → Report).

На экране появится новая вкладка с простым автоматически сгенерированным отчетом. Этот отчет организует информацию в виде таблицы, в которой каждое поле исходной таблицы (или запроса) занимает отдельный столбец. Отображение отчета похоже на лист данных за исключением улучшенного форматирования и более эффективного ис­пользования пространства, как показано на рис. 10.2.

Когда отчет создается впервые, поля располагаются в нем слева направо в том же поряд­ке, что и в исходной таблице. На него не повлияет реорганизация столбцов на листе дан­ных. Но любые столбцы, скрытые на листе данных, исчезнут из отчета.

 

 

Примечание

Вы можете точно определить данные в вашем отчете, удаляя ненужные столбцы и вставляя новые. В разд. "Добавление и удаление полей" далее в этой главе приведены дополнительные сведения об этом приеме.

 

 

3. Измените ширину столбцов, увеличивая ее или уменьшая до тех пор, пока не добьетесь нужного баланса.

Для изменения ширины столбца сначала щелкните кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. (Вокруг столбца появится точечная линия.) Далее переместите мышь к правому краю ячейки с заголовком столбца так, чтобы указатель превратился в двуна­правленную стрелку. И, наконец, с нажатой кнопкой мыши перетащите границу столбца влево (для сужения) или вправо (для расширения). На рис. 10.3 показан этот процесс.

 

Рис. 10.3. Перетащите край столбца для получения нужной ширины. Черный прямоугольник показывает новую ширину. Когда вы отпустите кнопку мыши, программа Access изменит ширину столбца и, соответственно, передвинет все последующие столбцы. Для того чтобы последний столбец не ушел за пределы окна, возможно, после расширения некоторых столбцов другие придется немного сузить

 

 

Примечание

На правой стороне отчета может появиться точечная линия, обозначающая край страницы. Вы можете изменить ширину столбца так, что он выйдет за край страницы. Это сделать имеет смысл, если у вас десятки столбцов и единственный способ справиться с ними — распечатать таблицу, занимающую две страницы по ширине. Тем не менее обычно лучше разместить все поля на одной странице, повернув ее набок с помощью альбомной ориентации (см. разд. "Изменение макета страницы" главы 3), если нужно расположить дополнительные столбцы.

 

 

4. Задайте нужный порядок следования столбцов, перемещая их с помощью мыши на новое место.

Для перемещения столбца щелкните кнопкой мыши его заголовок и затем перетащите столбец с нажатой кнопкой мыши в новое место.

 

 

Подсказка

Столбцы можно передвигать и с помощью клавиатуры. Просто щелкните кнопкой мыши для выбора нужного столбца, а затем используйте клавиши <?> или < → > для перепрыгивания с од­ного места на другое.

5. При желании можно откорректировать форматирование, сменив шрифты, цвета и границы.

Самый быстрый способ изменения форматирования вашего отчета — выбор подходящей части (с помощью щелчка мышью) и использование кнопок на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт (Report Layout Tools | Formatting → Font). С помощью это­го метода можно изменить способ отображения заголовков, имен столбцов и данных. Дополнительную информацию о нем можно найти в разд. "Форматирование столбцов и заголовков столбцов" далее в этой главе.

6. Добавьте завершающий штрих.

Сейчас самое время изменить заголовки, вставить эмблему иномера страниц. Вы узнаете как добавлять эти элементы в разд. "Создание пустого отчета" далее в этой главе.

7. Для печати отчета можно выбрать последовательность: кнопка Office → Печать (Office → Print).

Отрегулировать параметры печати можно и в режиме Предварительный просмотр (выберите Office → Печать → Предварительный просмотр, как описано в разд. "Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета" далее в этой главе).

8. Сохраните ваш отчет для дальнейшего использования.

Сохранить отчет можно в любое время, нажав комбинацию клавиш <Ctrl>+<S>. Если закрыть вкладку отчета без сохранения, программа Access сообщит о необходимости со­хранения отчета. В любом случае вам придется задать имя отчета.

Возможно создание отчетов с тем же именем, что и таблицы или другие объекты БД. На­пример, можно создать отчет Products, отображающий информацию из таблицы Products. Но на практике лучше выбирать для отчета более точное имя (например, Products By Category (товары по категориям), ProductListForDealers (список товаров для дилеров) и Top50Products (50 самых популярных товаров)). Отчет, приведенный на рис. 10.2, назван ProductCatalog (каталог товаров),

 

 

На профессиональном уровне.