Вычисления для дат и времени

 

Используя функции для дат, всегда следует помнить о датах, содержащих информацию о времени. (Напоминаю, все даты могут содержать данные о времени суток. Но, выбирая подходящий формат для поля с датами, вы сообщаете программе Access о том, нужно ли отображать временной компонент даты и разрешать пользователям вводить его, как объясняется в разд. "Дата/время " главы 2. Чаще всего вы будете пользоваться форма­том, скрывающим любую информацию о времени суток.)

Проблема: функция Date () возвращает текущую дату со значением времени суток, равным 0. Другими словами, если текущая дата — 4 июля 2008 г., то функция Date () возвращает первую секунду 4 июля 2008 г. — момент, когда часы показывают полночь (12:00 a.m.)

Если вы не храните значения времени суток, эта проблема не важна, поскольку у всех ваших дат время суток равно 0. Но что произойдет, если вы используете Полный фор­мат даты (см. табл. 2.3) в поле DueDate, разрешающий пользователям вводить и дату, и время. Теперь у условия отбора =<Date () несколько иной смысл — вы сообщаете Access о необходимости отобрать, как совпадающие, все поля с датами, наступившими до первой секунды текущего дня. Это условие не выберет запись со сроком платежа, назна­ченным на 16:00 текущего дня.

В данной ситуации, возможно, нужно изменить условие отбора на следующее: <(Date()+l)

Date () +1 — это завтра. Другими словами, это условие отбирает любые записи со сро­ком платежа, истекшим до первой секунды завтрашнего дня.

Между прочим, у программы Access есть функция Now (), возвращающая текущую дату и время. Таким образом, следующее условие фильтрации отбирает все записи, соответ­ствующие текущему моменту (текущего дня) или любому моменту времени во все предшествующие дни:

=<Now()

 

Компоненты дат применяются в нескольких функциях обработки дат, включая функции DatePart (), DateAdd () и DateDiff (). В табл. 7.6 приведены эти и дополнительные по­лезные функции, относящиеся к датам.

Таблица 7.6. Функции обработки дат

Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах
Функция	Описание	Пример	Результат
Date ()	Получает текущую дату	Date ()	1/20/2006
Now ()	Получает текущую дату и время	Now ()	1/20/2006 10:16:26 PM
DatePart ()	Извлекает часть даты (например, год, месяц или день в месяце)	DatePart(#1/20/ 2006#, "d")
DateSerial()	Преобразует год, месяц и день в значение даты Access	DateSerial(2006, 5, 4)	5/4/2006
DateAdd ()	Сдвигает дату на заданный интервал	DateAdd("yyyy", 2, #22/ll/2006#)	22/11/2008
DateDiff ()	Определяет интервал между двумя датами	DateDiff("w", #10/l5/2006#, #l/ll/2007#)
MonthName ()	Получает название, соответствую­щее номеру месяца (от 1 до 12)	MonthName (1)	"January"
WeekdayName ()	Получает название, соответствую­щее номеру дня в неделе (от 1 до 7)	WeekdayName (1)	"Sunday"
Format ()	Преобразует дату в форматирован­ный текст (используя любой формат даты, описанный в табл. 2.3)	Format(#27/04/ 2008#, "Long Date")	"April 27, 2008"

Подсказка

У программы Access есть другие функции обработки дат, выполняющие часть алгоритма функции DatePart (). Примером может служить функция Month (), извлекающая номер месяца из да­ты. К другим аналогичным функциям относятся Year(), Day (), Hour (), Minute () и Second (). Эти функции не дают никаких преимуществ, но вы можете встретить их в запросах других пользователей, применяющих их для получения аналогичных результатов.

 

 

Обработка пропущенных или неопределенных значений

В БД есть два типа полей: обязательные и необязательные. Как правило, в БД поля необяза­тельные (как обсуждалось в разд. "Запрет незаполненных полей" главы 4), что означает для неаккуратного пользователя возможность пропуска большого числа значений. Эти пропу­щенные значения называют неопределенными (null), и их следует тщательно обрабатывать.

Если вы хотите написать условие отбора, вылавливающее неопределенные значения, просто введите в ячейку Условие отбора следующий текст: Is Null

Это условие выберет все записи с пропущенными значениями. Воспользуйтесь им в поле CustomerID таблицы Orders для поиска всех заказов, не связанных с клиентом. Или игно­рируйте несвязанные записи, заменив условие отбора на обратное:

Is Not Null

Иногда вам не нужно специально искать (или игнорировать) неопределенные значения. Вместо этого вам надо заменить их для рассматриваемой задачи чем-то более информатив­ным. К счастью, как раз для этого есть функция со странным названием Nz ().

У функции Nz () два аргумента. Первое значение (как правило, поле запроса) может со­держать неопределенное значение. Второй параметр — это значение, которое вы хотите ото­бразить в результатах запроса, если программа Access найдет неопределенное значение. Да­лее приведен пример, использующий функцию Nz () для преобразования в 0 неопределенных значений в поле Quantity:

Nz([Quantity], 0)

Преобразование в 0 — стандартное поведение для функции Nz (), поэтому можно опус­тить второй параметр, если это как раз то, что вам нужно:

Nz([Quantity])

В данный момент, возможно, вас не сильно впечатляет перспектива замены пропущен­ных значений нулями. Но эта функция жизненно важна, если нужно создать вычисляемые поля, обрабатывающие значения, которые могут быть неопределенными. Рассмотрим ка­жущийся безобидным пример:

OrderItemCost: [Quantity] * [Price]

Это выражение приведет к ошибке, если значение поля Quantity будет неопределенным. Неопределенные значения странным образом распространяются наподобие инвазивного грибка. Если у одного из операндов в вычислении неопределенное значение, результат автоматически становится неопределенным. В данном примере это означает, что иоле OrderItemCost для данной записи становится неопределенным. Хуже того, если OrderItemCost ввести в другое вычисление или промежуточный итог, они тоже станут не­определенными. Прежде чем вы об этом узнаете, ваши значимые данные запроса превратят­ся в кучу ячеек с неопределенными значениями.

Для устранения этой проблемы очистите необязательные ноля от неопределенных зна­чений с помощью функции Nz (): OrderItemCost: Nz([Quantity]) * Nz([Price])

Наконец, функцию Nz () можно использовать для замены всех неопределенных значе­ний другой величиной, В текстовое поле можно ввести что-то более информативное. Далее приведен пример, отображающий текст ("Not Entered" — не введено) рядом с каждой записью, не содержащей имени и фамилии:

Name: Nz([FirstName] & [LastName], "[Not Entered]")

 

 

Итоговые данные

Все запросы, которые вы применяли до этого момента, имели дело с отдельными записями. Если вы выбирали 143 записи из таблицы Orders, то видели все 143 записи в ваших резуль­татах. Но вы также можете группировать записи для получения промежуточных и общих итогов. В этом случае легче просматривать большие объемы информации и делать важные далеко идущие выводы.

Далее приведены примеры полезных подводящих итоги запросов:

 

■ подсчет студентов в каждом классе;

■ подсчет количества заказов, сделанных каждым клиентом;

■ сумма, потраченная на один продукт;

■ общая сумма долга или платежа клиента;

■ подсчет среднего объема заказа, сделанного каждым клиентом;

■ поиск самого дорогостоящего или самого дешевого заказа, сделанного клиентом.

 

Эти операции — подсчет, суммирование, определение среднего и поиск максимального и минимального значений — основные варианты в итоговом запросе (totals query). Итоговый запрос — это вид запроса, который должен перелопатить большое количество записей и вы­дать лаконичные итоги.

Для создания итогового запроса выполните следующие действия:

1. Создайте новый запрос, выбрав Создание → Другие → Конструктор запросов (Create → Other → Query Design).

2. Добавьте нужные вам таблицы с помощью диалогового окна Добавление таблицы (Show Table) и щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).

В приведенном далее примере используется таблица Products из БД Boutique Fudge.

3. Вставьте поля, которые хотите использовать.

В этом примере используется поле Price, но хитрым образом: поле Price вставляется три раза для того, чтобы в запросе отображались результаты трех разных вычислений.

4. Выберите Работа с запросами → Показать или скрыть → Итоги (Query Tools → Show/Hide → Totals).

Программа Access вставляет ячейку Групповая операция ( Total) для каждого поля сразу под ячейкой Таблица.

5. Для каждого поля задайте вариант из списка Групповая операция. Этот вариант определяет использование поля для вычисления итога или для группировки.

Итоговый запрос немного отличается от обычного запроса. Каждое поле должно попа­дать в одну из следующих категорий.

■ Поле используется в итоговом вычислении (таком как определение среднего, подсчет количества и т. д.). Тип нужного вычисления выбирается с помощью ячейки Групповая операция. В табл. 7.7 перечислены все варианты из ячейки Групповая операция.

■ Поле применяется для группировки. Обычно итоговые запросы соединяют в большой общий итог. Но вы можете разбить результаты на более мелкие промежуточные итоги, как описано в следующем разделе.

■ Поле используется для фильтрации или отбора. В этом случае в ячейке Групповая операция нужно выбрать Условие (WHERE). (Фанаты БД, возможно, помнят, что WHERE — это ключевое слово, применяющееся для определения условия в языке SQL, как было описано в разд. "Анализ запроса" главы 6). Нужно также сбросить флажок Вывод на экран, поскольку программа Access не может выводить отдельные значения в итоговых сводках.

Примечание

Если вы попытаетесь вставить в итоговый запрос поле, которое не используется для вычисле­ния или группировки и не скрыто, то получите ошибку при попытке выполнить запрос.

 

В этом примере (рис. 7.8) в поле Price применяются три разные групповые операции: Max, Min и Avg.

Рис. 7.8. Вверху: в данный итоговый запрос поле Price включено трижды и использует три разных вычисления. Обратите внимание на то, что в каждое поле применяется выражение, в котором дано более информативное название поля. Внизу: результаты отображают одну запись с максимальной ценой, минимальной ценой и средней ценой продуктов, проданных компанией Boutique Fudge

Примечание

Втабл. 7.7 не указаны два варианта, предназначенные для статистиков — StDev и Var — ко­торые вычисляют стандартное отклонение и дисперсию ряда чисел.

 

 

Таблица 7.7. Варианты получения итоговых данных

Значение в ячейке Групповая операция	Описание
Группировка	Группирует записи, основываясь на значениях в этом поле
Sum	Суммирует значения этого поля
Avg	Находит среднее для значений этого поля
Min	Возвращает наименьшее значение в этом поле
Max	Возвращает наибольшее значение в этом поле
Count	Подсчитывает количество записей (независимо от того, какое поле вы используете)
First	Возвращает первое значение в этом поле
Last	Возвращает последнее значение в этом поле

 

Разрабатывая итоговые запросы, можно использовать все приобретенные ранее в этой гла­ве навыки написания запросов. Если вы хотите суммировать только продукты в конкретной категории, можно использовать в поле CategoryID, например, такое условие отбора:

=3

Это условие отбирает записи, у которых CategoryID равно 3 (что означает их включение в категорию Candies (конфеты)).

Примечание

Если вы хотите выполнить фильтрацию в поле, которое не используется в вычислении или группировке, убедитесь, что в ячейке Групповая операция выбран вариант Условие и сбро­шен флажок Вывод на экран.