Параметры проверки орфографии

Вы можете управлять процессом проверки орфографии с помощью нескольких понятных параметров. Для задания этих параметров (или их просмотра) выберите кнопку Office, a затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диало­гового окна. Далее выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева (рис. 3.16). Эту же страницу параметров можно найти, если щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) в окне Орфография (Spelling) во время проверки орфографии.

 

Рис. 3.16. Параметры проверки орфографии позволяют задать язык и несколько других установок. Все они зависят от выбранного для проверки языка; в последнем раскрывающемся списке окна показан язык, используемый в настоящий момент

Далее приведены самые распространенные параметры проверки орфографии. Пропускать слова из прописных букв (Ignore words in UPPERCASE). Если этот фла­жок установлен, программа Access не проверяет слова, состоящие из прописных букв (что полезно, если ваш текст содержит много акронимов).

Пропускать слова с цифрами (Ignore words that contain numbers). Если установить этот флажок, Access не проверяет слова, содержащие цифровые символы, например, Sales43 или Н31Ю. Если вы не установили этот флажок, программа проверяет эти данные и по­мечает их как содержащие ошибки до тех пор, пока вы не добавите их по вспомогатель­ный словарь.

Пропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet and file addresses). Если установлен этот флажок, программа Access игнорирует слова, кажущиеся именами фай­лов (например, c:\Documents and Settings) или адресами Web-сайтов (например, http://FreeSweatSocks.com).

Рис. 3.17. Вверху: с помощью диалогового окна Вспомогательные словари вы можете удалить текущий вспомогательный орфографический словарь, добавить новые или отредактировать список слов вручную. Внизу: если щелкнуть мышью кнопку Изменить список слов, на экран выводятся все слова из файла custom.dic. Вы можете вставить новые слова или удалить те, которые больше не используются

■ Помечать повторяющиеся слова (Flag repeated words). Этот параметр находит ошибки, если вы случайно повторили одно и то же слово дважды, например "это это".

■ Прописные с надстрочными знаками (Enforce accented uppercase in French). Заставляет применять во французских словах диакритические знаки, которые они должны иметь, даже в случае прописных букв (у которых они выглядят странно). Англоговорящим (как и русскоговорящим) людям не стоит беспокоиться о задании этого параметра.

■ Предлагать только из основного словаря (Suggest from main dictionary only). Когда установлен этот флажок, блок проверки орфографии не использует слова из вспомогательного словаря как варианты для замены, если находит незнакомое слово. Но он принимает слова, совпадающие со словами, включенными во вспомогательный словарь.

Вы также можете задать файл, который программа Access применяет для хранения слов вспомогательного словаря — незнакомых программе слов, которые вы добавляете в словарь во время проверки орфографии, Для этого щелкните мышью кнопку Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), которая выводит на экран одноименное диалоговое окно (рис. 3.17).

 

Примечание

Вспомогательные словари хранятся на вашем жестком диске в разделе, отведенном для каж­дой учетной записи. Например, если вы зарегистрировались в системе под именем пользова­теля Dan_Quayle (Дэн_Кейл), то, вероятно, найдете вспомогательный словарь в папке C:\Documents and Settings\Dan_Quayle\Application Data\Microsoft\UProof. Один из побочных эф­фектов этой системы состоит в том, что вспомогательные словари не могут использовать два человека, зарегистрировавшиеся с разными именами на одном компьютере (пока вы не доба­вите вручную словарь другого пользователя в диалоговое окно Вспомогательные словари).

 

Автозамена

Когда вы вводите текст в поле, операция автозамены (AutoCorrect) подчищает за вами, ис­правляя строчные буквы на прописные и обычные орфографические ошибки. Автозамена — настолько умное средство, что вы даже можете не знать о ее неусыпном контроле каждого вашего движения. Для того чтобы оценить это волшебство, проанализируйте поведение, похожее на следующее.

■ Если вы набираете ПРивет, автозамена изменяет набор на Привет.

■ Если вы набираете friday (пятница), автозамена изменяет слово на Friday.

■ Если предложение начинается со строчной буквы, автозамена заменяет ее прописной.

■ Если вы перепутали местами буквы в обычном слове (например, набрали этто вместо этот или слово teh вместо артикля the), автозамена заменит набранное слово корректным вариантом.

■ Если вы случайно нажали клавишу <Caps Lock> и затем набрали дЖОН сМИТ, хотя на самом деле хотели набрать Джон Смит, программа Access не только исправит ошибку, но и отключит режим Caps Lock.

По большей части автозамена безвредна, а иногда и полезна, т. к. избавляет вас от мелких опечаток в большом отчете. Но если вам нужно ввести слова с необычным сочетанием строчных и прописных букв или у вас возникло заурядное желание восстать против стан­дартов английского языка, некоторые или все действия автозамены можно отключить.

Для установки параметров автозамены выберите кнопку Office, а затем кнопку Пара­метры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее

выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева. На странице с параметрами в правой части окна щелкните мышью кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).

Большинство установочных параметров содержит пояснительную информацию, и их можно отключить, сбросив флажки. На рис. 3.18 поясняется использование параметра За­менять при вводе (Replace text as you type), который предназначен не только для исправле­ния ошибок.

 

Рис. 3.18. Под флажком Заменять при вводе располагается длинный список символов и обычно набираемых с опечатками слов (левый столбец), которые программа Access автоматически заменяет другим текстом (представленным в правом столбце). Что если вы хотите, чтобы символ авторского права был представлен как буква в скобках? Можно удалять отдельные корректировки (выбрать нужную и щелкнуть мышью кнопку Удалить) или откорректировать замещающий текст. Вы также можете добавить собственные правила. Возможно, вы хотите заставить программу Access при наборе символов "PEDS" вставлять текст "Patented Electronic Seltzer Delivery System" (Запатентованная электронная система подачи газированной воды). Просто наберите текст в полях заменять и на, как показано на рисунке, и щелкните мышью кнопку Добавить

 

Совет

Параметры более тонкой настройки можно использовать, нажав кнопку Исключения (Exceptions) для задания случаев отказа программы Access от применения автозамены. При щелчке мышью этой кнопки на экран выводится диалоговое окно Исключения при автозаме­не (AutoCorrect Exceptions) со списком исключений. В этот список включены аббревиатуры, со­держащие точку, но не требующие применения прописных букв (например, стр.), и слова, в ко­торых разрешается смешивать строчные и прописные буквы (например, WordPerfect).

 

 

Специальные символы

Текст порой состоит не только из букв, цифр и знаков пунктуации. Существуют специаль­ные символы, которые нельзя просто набрать на вашей клавиатуре. Примером может служить

знак авторского права (©), который вы вставляете, набрав текст (С) и предоставив возможность автозамене выполнить свою работу. Другие символы, такие как греческая бук­ва тэта (Ө), не так легко доступны. Для использования такого символа вам понадобится ути­лита Таблица символов (Character Map).

Таблица символов, часто игнорируемое средство, позволяет увидеть все символы, вхо­дящие в шрифт. Это большое подспорье для выискивания необычной буквы "е" с надстроч­ным знаком и других неанглийских символов.

 

 

Примечание

Другие приложения пакета Office, такие как Word и Excel, предлагают гораздо больше специ­альных символов для использования. Они поддерживают все разновидности шрифтов, вклю­чая стильный шрифт Wingdings, поставляемый с ОС Windows и содержащий пиктограммы. У программы Access более строгий стиль работы. Программа принимает только обычные стан­дартные символы, поддерживаемые в любом шрифте. БД хранят неформатированные данные и, следовательно, текстовые поля не содержат подробностей, касающихся шрифта и форма­тирования. Исключение составляет редко применяемый в полях Memo текст RTF (см. разд. "Форматированный текст" главы 2).

 

Далее объясняется, как применять утилиту Таблица символов для вставки специальных символов.

1. Щелкните мышью кнопку меню Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run).

Утилита Таблица символов — это составная часть ОС Windows, а не программы Access. В результате запускать ее нужно вне Access.

2. В диалоговом окне Выполнить введите charmap и щелкните мышью кнопку ОК. На экране появится окно Таблица символов (рис. 3.19).

3. Всписке Шрифт (Font) выберите шрифт Calibri.

Нет необходимости использовать экзотический шрифт, поскольку программа Access не поддерживает его. Но, даже применяя любой обычный шрифт, включая Arial, Times и Tahoma. можно найти поддерживаемые специальные символы. Calibri — это стандарт­ный шрифт, который программа Access использует для отображения информации на листе данных, если вы не изменяли настройку (как описано в примечании "Мало­известная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных" в разд. "Фор­матирование листа данных "ранее в этой главе).

4. Прокручивайте набор символов до тех пор, пока не найдете тот, который нужен вам. Если вам требуется буква из другого языка, ищите настойчивее — вы почти наверняка найдете ее. Если вам хочется чего-то более экзотического и вы не можете найти это, вероятно, удача от вас отвернулась. И вам придется использовать обычный текст.

5. Дважды щелкните кнопкой мыши найденный символ.

Он появится в поле Для копирования (Characters to copy) в нижней части окна Таблица символов. Вы можете повторять шаги 4 и 5 столько раз, сколько нужно для копирования разных символов в строку.

6. Щелкните мышью кнопку Копировать (Сору).

ОС Windows копирует символы из поля Для копирования в буфер обмена.

7. Перейдите снова в окно программы Access.

Если вы находитесь не в том поле, в которое хотите вставить копируемый текст, перей­дите в нужное поле сейчас. Если вы хотите поместить символ между двумя уже имею­щимися, убедитесь в том, что курсор стоит в нужном месте поля.

Нажмите сочетание клавиш <Ctrl>+<V> для вставки символа.

 

Рис. 3.19. В данном примере с помощью Таблицы символов копируется символ авторского права

 

 

Печать листа данных

Если вы хотите просмотреть ваши данные за обеденным столом (и вас не беспокоят возможные конфликты с теми, кто не относится к числу любителей программы Access), нет ничего лучше твердой копии ваших данных. Вы можете организовать быстрый вывод на принтер, выбрав Office → Печать (Office → Print) в тот момент, когда лист данных виден на экране. Но результаты, вероятно, разочаруют вас, особенно если у вас большой стол.

Основная проблема состоит в том, что программа Access не беспокоится о таблицах, слишком широких для размещения на одной печатной странице. Программа разбивает рас­печатку на отдельные страницы. Если у вас большой стол, и вы распечатали таблицу, ис­пользуя стандартные установочные параметры, то вполне можете получить в результате распечатку из четырех страниц в ширину и стольких же страниц в длину. Для того чтобы добиться лучших результатов при выводе на печать, крайне важно выполнить предвари­тельный просмотр таблицы перед печатью, как описано в следующем разделе.

Предварительный просмотр страницы

Средство предварительного просмотра в программе Access дает возможность отрегулиро­вать поля, ориентацию страницы и т. д. прежде, чем вы отправите вашу таблицу на принтер. Благодаря этому средству, вы можете гарантировать большую пригодность вашей финаль­ной распечатки. Для предварительного просмотра таблицы откройте ее (или выберите в области переходов) и затем выберите последовательность: кнопка Office → Печать → Пред­варительный просмотр (Office → Print → Print Preview).

Предварительный просмотр воспроизводит внешний вид ваших данных при выводе их на бумагу, В отличие от листа данных в предварительном просмотре печатной версии таб­лица разбивается на страницы (рис. 3.20). Вы видите, что именно помещается на каждой странице и сколько страниц требуется для распечатки вашей таблицы (и какое содержимое отображается на каждой странице).

 

Рис. 3.20. Эта таблица слишком широка для вывода на одну бумажную страницу, поэтому некоторые столбцы перенесены на вторую страницу

Если вы довольны тем, что видите, можете выводить вашу распечатку, выбрав на ленте Предварительный просмотр → Печать → Печать (Print Preview → Print → Print). Эта по­следовательность открывает диалоговое окно, подобное окну Печать ОС Windows, в кото­ром можно выбрать принтер и завершить дело.

Завершив просмотр в окне предварительного просмотра, выберите на ленте Предвари­тельный просмотр → Закрыть → Закрыть окно предварительного просмотра (Print Preview → Close Preview → Close Print Preview) или щелкните мышью одну из кнопок ре­жима в правом нижнем углу окна программы Access для перехода в Режим таблицы или Конструктор.

 

Перемещение в окне предварительного просмотра

Вы не можете ничего менять в окне предварительного просмотра. Но у вас есть возможность просмотреть страницы вашей виртуальной распечатки и увидеть, устраивает ли она вас.

Далее описаны способы перемещения в окне предварительного просмотра.

■ Используйте кнопки прокрутки для перехода от страницы к странице. Эти кнопки выглядят так же, как элементы управления переходами между записями на листе данных, но они служат для перемещения между страницами, а не записями.

■ Для перехода от страницы к странице можно использовать полосу прокрутки или клавиши <Page Up> и <Page Down>.

■ Для того чтобы поближе рассмотреть страницу, щелкните кнопкой мыши в любом месте страницы предварительного просмотра (вы заметите, что указатель мыши превратился и лупу). Этот щелчок мышью увеличивает масштаб отображения листа до 100%, поэтому яснее виден текст и другие детали. Для того чтобы вернуться снова к отображению полной страницы, еще раз щелкните кнопкой мыши страницу.

■ Для большего точного масштабирования используйте скользящий ползунок (zoom slider), расположенный в строке состояния в правом нижнем углу. Сместите его влево для уменьшения масштаба (и увидите больший фрагмент на экране) или вправо для увеличения масштаба (и сосредоточьтесь на меньшей порции вашей страницы),

■ Для одновременного отображения двух страниц выберите на лепте Предварительный просмотр → Масштаб → Две страницы (Print Preview → Zoom → Two Pages). Для вывода большего числа страниц выберите Предварительный просмотр → Масштаб → Другие страницы (Print Preview → Zoom → More Pages) и укажите в списке число страниц,

которое вы хотите видеть одновременно.

 

 

Изменение макета страницы

Программа Access предоставляет небольшой набор параметров страницы, которые можно регулировать в окне предварительного просмотра с помощью группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке ленты Предварительный просмотр. Далее перечислены эти пара­метры.

■ Размер (Size). Позволяет использовать страницы разного размера. Если вам надоели таблицы, которые не помещаются на страницу, может быть, стоит инвестировать в бумаги большего размера (например, стандартные листы размером 216x355 мм).

■ Книжная и Альбомная (Portrait, Landscape). Позволяют выбрать ориентацию страницы.
Программа Access, как и другие программы пакета Office, полагает, что вы хотите распечатать текст, применяя стандартную книжную ориентацию. При книжной ориентации страницы располагаются вертикально, так что длинная сторона становится боковой, а короткая — верхней. Она прекрасно подходит для резюме и заметок, но совершенно не годится для широкой таблицы, поскольку, по крайней мере, несколько столбцов будут

бездумно обрезаны и перенесены на другие страницы. Альбомная ориентация в этой ситуации гораздо больше подходит, поскольку она поворачивает страницу на 90°, сокращая количество строк на странице, но размещая больше столбцов на ней.

■ Поля (Margins). Позволяет выбрать величину свободного пространства между таблицей и краями страницы. Поле представляет собой раскрывающуюся кнопку, и когда вы щелкаете ее мышью, то видите меню с несколькими стандартными вариантами размера полей (Обычное (Normal), Узкое (Narrow) и Широкое (Wide)). Если ни один из них не удовлетворяет вашим требованиям, щелкните мышью кнопку Параметры страницы (Page Setup), выводящую на экран одноименное диалоговое окно, в котором можно задать точные значения полей со всех сторон страницы.

Тонкая настройка распечатки

Исходя из ограниченного числа параметров настройки макета страницы, вы можете решить, что мало, что можно сделать для настройки распечатки. На самом деле у вас больше воз­можностей, чем вы думаете. Многие параметры форматирования, о которых вы узнали в данной главе, влияют и на вашу распечатку. Применяя правильное форматирование, можно создать более удачную печатную копию.

Далее приведены советы, касающиеся печати и объясняющие, как разные параметры форматирования влияют на ваши распечатки.

■ Шрифт. При выводе таблиц на печать используются гарнитура и размер шрифта, применяемые в вашей таблице. Уменьшите размер, и вы сможете разместить больше данных на ограниченном пространстве.

■ Порядок следования столбцов и скрытие некоторых из них. Измените порядок следования столбцов перед выводом на печать, добиваясь нужного отображения страницы. Еще лучше использовать скрытие столбцов (см. разд. "Скрытие столбцов "ранее в этой главе) для того, чтобы спрятать поля, которые не важны.

■ Ширина столбцов и высота строк. Программа Access использует точные значения ширины и высоты, которые вы задали в таблице. Сожмите некоторые столбцы, чтобы поместилось больше данных, и увеличьте высоту строк, если у вас есть поля с большими текстовыми фрагментами и вы хотите выводить их в нескольких строках.

■ Закрепленные столбцы. Если таблица слишком широка и не помещается на одной странице, закрепленный столбец будет печататься на всех страницах. Например, если закрепить поле FirstName (имя), вы увидите его на всех напечатанных страницах, поэтому вам не придется совмещать страницы для того, чтобы определить, кто есть кто.

§ Параметры сортировки. Они помогают легко ориентироваться в информации, разме­щенной на листе данных, и могут сделать то же самое в ваших распечатках. Задайте их перед выводом на печать.

■ Параметры фильтрации. Это невоспетые герои вывода на печать в программе Access. Примените их для отбора только важных строк. В этом случае на вашей распечатке будет именно то, что нужно.

Единственная проблема, с которой вы столкнетесь при использовании этих параметров, заключается в том, что их нельзя задать в окне предварительного просмотра распечатки. Но это можно сделать на листе данных, перейти в окно предварительного просмотра, чтобы увидеть результат, снова вернуться на лист данных и еще подкорректировать их, а затем еще

раз перейти в окно предварительного просмотра и т. д. Правда, этот процесс очень быстро может утомить.

 

 

Совет

Не тратьте много времени на корректировку параметров форматирования для создания со­вершенной распечатки. Если у вас большая таблица, которую не удается разместить удачно на странице, возможно, вам следует использовать отчеты, которые описаны в части III. Отчеты предоставляют гораздо больше возможностей форматирования, включая разбиение полей на несколько строк, вставку рамок вокруг записей и возможность отведения дополнительного пространства для больших значений за счет мягкого перемещения остальной информации на другие страницы.

Глава 4