Использование Access БД, созданных в более ранних версиях программы

В старых версиях программы Access не применяется формат accdb. Если бы попытаетесь открыть файл Bobblehead.accdb в Access 2003, то получите пустое окно и сообщение об ошибке.

В более ранних версиях программы Access используется файловый формат mdb (который обозначает БД Microsoft). Несмотря на то, что Access 2007 с успехом приме­няет файлы форматов accdb и mdb, предыдущие версии программы распознают только формат mdb. (И чтобы немного разнообразить жизнь, учтите, что у формата mdb на са­мом деле три версии: действующая (really) версия — действующий старый исходный формат, переоснащенная (retooled) версия, появившаяся в Access 2000, и еще раз улуч­шенная (improved-yet-again) версия, введенная корпорацией Microsoft в Access 2002 и повторно использованная в Access 2003.) Это вы должны знать, выбирая подходящий формат для ваших новых БД. Если вам не нужно беспокоиться о совместимости, лучше выбрать формат accdb, поскольку он обладает самой высокой производительностью и новыми дополнительными свойствами. Но если придется обрабатывать БД в других версиях программы Access, пропустите новое детище в списке типов и вместо этого по­ложитесь на старый добрый формат mdb.

Для создания в Access 2007 файла БД со старым форматом mdb используйте поле coсписком Тип файла, показанное на рис. 1.3. Вы можете выбрать формат файла версии Access 2002—2003 или более старый версии программы Access 2000. (Если вы твердо решили двигаться вспять в дальнейшем, скажем, к формату Access 95, то ваш лучший выбор — машина времени.)

Что такое таблицы

Таблицы — это информационные контейнеры. В любой БД должна быть хотя бы одна таблица, без нее вам негде хранить данные. В простой БД, такой как Bobblehead, достаточно одной таб­лицы (которую мы назовем Dolls). Но если окажется, что вы хотите сохранить несколько спи­сков связанной информации, вам потребуется несколько таблиц. В БД BigBudgetWedding-accdb (Пышная свадьба) вы, возможно, захотите учесть гостей, приглашенных на вашу свадьбу, по­дарки, которые вы попросили, и трофеи, которые вы на самом деле получили. В главе 5 вы най­дете достаточно примеров БД, использующих множественные таблицы.

На рис. 1.5 показан пример простой таблицы.

Рис. 1.5. В таблице каждая запись занимает отдельную строку. Каждое поле представлено

в отдельном столбце. В этой таблице видно, что вставлены сведения о шести куклах-болванчиках.

 

Информация о каждой кукле хранится в пяти полях (ID (код), Character (персонаж),

Manufacturer (изготовитель), PurchasePrice (покупная цена) и DateAcqutred (дата приобретения))

Прежде чем вы начнете конструировать таблицу, следует усвоить несколько очень важ­ных правил,

■ Таблица — это всего лишь группа записей, Запись — это набор данных об одном предмете. В таблице Dolls, например, в каждой записи представлены данные об одной кукле-болванчике. В таблице Family (семья) каждая запись содержала бы сведения об отдельном родственнике. В таблице Products (товары) каждая запись представляла бы отдельный товар, предназначенный для продажи. Идея понятна.

■ Каждая запись состоит из полей. В каждом поле хранится конкретный фрагмент данных. Например, в таблице Dolls одно поле содержит имя прототипа куклы, другое поле — цену, а третье — дату покупки куклы и т. д.

■ У таблиц четкая структура. Другими словами, вы не можете неточно выполнять правила. Если вы создали четыре поля, у каждой записи должно быть четыре поля (хотя допускается отставлять некоторые поля пустыми, если они не используются).

 

На профессиональном уровне.

Проектирование БД для начинающих

Многие гуру БД полагают, что прежде чем запускать программу Access, вы должны точно определить с помощью мозгового штурма, какую информацию хотите хранить.

Вот как это делается. Сначала определите тип списка, который вы хотите поставить в конец следующего предложения "Мне нужен список..." (Пример: "Мне нужен список всех кукол-болванчиков, хранящихся в моем подвале.")

Затем бегло набросайте на листе бумаги все виды данных, которые у вас должны быть. Некоторые детали очевидны. Например, для коллекции кукол-болванчиков, возможно, вам потребуется хранить имя куклы, ее цену и дату ее покупки. Другие детали, такие как год ее производства, компания-изготовитель и краткое описание ее появления или со­стояния, могут потребовать некоторых раздумий.

После того как этот процесс завершен и определены все важные сведения, необходимые вам, можно приступать к созданию соответствующей таблицы в программе Access. При­мер с куклами-болванчиками демонстрирует важный компонент проектирования БД: сначала вы планируете БД, а затем создаете ее с помощью программы Access. В главе 5 вы узнаете гораздо больше о планировании более сложных БД.

 

Создание простой таблицы

Когда вы впервые создаете БД, она почти пуста. Но для того, чтобы вы могли начать, программа Access создает первый объект вашей БД — таблицу, названную Таблица1, Проблема заключается в том, что эта таблица появляется на свет пустой, без определенных полей (и без данных).

Если вы следовали шагам, описывающим процесс создания БД (см. разд. "Создание новой базы данных" ранее в этой главе), сейчас у вас на экране лист данных (см. рис. 1.5), в кото­рый вы будете вводить данные вашей таблицы. Вы должны настроить эту таблицу в соответствии с вашими потребностями.

Существуют два способа настройки таблицы.

§ Конструктор (Design view) позволит вам точно определить все параметры таблицы до того, как вы начнете ею пользоваться. Почти все профессиональные разработчики БД предпочитают этот режим, и вы начнете его применять в главе 2.

§ В Режиме таблицы (Datasheet view) вы вводите данные в таблицу. Этот режим также

позволяет сконструировать таблицу на лету, когда вы вводите новую информацию.

В данной главе вы будете применять этот способ.

Следующие действия покажут вам, как в Режиме таблицы превратить новую пустую таблицу (такую как Таблица!) в таблицу Dolls.

1. Для определения таблицы вам нужно вставить первую запись.

В данном случае это значит мысленно выбрать куклу-болванчик для включения в спи­сок. В этом примере вы используете модель ловкача Гомера Симпсона (Homer Simpson).

 

Замечание

Не важно, сведения о какой кукле вы введете первыми. Таблицы Access не отсортированы, т. е. у них нет внутренней упорядоченности. Но в дальнейшем вы сможете отсортировать их любым способом, который потребуется вам для извлечения информации.

2. В столбце таблицы Добавить поле (Add New Field) введите первую порцию данных для формирования записи (рис. 1.6).

Благодаря простому анализу, проведенному вами ранее (см. примечание "На профессиональном уровне. Проектирование БД для начинающих" в конце предыдущего раздела),

вы знаете, что вам нужно ввести четыре поля данных для каждой куклы. Для куклы Гомера Симпсона они следующие: "Homer Simpson" (имя), "Fictional Industries" (компания-изготовитель), $7.99 (цена) и текущая дата (дата покупки). Несмотря на то, что можно начать с любого поля, имеет смысл начать с имени, которое служит важной идентифици­рующей характеристикой.

Рис. 1.6. Для заполнения первой записи начните с ввода данных в первое поле (например, имени куклы "Homer Simpson"). Затем нажмите клавишу <Таb> для перехода во второй столбец и введите вторую порцию данных. Пока не обращайте внимания на столбец Код — программа Access добавляет его к каждой таблице для идентификации ваших строк

3. Нажмите клавишу <Таb> для перехода в следующий столбец и повторите шаг 2.

Повторяйте шаги 2 и 3, пока не вставите все необходимые поля. Следите за тем, чтобы каждая отдельная порция данных помещалась в свой столбец.

 

На профессиональном уровне.