Просмотр таблиц с помощью области переходов

Область переходов отображает объекты (см. разд. "Что такое базы данных Access" ранее в этой главе), являющиеся частью вашей БД, и позволяет манипулировать ими. Но не всегда вы увидите все объекты вашей БД одновременно. У области переходов есть несколько раз­ных режимов просмотра, поэтому вы можете выбрать именно тот, который вас интересует.

Когда вы впервые создаете БД, в области переходов отображаются только таблицы ва­шей БД. Пока этого достаточно — помимо всего прочего в вашей БД и нет ничего кроме соз­данных вами таблиц. (Вы научитесь настраивать область переходов в главе 14.)

Рис. 1.20. С помощью области переходов вы можете открыть сразу столько таблиц, сколько захотите. Access отводит каждому листу данных отдельное окно-вкладку. Для перехода из одного окна в другое вы просто щелкаете кнопкой мыши нужную вкладку. Если вам кажется, что открыто слишком много таблиц, щелкните мышью значок х, расположенный у правого края полосы вкладок, для того чтобы закрыть текущий лист данных

Для настоящего испытания области переходов нужна БД с несколькими таблицами. Выберите на ленте Создание → Таблицы → Таблица (Create → Tables → Table) для того, чтобы

добавить новую пустую таблицу. Выполните действия, описанные в разд. "Создание про­стой таблицы "ранее в этой главе для определения стуктуры таблицы и вставки в нее одной-двух записей.

 

Совет

Не знаете, какую таблицу создать? Попробуйте создать таблицу Collectors (коллекционеры), которая отслеживает всех ваших друзей, разделяющих ваше увлечение куклами-болванчиками. Теперь попробуйте придумать несколько подходящих полей для этой таблицы (помня о том, что не стоит слишком зацикливаться на подробностях), а затем сравните вашу версию с примером на рис. 1.20.

 

После вставки новой таблицы вы увидите в области переходов и новую, и старую табли­цы одновременно. Если вы хотите открыть таблицу, то в области переходов просто дважды щелкните ее кнопкой мыши. Если вы хотите открыть сразу несколько таблиц, программа Access отобразит их как вкладки (рис. 1.20).

Если вы открыли достаточно большое количество таблиц, в конце концов, осе нужные вкладки могут не поместиться на экране. В этой ситуации программа Access вставляет кро­шечные кнопки прокрутки слева и справа на полосе вкладок. Вы можете с помощью этих кнопок перемещаться по всем вкладкам, хотя это займет немного больше времени.

 

 

Малоизвестная или недооцененная возможность.

Сворачивание ленты

Большинство пользователей рады присутствию под рукой, в верхней части окна программы Access, ленты со всеми ее кнопками. Но серьезным обработчикам информации требуется максимум пространства для их данных. Они предпочтут смотреть еще на одну запись данных, а не на навороченную инструментальную панель. Если вам свойственен такой подход, то вас порадует возможность свернуть ленту, превратив ее в одну строку, состоящую из заголовков вкладок, как показано на рис. 1.21. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши заголовок любой вкладки.

Но даже когда лента свернута, вы все равно можете использовать все ее функциональ­ные возможности. Просто щелкните мышью вкладку. Если вы щелкнете мышью заголо­вок Главная (Ноmе), вкладка Главная раскроется поверх вашего рабочего листа. Как только вы щелкнете мышью по нужной кнопке на этой вкладке (или щелкните мышью где-нибудь еще в окне программы Access), лента свернется снова. Тот же прием сработа­ет, если вы запустите на выполнение с помощью клавиатуры, как описано в разд. "Использование ленты с помощью клавиатуры" во введении, команду, представленную на ленте.

Если вы пользуетесь лентой от случая к случаю или предпочитаете комбинации клавиш, имеет смысл свернуть ленту. Даже при свернутой ленте ее команды доступны; потребу­ется всего лишь дополнительный щелчок мыши для открытия вкладки. С другой сторо­ны, если вы часто обращаетесь к ленте или знакомитесь с программой Access и хотите просматривать ленту, чтобы узнать все ее доступные функциональные возможности, не тратьте время на ее сворачивание. Потеря дополнительного свободного пространства окупится с лихвой.

Управление объектами БД

Теперь вы знаете, как открывать таблицу с помощью области переходов. Но она предназна­чена не только для открытия таблиц. В действительности вы можете выполнять три более простые задачи, касающиеся любых объектов БД, отображенных в области переходов.

■ Переименовать объект. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать (Rename). Затем введите новое имя и нажмите клавишу <Enter>. Действуйте предложенным способом, если решите, что вашу таблицу Dolls стоит переименовать в DollsInMyWorldRenownedCoflection.

■ Создать копию. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать (Сору). Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области переходов и затем выберите команду Вставить (Paste). Программа Access попросит вас ввести новое имя для копии. Возможность копирования объекта очень полезна, если вы хотите попытаться реорганизовать имеющуюся таблицу, но пока не готовы удалить оригинал.

■ Удалить объект. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить (Delete). Программа Access попросит вас подтвердить необходимость этой операции, потому что вы не сможете отменить ее.

Access предоставляет дополнительные возможности перемещения объектов БД и скры­вания их. Вы познакомитесь с ними позже в этой книге.

Рис. 1.21. Вы хотите использовать каждый квадратный дюйм пространства экрана для ваших данных? Можно свернуть ленту (как показано здесь), дважды щелкнув кнопкой мыши любую вкладку. Щелкните мышью вкладку для того, чтобы открыть ее на время, или дважды щелкните ее мышью, чтобы вернуть ленту на экран насовсем. Если же вы хотите выполнить этот трюк, не отрывая пальцев от клавиатуры, используйте комбинацию клавиш <Ctrl>+<F1>

 

Экономящая время подсказка.

Создание ярлыка для таблицы

Возможно, вы уже знаете, что можете поместить на ваш рабочий стол ярлык, указывающий на файл вашей БД.

Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе, выберите последовательность команд Создать → Ярлык (New → Shortcut), а затем в соответствии с инст­рукциями выберите файл вашей БД и задайте имя ярлыка. Теперь, дважды щелкнув кнопкой мыши ярлык, вы сможете в любой момент снова попасть в вашу БД.

Но, возможно, вы не знаете, что можно создать ярлык, который открывает БД и перехо­дит непосредственно к конкретной таблице. На самом деле этот прием даже легче созда­ния обычного стандартного ярлыка. Просто выполните следующие действия:

1. Измените размер окна программы Access так, чтобы оно занимало не весь экран, и затем сверните окна других программ. Благодаря этому вы сможете видеть рабочий стол за окном Access, что существенно для данного приема.

2. Найдите в области переходов таблицу, которую вы хотите использовать. Перетащите ее мышью из окна Access на рабочий стол.

3. Отпустите кнопку мыши. Программа Access создаст ярлык с именем похожим на следующее "Ярлык 'Dolls' (Bobblehead.accdb)" ("Shortcut to Dolls in Bobblehead.accdb"). Дважды щелкните кнопкой мыши ярлык для загрузки БД и немедленного открытия листа данных с таблицей Dolls.

Глава 2