Місце розпорядчого документу про облікову політику у системі внутрішніх регламентів підприємства

 

Система бухгалтерського обліку є частиною інформаційної системи управління підприємством, оскільки вона будується на єдиній методологічній основі, що дозволяє адекватно відображати діяльність підприємства, формувати достовірні дані про майновий і фінансовий стан на мікроекономічному рівні, здійснювати економічний аналіз для прийняття управлінських рішень та постійний контроль за його показниками.

Запорукою ефективного функціонування будь-якої штучної системи, якою є система бухгалтерського обліку, є її раціональна організація, що забезпечує виконання поставлених перед системою бухгалтерського обліку завдань. Виділимо два основні елементи організації системи бухгалтерського обліку:

1) організація праці облікового персоналу;

2) організація облікового процесу, що включає організацію ведення обліку та складання звітності.

Кожен із зазначених елементів організації обліку потребує регламентації за допомогою внутрішніх розпорядчих регламентів (рис. 2.3).

На дієвість і ефективність організації бухгалтерського обліку впливають:

1) взаємовідносини між людьми та результатами їх трудової діяльності;

2) політика керівництва і методи, що використовуються для впливу на персонал;

3) повноваження та функції працівників підприємства на різних рівнях управління.

 

Рис. 2.3. Організація обліку за допомогою системи внутрішніх регламентів [125, с. 14]

 

За вмілого поєднання цих факторів створюється оптимальна структура облікового апарату, що дозволяє досягти високої ефективності діяльності підприємства. Нормальне функціонування підприємства також залежить від належної організації роботи його персоналу, у тому числі бухгалтерської служби. Обов’язковою умовою ефективного функціонування системи бухгалтерського обліку є розробка та затвердження Положення про підрозділ.

Обов’язковою умовою ефективного функціонування системи бухгалтерського обліку є розробка та затвердження Положення про підрозділ, що дасть змогу:

─ визначити правовий статус підрозділу і його міс­це в системі управління підприємством;

─ закріпити внутрішню структуру підрозділу;

─ розмежувати завдання, функції, права і відповідальність підрозділу;

─ забезпечити виконання покладених на підрозділ і його керівника функцій;

─ обґрунтувати оцінку результатів діяльності підрозділу;

─ закріпити організаційно-правову основу документування діяльності підрозділу.

Розробка посадових інструкцій є наступним обов’язковим елементом організації праці бухгалтерської служби.

Сучасні дослідження з організації праці дають можливість стверджувати, що в змісті посадових інструкцій, окрім стандартних розділів, таких як загальні положення, функціональні обов’язки, права, відповідальність, кваліфікаційні вимоги, умови праці, враховуючи сучасні умови й завдання організації праці, обов’язковим є розділ відносини з іншими працівниками.

Взаємини з підрозділами, посадовими особами підприємства і зовнішніми організаціями виникають у процесі виконання певних функцій або обов'язків. Практично всі службові взаємовідносини можна охарактеризувати одним із термінів: передає, одержує або робить спільно. Цей розділ доцільно оформити у вигляді таблиці.

У Положенні про інвентаризацію має бути зазначена інформація щодо інвентаризаційних комісій для різних об’єктів обліку; терміни проведення інвен­таризацій і види майна, що інвентаризується; перелік матеріально відповідальних осіб та обсяги їх відповідальності; норми природних втрат, що можуть бути списані за рахунок підприємства.

Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (розділ ІІІ «Організація та ведення бухгалтерського обліку») як право підприємства проголошується самостійне встановлення облікової політики, одночасно із визначенням форми організації бухгалтерського обліку; розробкою системи управлінського обліку, звітності і контролю господарських операцій; встановленням правил документообороту і технології обробки облікової інформації, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку. Оскільки, організація облікового процесу включає організацію ведення бухгалтерського обліку та складання і подання звідності, вважаємо за доцільне закріпити особливості процесу документування та методичні аспекти ведення обліку двома різними внутрішніми регламентами:

1) Положенням про документування та документообіг;

2) Розпорядчим документом про облікову політику.

Для ефективного функціонування системи бухгал­терського обліку важливо забезпечити своєчасне і якісне отримання інформації на вході. Джерелом такої інформації є документ.

У процесі організації документообігу на підприємстві необхідно прагнути до скорочення етапів узгодження й кількості документів, що обертаються в системі. При цьому має бути критерій достатності, тобто при скороченні кількості документів етапів їх узгодження не повинні послаблюватися контрольні можливості системи документування і документообігу.

Тому насамперед необхідно розробити перелік документів, що формується або узгоджується в конкретному підрозділі, а потім на основі цього встановити зв’язки між підрозділами.

Регламентація документообігу передбачає систему контролю потоків документів на підприємстві. Регламенти документообігу важливо не тільки створити, а й підтримувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність підприємства.

Неправильно організований документообіг спричиняє виникнення низки проблем:

─ несвоєчасне надходження інформації;

─ неоптимальність маршрутів документів;

─ відсутність закріплення відповідальності працівників за формування документів;

─ неможливість формування управлінської звітності на основі зібраної інформації.

Правильно організований документообіг сприяє покращенню контролю за всією роботою підприєм­ства.

Терміни і маршрути руху документів усередині підприємства від моменту їх створення до використання і передачі в архів оформлюють за допомогою графіка документообігу, який можна оформлювати у вигляді схем маршрутів документів або переліку робіт зі створення, первинної обробки, перевірки, узгодження документів що виконуються в кожному конкретному підрозділі.

Порядок руху документів на підприємстві повинен бути закріплений у внутрішньому регламенті – Положенні про документування та документообіг, додатком до якого буде графік документообігу. В структурі цього положення слід виділити такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Первинні документи.

3. Регістри.

4. Організація документообігу.

5. Організація зберігання документів.

Основним внутрішнім регламентом, що забезпечує формування облікової політики на підприємстві є Розпорядчий документ про облікову політику.

Ведення обліку та складання звітності на кожному підприємстві здійснюється на підставі нормативно-правових документів, що розробляються органами, на які покладено обов'язки регулювання у країні питань обліку і звітності. Однак, це не означає, що підприємство, виходячи з конкретних умов господарювання, не може вибирати найбільш прийнятні для нього форми ведення обліку. Для вибору оптимальних методів та способів обліку окремих об’єктів активів, власного капіталу, зобов’язань, доходів та витрат із передбачених законодавством альтернативних варіантів формується облікова політика підприємства. Облікова політика підприємства – це система способів і прийомів організації та ведення обліку на конкретному підприємстві, яка закріплена на невизначений термін відповідним внутрішнім розпорядчим документом [107]. У розпорядчому документі про облікову політику повинні міститися відомості щодо обраних підприємством елементів облікової політики, альтернативні варіанти яких представлено у чинному законодавстві. Це дає змогу вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність за єдиними принципами і, таким чином, забезпечувати порівнянність облікової інформації.

Таким чином, Положення про підрозділ, Положення про інвентаризацію, Положення про документування та документообіг та Розпорядчий документ про облікову політику є основними внутрішніми регламентами на підставі яких здійснюється організація обліку на підприємстві. Розробка даних регламентів повинна здійснюватися на високому методичному рівні, особами, які мають спеціальні знання та обізнані із специфікою діяльності підприємства. На нашу думку, розробку усіх вказаних регламентів доцільно проводити одночасно, одразу ж після реєстрації підприємства, що забезпечить чіткий зміст і структуру даних документів, їх взаємозв’язок між собою та сприятиме відсутності дублювань та неузгодженості за окремими пунктами. Враховуючи тематику даного дослідження розглянемо детальніше особливості формування Розпорядчого документу про облікову політику підприємства.