Инвентаризация основных средств и других необоротных материальных активов

Порядок проведения инвентаризации необоротных активов бюджетных учреждений регламентируется «Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса», утвержденной приказом ГКУ от С октября 1998 г. № 90.

Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества. Инвентаризация с обязательным дополнением документирования хозяйственных операций. Только совместное использование этих двух элементов метода бухгалтерского учета обеспечивает полное и объективное отражение наличия хозяйственных. Средств в балансе. В то же время инвентаризация г другом и методов контроля и важным средством борьбы за сохранение и рациональное использование имущества.

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения. При инвентаризации в обязательном порядке проводится констатация наличия объектов по их местонахождению и по материально ответственным лицам.

Основные задачи инвентаризации необоротных активов:

- Выявление фактического наличия основных средств и других необоротных активов в ответственных за их сохранность лиц;

- Выявление неиспользуемых материальных ценностей по причине их непригодности для использования или ненужности в деятельности учреждения;

- Проверка соблюдения условий хранения материальных ценностей, правил их содержания, эксплуатации и целесообразности использования по назначению;

- Выявление недостатков организации первичного и бухгалтерского учета, состояния внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием ценностей;

- Выявление ошибок, злоупотреблений, которые имели место в оформлении первиниx документов и учетных регистров;

- Проверка реальной стоимости учитываемых на балансе материальных ценностей и нематериальных активов;

- Выявление недостач или излишков материальных средств в отдельных ответственных за их сохранность лиц и причин этих явлений.

устранение расхождений данных учета с фактическим наличием средств.

В практике учетное-экономической и контрольно-ревизионной работы инвентаризации делятся на виды по различным признакам (времени и способу проведения, полнотой охвата средств, порядком проведения и оформления результатов и т.п.): полная и частичная, сплошная и выборочная, плановая и внезапная, необходима (обязанности 'Обязательная) повторная, контрольная) непрерывная (перманентная), с оформлением и без оформления инвентаризационных описей, с ручной и механизированной (автоматизированной) обработкой результатов и др.. Но при любом способа проведения инвентаризации и оформления ее результатов важнейшим правилом является требование обязательной проверки фактического наличия средств непосредственно в местах хранения, сравнение этих данных с показателями бухгалтерского учета, выявления отклонений и их причин, устранение расхождений фактического наличия средств с данными учета.

Учреждения обязаны проводить инвентаризацию необоротных активов, как правило, перед составлением годового отчета, но не ранее первого октября:

- Зданий, сооружений и других недвижимых объектов - не менее одного раза в три года;

- Музейных ценностей-в соответствии со сроками, установленными Министерством культуры Украины;

- Библиотечных фондов - один раз в пять лет;

- Взрослых животных основного стада - не менее одного раза в квартал;

- Других основных средств и внеоборотных активов: в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов - не менее одного раза в два года, в других учреждениях - не менее одного раза в год;

- Инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, осуществляется два раза в год: по состоянию на первое января и 1 июля;

- Капитальных работ инвентаризационной характера и капитальных ремонтов-не менее одного раза в год, но не ранее первого декабря.

В эти же сроки проводится инвентаризация материальных ценностей, не принадлежащих учреждению как такие, то находятся на учете (в арендном пользовании, па ответственном хранении и т.д.), так и не учтены в любых причин. Инвентаризация всех ценностей проводится в установленные сроки, независимо от того, когда и сколько раз проводилась внеплановая проверка в течение года. Количество инвентаризаций в отчетном рассоле, даты их проведения и перечень имущества, подлежащего инвентаризации во чает каждой из них, определяются руководителем учреждения - кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:

- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в сроки, указанные выше;

- При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- При установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день выявления таких фактов);

- После пожара или стихийного бедствия (наводнения, землетрясения и др.).: Немедленно после ликвидации пожара или стихийного бедствия;

- В случае ликвидации учреждения;

- По распоряжению судебных и следственных органов;

- При передаче имущества учреждения в аренду;

- При передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения. Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации и оформления и результатов.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель учреждения или его заместитель. Приказом устанавливается также срок и сроки проведения инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учете. Плановая инвентаризация должна проводиться, как правило, по состоянию на первое число месяца. Если она не может быть закончена за один день в конкретном месте хранения ценностей, то ее можно начать до первого числа и закончить после первого числа, но результаты нужно скорректировать по состоянию на первое число.

В учреждениях, в которых вследствие большого количества средств и сложной организационной структуры проведения инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, образуются также местные комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений Но при этом запрещается назначать главой местной инвентаризационной комиссии в одной и той же учреждении одного и того же работника два года подряд. В состав местной комиссии обязательно включается работник бухгалтерии. Работа местных инвентаризационных комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Проведение инвентаризации в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, оформляется накатом руководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия. При этом утверждается распределение на работников для участия в местных инвентаризационных комиссиях. На основании этого приказа руководители учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначают местные инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно включают работников централизованной бухгалтерии и специалистов-технологов, которые хорошо знают объект инвентаризации и первичный учет.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя учреждения;

полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества и других ценностей;

правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность в установленном законом порядке за внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия их недостач или излишков.

Запрещается проводить инвентаризацию при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов такой инвентаризации недействительными. Проверка остатков материальных ценностей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера и т.д.., Исходя из установленных единиц, измерения.

Инвентаризация основных средств и других необоротных материальных активов проводится в такой последовательности;

1) перед началом инвентаризации комиссия составляет план ее проведения (кроме случаев внезапной инвентаризации), председатель комиссии и главный бухгалтер проводят инструктаж членов комиссии; главам

местных комиссий выдают чистые пронумерованные бланки инвентаризационных описей и распоряжения (выписку из приказа) на проведение инвентаризации, которые предварительно регистрируют в специальном журнале. Вносить в инвентаризационные описи наименование ценностей и их остатки по данным учета к проверке их наличия в натуре обязательна;

2) до начала инвентаризации необходимо закончить в бухгалтерии обработку всех документов о поступлении и выбытии средств, провести соответствующие записи в регистрах аналитического учета, определить остатки на день инвентаризации, сверить их с данными учета у материально ответственных лиц, проверить наличие и состояние регистров учета, технических паспортов и другой технической документации, документов на средства, сданные или принятые организацией в аренду, на хранение, временное пользование. При отсутствии таких документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации следует в эти документы внести соответствующие исправления и уточнения;

3) на складах и в других местах хранения и использования средств они должны быть разложены по наименованиям, размерам, назначению и т.д.. На материальные ценности желательно навесить ярлыки: И подробными сведениями, характеризующими их по наименованию, качеству, количеству и т.п.;

4) в месте проведения инвентаризации члены комиссии знакомятся материально ответственных лиц-и приказом (распоряжением) на проведение инвентаризации и предлагают оформить все документы, которые в настоящее время они не сдали в бухгалтерию, составить отчет (реестр), определить остатки. На отчете и приложенных к нему первичных документах председатель инвентаризацийнои комиссии делает пометку «До инвентаризации», проставляет дату и подпись, после чего отчет с первичными документами передается в бухгалтерию;

5) комиссия требует от материально ответственного лица расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие на хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны. После этого члены комиссии закрывают и опечатывают все помещения, где хранятся ценности, подлежащие инвентаризации, проверяют весовые и измерительные приборы и переходят к проверке наличия ценностей в натуре;

6) наименование инвентаризационных ценностей и объектов (предметов) и их количество отражаются в инвентаризационных описях типовой межведомственной формы № инв-1 по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. При инвентаризации комиссия в обязательном порядке проводит проверку соответствия технической документации, запись / в описания полные наименования объектов и их инвентарные номера. В случае отсутствия технической документации об этом указывают в графе описания «Примечание». Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах. На ценности, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в ее распоряжении, составляются отдельные описи с распределением на: арендованные, принятые па ответственное хранение и т.п.. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подтягивают восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, которые довели до состояния непригодности эти объекты. Отдельные описи составляются также при инвентаризации садов, виноградников, ягодников, лесопосадок, прудов. водоемов, ирригационных и мелиоративных сооружений. Насаждения записывают по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количеству деревьев или кустов, по категориям и балансовой стоимостью. Каждая страница описания нумеруется. На каждой странице и в конце описи прописью указывается количество заполненных строк (наименований ценностей) и общий итог количества выявленных в наличии ценностей в натуральных единицах измерения. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии;

7) в конце описи материально ответственное лицо дает расписку следующего содержание) -: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №... к №..., проверенные комиссией в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении». В тех случаях, когда после проведения инвентаризации выявлены ошибки в описании, они должны быть исправлены в установленном порядке, то есть о исправления должны быть сделаны оговорки, и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описаниях нельзя оставлять незаполненные строки, поэтому на последних страницах описаний такие строки прочерчивают;

8) после окончания инвентаризации оформленные описи сдают в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом против соответствующих данных о фактическом наличии ценностей проставляют количественные и ценовые показатели по данным бухгалтерского учета и выявляют расхождения с данными инвентаризации и данными учета. Последние заносят в специальную сопоставимую (сравнительную) ведомость типовой межведомственной формы № инв - 18;

9) инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения бухгалтерией результатов инвентаризации и свои заключения и предложения отражает в протоколе заседания инвентаризационной комиссии. В этом протоколе приводятся подробные данные о причинах и лицах, виновных в недостачам, потерям, а также излишках ценностей, и указывается, принятых мер в отношении виновных лиц. Не позднее десяти дней после окончания инвентаризации протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете за тот же период, в котором закончена инвентаризация. Стоимость излишков и недостач определяют по тем же ценам, что и в текущем учете. Во всех случаях выявления недостач и излишков инвентаризационная комиссия должна взять письменное объяснение материально ответственных лиц, на основании которого с учетом имеющихся в и распоряжении материалов и собственного наблюдения устанавливает характер выявленных расхождений с данными учета (нарушение условий хранения, халатности или злоупотребления должностных лиц, кража, авария и т.п.) и в соответствии с этим определяет порядок регулирования отклонений. При выявлении злоупотреблений или недостач в крупных размерах руководитель предприятия должен передать дело судебно-следственным органам и не позднее 5 дней после обнаружения недостач или краж предъявить обвиняемому гражданский иск.

Все отклонения, выявленные в процессе инвентаризации, должны быть отражены в бухгалтерском учете в течение 10 дней после ее окончания. Порядок регулирования инвентаризационных разниц такой:

- Излишки основных средств и другого имущества, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию с последующим установлением причин их возникновения и виновных в этом лиц. Оценка выявленных в избытке объектов должна быть произведена по действительной стоимости, а износ определяют по настоящим техническим состоянием объектов с оформлением данных оценки и износа соответствующими актами. На оприходования излишков основных средств и других необоротных материальных активов составляют бухгалтерские проводки:

а) на действительную (остаточную) стоимость объекта

Дт сч. 10, 11 - Кт субсч. 401;

б) на сумму износа объекта

Дт сч. 10,11 - Кт субсч. 131, 132;

- В случаях, когда во время инвентаризации обнаружено, что были проведены капитальные работы по реконструкции или модернизации объектов (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.)., Не отражены в бухгалтерском учете, комиссия полнее соответствующим документам определить сумму увеличения балансовой стоимости 'объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, ч которых конструктивные изменения объектов не получили отражения в учете. На сумму увеличения балансовой стоимости объекта составляют бухгалтерскую проводку: Дт сч. 10, 11-Кт субсч. 401;

Потери ценностей от порчи, краж, упущения, халатного отношения, аварий по вине отдельных лиц возмещаются виновными лицами по ценам, по которым исчисляется размер ущерба от краж, недостач, уничтожения и порчи материальных ценностей в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.1996 р. № 116 «Об утверждении Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей» и Закона Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней или валютных ценностей»№ 217/95-ВР.

Так, размер ущерба во хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей (кроме драгоценных металлов и драгоценных камней) определяется: по балансовой стоимости этих ценностей (за вычетом амортизационных отчислений), но не ниже 50% от балансовой стоимости на момент установления такого факта с учетом индексов инфляции, соответствующей в размера налога на добавленную стоимость и размера акцизного сбора по формуле:

 

Ру = [(Бс-А) * Иинф + НДС + Азо] * 2,

где Ру - размер убытков, игры;

Бс - балансовая стоимость на момент установления факта хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, руб.

А - амортизационные отчисления, руб.

И - общий индекс инфляции, который рассчитывается на основании индексов инфляции, ежемесячно определяют органы статистики;

НДС - размер налога на добавленную стоимость, грн;

Азо - размер акцизного сбора, грн.

Убытки от потери, хищения, недостачи, уничтожения (порчи) алмазных инструментов определяются в двойном размере их стоимости по отпускным ценам, действующим на день выявления причиненного ущерба.

Убытки от недостачи (потери, порчи, уничтожения и т.д.) музейных экспонатов определяются по оценке, проведенной экспертами с учетом историк о художественной ценности экспонатов. Если эти экспонаты содержащих драгоценные металлы (золото, серебро, платишь га другие металлы платиновой группы), - по оценке экспертов и двойным размером стоимости этих металлов в чистом виде по отпускным ценам на день выявления причиненного ущерба. Музейные экспонаты, содержащих драгоценные камни, ювелирные и бытовые изделия, изготовленные с использованием драгоценных металлов и драгоценных камней, оценивают в тройном размере их стоимости по отпускным ценам, действующим на день выявления причиненного, убытков.

Из общей суммы взыскания с виновных ответственных лиц осуществляется возмещение убытков, нанесенных учреждению, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины.

Потери основных средств в тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, а также потери от пожара или стихийного бедствия зачисляются на уменьшение финансирования (только после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для недопущения фактов потерь в дальнейшем) в следующем порядке:

а) по сметам министерств, других центральных органов исполнительной власти, местных государственных администраций, их управлений и отделов, исполнительных органов местных советов, независимо от суммы по каждому случаю недостачи или порчи материальных ценностей - соответственно с разрешения руководителей министерств, других центральных органов исполнительной власти, председателей местных государственных администраций, начальников управлений (отделов), председателей исполнительных органов местных советов;

б) по сметам учреждений, содержащихся за счет бюджета:

- На сумму до 2500 грн включительно по каждому случаю недостачи или

порчи материальных ценностей - с разрешения руководителя учреждения;

- На сумму от 2500 до 5000 грн включительно - И разрешения руководителя высшего учреждения;

на сумму свыше 5000 грн - с разрешения руководителей министерств, других центральных органов исполнительной власти, глав местных государственных администраций, председателей исполнительных органов местных советов (по подчинению).

 

Лекция 6