Учет материалов по месту поступления и хранения (складской учет)

Ответственность за прием, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, которым при назначении на должность заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Этот договор должен храниться у главного бухгалтера учреждения. В бюджетных учреждениях письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с заведующим хозяйства, заведующими складами, другими должностными лицами, которые выполняют работы по приему, хранению, использованию и выдачи материальных ценностей.

Администрация учреждения обязана создать для этих работников условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. С этой целью материалы должны храниться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оснащенных весоизмерительными приборами, обеспечивающими точность определения количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении используют много материалов и есть несколько хранилищ, то по каждому из них желательно закрепить определенную группу материалов: строительные материалы, нефтепродукты, твердое топливо, запасные части и ремонтные материалы, ядохимикаты и удобрения. хозяйственные материалы, семена, корма, материалы для учебных и научных целей, специальное оборудование и т.д.. Каждый состав необходимо соответствующим образом оборудовать стеллажами, ячейками, поддонами, секциями, инвентарной тарой. Для обеспечения быстрого приема и выдачи материалов, а также проведение их инвентаризации на каждом месте хранения материалов необходимо прикрепить ярлык с наименованием материала, его марки, сорта, типоразмера, номенклатурного номера, единицы измерения, нормы запаса, цены.

Каждому месту постоянного хранения материалов (состав, кладовой, хранилищу), если их несколько, присваивают шифр (номер, код), который затем указывают во всех приходных и расходных первичных и сводных документах о движении материальных ценностей.

Для надлежащей организации учета и сохранности материалов на складах необходимо:

- Обеспечить сохранность товарно-материальных ценностей только в закрытых помещениях и под постоянной охраной. Открытые площадки для хранения строительных материалов, топлива и т.д. навалом (в буртах) должны быть ограждены для ограничения доступа посторонних лиц;

- Все места хранения материалов оборудовать противопожарным инвентарем;

- Установить четкий график работы склада, соблюдать постоянного порядка в размещении материалов на складе, своевременно отражать в учетных регистрах складского учета движение материальных ценностей и определять. Остатки;

- Определить круг лиц, ответственных за прием, хранение и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление таких операций и отражения их в учете. Ознакомить ответственных лиц действующему законодательству о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный учреждению, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами приемки, хранения, обработки, перевозки, отпуска (пролажу), использование в производстве переданных им ценностей. Заключить с материально ответственными лицами письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей;

- Установить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение продуктов и материалов, выдачу пропуска для вывоза материалов с территории склада и за пределы учреждения;

- Обеспечить образцами подписей (руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера материального учета и т.п.) всех материально ответственных лиц, контрольно-пропускной службу, бухгалтерию. Довести до всех должностных лиц графики обработки документов и передачи их в бухгалтерию;

- Своевременно и качественно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей, оформлять и отражать в учете ее результатов;

- Работникам бухгалтерии не реже 2-3 раз в месяц осуществлять непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц проверку правильности оформления первичных документов и ведения складского учета, составление отчетности о движении товарно-материальных ценностей (с соответствующими пометками в регистрах складского учета);

- Принимать и увольнять материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером учреждения с обязательным проведением инструктажа. Прием и передача состав другому материально ответственному лицу проводить по акту только после сплошной инвентаризации всех ценностей на складе.

Поступление материалов на склад оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной) или приходным ордером, который выписывает материально ответственное лицо и добавляет к сопроводительных документов поставщика. При централизованной доставке материальных ценностей их приемка подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения. Так же оформляются документы при перевозке материалов вовлеченным автотранспортом.

Отпуск материалов со склада осуществляется на основании соответствующих документов, оформленных надлежащим образом утвержденных (подписанных) руководителем учреждения. Все расходные документы на отпуск материалы! из состава объединены в две группы: разовые и накопительные. Разовые документы после использования (выдачи материалов) в тот же день отражается в регистрах складского учета. Накопительные документы заносятся в учетные регистры только после их закрытия, но не позднее последнего дня отчетного месяца. Количество выданных материалов из накопительных документов переносится в регистры складского учета общей суммой после их полного оформления! закрытия.

Количественный учет продуктов и материалов на складе ведут материально ответственные лица в разрезе наименований, сортов, категорий, профилей, типоразмеров или других качественных различий (признаков) по номенклатурным номерам в «Книге складского учета запасов» (т. ф. № С-9). При значительном количестве ценностей их учет может вестись в «Картам складского учета материалов» (т.ф. № М 12).

Карточки складского учета открывают в бухгалтеры и записывают в них номер склада, наименование и качественные признаки материалов, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную пену, лимит запаса, остаток на начало года (остаток должен подтвердить подписью бухгалтер материального отдела). После этого карту регистрируют в специальном журнале, присваивают ей порядковый номер и передают на склад под расписку материально ответственного лица в этом журнале (реестре).

На складе карточки хранят в специальных ящиках-картотеках, где их размещают по номенклатурным номерам в разрезе учетных групп материальных ценностей. Картотеки должны быть оборудованы специальными устройствами, эту облегчают использование карт: опорными пластинками для поддержания карточек в вертикальном положении, распределителями для отделения однородных групп карт, индикаторами с обозначением шифров, кодов, номенклатурных номеров или букв, по которым сгруппированы карточки. Все это обеспечивает возможность легко найти необходимую карточку, быстро зарегистрировать хозяйственную операцию, сгруппировать объекты учета за определенный признаком, сверить учетные данные карточек с данными аналитического учета в бухгалтерии, составить отчет о движении материалов и т.п..

На основании первичных документов материально ответственное лицо ежедневно делает соответствующие записи в книге или в карточках складского учета о поступлении и отпуске товар по материальным ценностям и определяет остаток на конец дня. Записи в книгу или карточки осуществляются по каждому документу в частности. Итоги накопительных документов (заборных карт, ведомостей на выдачу материалов) заносятся в книгу или карточку складского учета один раз после их закрытия, но не позднее последнего дня месяца. Материально ответственные лица должны контролировать каждый соблюдение норм запасов и при существенных отклонениях фактических запасов от установленных норм сообщать в отдел снабжения и руководству учреждения.

Периодически заведующий складом на основании первичных документов составляет «Реестр приемки-сдачи документов» (т. ф. № М-18) вместе с приложенными к нему документами сдает в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре реестра. Бухгалтер проверяет правильность оформления документов для составления реестра, ведение книги (карточек) складского учета и использует документы для бухгалтерского учета движения товарно-материальных ценностей и фактических расходов учреждения.

По решению главного бухгалтера материально ответственные лица могут составлять вместо реестра приема-с дачи документов «Отчет о движении материальных ценностей на складе», в которой записывать жрет те ценности, по которым происходили поступления и отпуска в течение отчетного месяца. К такого отчета заносятся каждый документ о поступлении и отпуск материалов, указывают остаток ценностей на начало и конец месяца, поэтому он может выполнять роль регистра аналитического учета.

При наличии в учреждении электронных вычислительных машин (ЭВМ) складской учет может быть полностью автоматизирован путем создания автоматизированного рабочего места (АРМ) заведующего складом. В таком случае все учетные регистры и отчеты формируются автоматически, могут быть напечатаны на бумажных носителях информации в виде машинограмм или автоматически (на магнитных носителях) переданы для использования на центральную ЭВМ в бухгалтерию. Это значительно облегчает учет товарно-материальных ценностей и повышает его качество и оперативность.