Учет поступления и отпуска материалов со склада

Единицей бухгалтерского учета запасов является каждое наименование ценностей или однородная группа (вид).

В первоначальную стоимость приобретенных запасов включать для товаров, приобретаемых на территории ПМР - стоимость, уплаченная поставщику.

Руководитель (должностное лицо) приказом по организации определяет круг лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов и доводит до сведения материально-ответственных лиц.

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами. При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах, соответствующие строки и графы прочеркиваются.

Нумерация первичных учетных документов осуществляется при оформлении и регистрации документа. Порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года. При этом порядковый номер не подлежит исправлению.

Порядок оформления поступления запасов в организацию

Для получения запасов со склада поставщика или транспортной организации, осуществившей перевозку, уполномоченному лицу выдается доверенность установленного образца и расчетные документы (копия платежного поручения, чековая книжка, другие).

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены в организацию на следующий день после истечения срока их действия. Лицам, которые не отчитались об использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Запасы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, штуках и т. д.), указанных в товарно-транспортных документах. Соответственно этим единицам измерения устанавливается учетная цена.

В тех случаях, когда материал поступает в организацию от поставщика в одной единице измерения (например, по весу: кг, тоннах и т.д.), а отпуск со склада производится в другой единице измерения (например, поштучно, в литрах, кг и т.д.), в первичных документах бухгалтерского учета данное наименование запаса отражается одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем (в скобках) - количество в единице измерения, по которой материал будет учитываться и отпускаться со склада со ссылкой на акт перевода.

Акт перевода запаса в другую единицу измерения в момент поступления запасов на склад. В тексте акта перевода в другую единицу измерения указываются количество запасов в единице измерения поставщика и в единице измерения, по которой запас будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения.

Запасы, закупленные подотчетными лицами организации за наличный расчет подлежат сдаче на склад. Подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов, подтверждающих покупку (копии счетов и чеков магазинов, квитанций к приходному кассовому ордеру, закупочный акт или справка о покупке на рынке у населения), а также накладная на сдачу материалов на склад.

Запасы, предназначенные для собственных нужд, приходуются на счет 211 «Материалы», а предназначенные для продажи – на счет 214 «Товары».

Учет товаров в розничной сети осуществляется по розничным ценам.

Списание ТМЦ

Списание запасов с подотчета материально – ответственного лица производится с использованием унифицированных форм первичной учетной документации: заборных карт, товарно-транспортных накладных и накладных (требования), актов списания и других первичных учетных документов.

Аналитический учет осуществляется с использованием системы непрерывного учета запасов, что подразумевает подробное отражение операций по движению (поступлению и выбытию) запасов на балансовых счетах их учета.

На каждое материально-ответственное лицо оформляется ежемесячно материальный отчет в электронном виде, который подписывается материально-ответственным лицом и утверждается руководителем.

Отпуск запасов в производство, продажу производить по методу ФИФО.

Списание запасов со счетов учета запасов может осуществляться также по причинам:

а) негодности вследствие истечения сроков хранения;

б) морального устаревания и невозможности дальнейшего использования;

в) выявления недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий;

г) в других случаях.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией.

Комиссия:

а) производит непосредственный осмотр материалов;

б) устанавливает причины, по которым материал пришел в негодность;

в) выявляет лица, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

г) определяет возможность использования материалов на другие цели или их продажи;

д) составляет акт на списание материалов установленного образца с указанием подразделения организации и материально-ответственного лица, наименования списываемо материала, количества, фактической стоимости, установленного срока хранения, дамы поступления и причины списания;

е) представляет акт на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

ж) проводит совместно с экономическими службами и специалистами организации рыночную оценку стоимости материалов при понижении их физических свойств и определяет стоимость отходов (утиля, лома и т. п.);

з) осуществляет контроль утилизации непригодных к дальнейшему использованию материалов.

В случае выявления неликвидных запасов, создается резерв на неликвидные активы.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность. Руководитель приказом по предприятию определяет круг лиц, имеющих право на получения материальных ценностей.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованной и прошнурованной книге учетавыданных доверенностей. Книга должна быть опечатана печатью, и количество листов в ней должно быть заверено подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера.

МОЛ которому выдана доверенность, обязано не позднее 3-х дней следующего после получения материальных ценностей, представить в бухгалтерию предприятия документы о сдаче на склад полученных им товарно-материальных ценностей по данной доверенности.

Неиспользованные доверенности должны быть возращены в бухгалтерию на следующий день после истечения срока их действия.

МОЛ которые не отчитались об использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Материальные ценности приходуются на склад на основании товарно-транспортной накладной, торгово-закупочного акта, товарных чеков, накладных на внутреннее перемещение.

Материальные ценности, закупленные подотчетными лицами предприятия за наличный расчет, подлежат сдачи на склад. Оприходование материальных ценностей происходит в установленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку. Подотчетное лицо не позднее трех дней после получения материальных ценностей представляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, заверенный руководителем предприятия. Документы, подтверждающие покупку, прилагаются к авансовому отчету.

Реализация ТМЗ оформляется товаротранспортной накладной. Список лиц с образцами подписей, имеющих право разрешительной подписи на реализацию ТМЗ, утвержден руководителем предприятия.

Счет 211 ”Материалы” активный, предназначен для отражения в бухгалтерском учете движение материалов. Сальдо на конец месяца дебетовое.

К счету 211”Материалы” открыты следующие субсчета-

- 211.1 “Сырье и основные материалы”

- 211.3 “Топливо”

- 211.5 “Запасные части”

Первичные документы по приходу и расходу материалов на складе сдаются материально ответственным лицом в бухгалтерию с отчетом. В бухгалтерии на основании первичных документов формируется оборотно-сальдовая ведомость, в которой отражаются остатки и движение материалов на складе. Оборотно-сальдовая ведомость сверяется с данными первичных документов и подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером по материалам.

Оприходование материалов осуществляется на основании надлежащим образом оформленных первичных документов. На основании документов по приходу материалов кладовщик выписывает приходный ордер.

Приход на склад ТМЦ оформляется на основании товаротранспортных накладных (от поставщиков), торгово – закупочных актов, копий товарных чеков (от подотчетных лиц). Выдача со склада ТМЦ производится согласно требования (в производство),накладной (на сторону), бухгалтерской справкой.

Отпуск материалов со склада на нужды предприятия осуществляется только лицам, которым предоставлено право получать со склада материалы на основаниинакладной.

При оформлении документов на выдачу ТМЦ и при учете ТМЦ применяются «Унифицированные формы первичной учетной документации» (Приказ МФ № 226 от 02.12.2008г) Порядок учета материалов, их выбытие и списание регламентируется СБУ № 2 «Запасы»

Ежемесячно материально-ответственные лица на основании первичных учетных документов составляют материальный отчет о наличии и движении материалов в подразделениях и предоставляют его в бухгалтерию предприятия, согласно графика документооборота.

Учетными регистрами по счету 211 являются анализ счета, журнал-ордер, оборотно-сальдовая ведомость.

Поступление запасов от поставщиков отражать проводками по каждому наименованию с указанием количества, цены и наименование контрагента-поставщика.

Аналитический учет по счету “Материалы” ведется по местам хранения, по каждому материально-ответственному лицу отдельно.

По счету 214 “Товары“ отражается наличие и движение товаров на складе и в киосках участка “Розница”. Товары являются частью производственных запасов, предназначенных для дальнейшей продажи. Отпуск товаров со склада для реализации в киосках и отделениях связи производится по розничным ценам на основании накладной.

Разница между стоимостью приобретения и розничной ценой отражается по счету 821 “Торговая надбавка”. Размер торговой надбавки (наценки) определяется самостоятельно исходя из конъюнктуры рынка, кроме случаев регулируемых законодательством, то есть социально значимых товаров.

Предприятие реализует товары по договорам, получая сумму вознаграждения от реализации товара поставщика, согласно договорам.

Реализация товаров народного потребления на предприятии ведется через торговую сеть, которая состоит из складов № 1 и №2, торговых киосков, двух магазинов «Канцтовары» и «Филателия» а также отделения связи.

На предприятии действует автоматизированная система учёта реализации товара. Разработана система 5-тизначных кодов товара в разрезе поставщиков. Базы кодов товаров установлены в бухгалтерии и на складе. Торговые операции в магазинах и киосках производятся с применением контрольно-кассовых аппаратов. На них устанавливается справочник кодов реализуемых товаров, который должен быть идентичным системе кодов установленных на складе и в бухгалтерии.

Кассовые аппараты, которыми оборудована торговая сеть, с малым объёмом памяти и вмещают ограниченное число кодов товара. Справочник кодов обновляется 1 раз в декаду. Если в течение декады есть поступление товара в сеть, то по кассовому аппарату его продажу отразить невозможно, - новый код не вводится. Приказом по ГУП «Почта Приднестровья» от 29.06.12г. № 260 «О вводе формы бланка «Справка по реализованному товару, проведенному по кассовому аппарату без кода» введена форма бланка справки по реализованному товару, проведенному по кассовому аппарату без кода. Ежедневно проводится по кассовому аппарату материально-ответственным лицом реализованный товар без кода с отражением его в справке в двух экземплярах под копирку.

Ежемесячно составляется график снятия показаний реализации и обновления базы данных поступившего товара в торговые точки. График согласовывается с главным бухгалтером и начальником ОРТ и утверждается генеральным директором. На основании графика ежедекадно работником АСУ снимаются показания о реализованном товаре и обновляется база данных в киосках и магазинах ОРТ.

Данные о реализации предоставляются бухгалтеру по рознице, который делает общий свод и сверяет данные с компьютером. После сверки составляется подекадно, справка о реализации товара по ассортименту и поставщикам. Справка утверждается генеральным директором и передается в бухгалтерию, на основании которой производится перечисления поставщикам за реализованный товар. А также в начале месяца, следующего за отчетным, на основании справки согласно заключенным договорам, перечисляются денежные средства за реализованные газеты и журналы.

Бухгалтер по рознице осуществляет контроль по учету первичной документации по приему отчетом со складов, магазинов, киосков и отделений связи, а также возврату товара на склад и приему товара от поставщиков.

Проверяет соответствие кодов и разносит вручную справки, по реализации, по кодам, которые не пробились по кассовому аппарату. Контролирует поступление выручки за проданный товар в кассу и поступление денежных средств на расчетный счет.

Составляет ежемесячно отчет для статистики ф.1-торг, 3-торг, 7-торг. Формирует для государственной службы связи, информации и СМИ ПМР отчет о торговой деятельности предприятий и почтовой связи.

Основанием для отражения прихода товаров служат приходные и товаротранспортные накладные, поступившие от поставщика аналогично выше назваными «Материалы».

Полученный Товар со склада по накладным передается в ОС, заносится в Дневники Ф130 согласно инструкции по заполнению Дневников, по которым ежемесячно проводится сверка с товарным отчетом по складу ОРТ №1 и №2.

Товар, на которые розничная цена в течение года снизилась, либо устарел или частично потерял свое первоначальное качество, отражается в учете по цене возможной реализации на основании акта переоценки (уценки) утвержденного руководителем предприятия.

Себестоимость запаса определяется путем уменьшения общей стоимости продажи запаса на соответствующий процент валовой маржи. Для розничной торговли используется среднее значение процента.

3.4 Порядок проведения инвентаризации документальное оформление

Порядок проведения инвентаризации долгосрочных материальных активов, запасов (основных средств, материалов, товаров) и обязательств.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности проводить инвентаризацию не реже одного раз в год в соответствии с Законом о бухгалтерском учете в ПМР и нормативными документами (Приложение к Приказу Министерства экономического развития Приднестровской Молдавской Республики от 22 ноября 2012 года № 575), регламентирующие порядок проведения инвентаризации на основании Приказов и распоряжений генерального директора.

Проведение инвентаризации обязательно:

а) перед составлением годовой финансовой отчетности;

б) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества на день установления факта;

в) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), а также при смене руководителя и главного бухгалтера организации;

г) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями на день окончания явлений;

д) при передаче имущественного комплекса организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

е) при ликвидации (реорганизации) организации (перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса);

ж) по предписанию суда или прокуратуры;

з) при получении отказа поставщика в удовлетворении претензии за недогруз товаров или при получении претензии покупателя на недогруз товаров в части товаров, по которым заявлены указанные претензии;

и) в других случаях, предусмотренных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.

По распоряжению руководителя в организации могут проводиться выборочные внеплановые инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Основными целями инвентаризации являются:

а) выявление фактического наличия имущества и величины обязательств;

б) сопоставление фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета;

в) выявление ценностей, которые частично утратили свои первоначальные качества или морально устарели;

г) выявление неиспользуемых ценностей с целью их последующей реализации;

д) проверка соблюдения правил и условий хранения запасов, денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

е) проверка реальности балансовой стоимости долгосрочных активов, запасов, сумм средств на счетах организации, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, и других статей баланса.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

В функции постоянно действующей инвентаризационной комиссии входит:

а) заслушивание на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности имущества организации;

б) организация проведения инвентаризаций и осуществление инструктажа членов рабочих инвентаризационных комиссий;

в) осуществление контрольных проверок правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации ценностей в местах их хранения и переработки в межинвентаризационный период;

г) рассмотрение объяснений, полученных от лиц, допустивших нарушение;

д) внесение предложений о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей;

е) принятие конкретных предложений о мерах по результатам инвентаризации.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создается рабочая инвентаризационная комиссия в составе не менее чем из трех человек.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

а) осуществляют инвентаризацию ценностей в местах их хранения и производства;

б) совместно с бухгалтерией организации участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по возмещению недостач и зачету излишков, выявленных при инвентаризации, а также участвуют в оформлении необходимых документов по списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

в) вносят предложения по вопросам хранения ценностей, а также реализации неиспользованных ценностей, списания имущества, утратившего свои первоначальные качества или морально устаревшего;

несут ответственность за:

1) своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с решением руководителя организации;

2) полноту и точность внесения в описи фактических данных об остатках запасов, денежных средств, дебиторских и кредиторских задолженностей и так далее;

3) правильность указания в описи отличительных признаков ценностей (тип, качество, марка, размер, порядковый номер по описи, инвентарный номер), согласно которым определяется их стоимость;

4) правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Инвентаризации подлежат все виды имущества: как имущество, принадлежащее организации и принятое на баланс, так и не принадлежащее ей и учитываемое на забалансовом учете.

По состоянию на 01 ноября производить инвентаризацию дебиторской задолженности по срокам погашения.

Инвентаризацию основных средств, материалов, товаров осуществлять по состоянию на 01 ноября по каждому наименованию и в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия рассматривает материалы проведенной инвентаризации, составляет протокол заседания комиссии, который утверждается лично руководителем организации не позднее 20 дней после окончания инвентаризации.

В протоколе заседания комиссии содержится следующая информация:

а) дата составления;

б) фамилия, имя, отчество членов инвентаризационной комиссии;

в) номер и дата приказа (распоряжения), утверждающего состав инвентаризационной комиссии;

г) структурное подразделение (место проведения), в котором была проведена инвентаризация, дата ее начала и окончания;

д) результаты инвентаризации;

е) предложения инвентаризационной комиссии о зачете выявленных излишков и недостач, с указанием ответственных лиц;

ж) информация о выявленных неиспользуемых ценностях с целью их последующей реализации;

з) информация о выявленных ценностях, которые частично утратили свои первоначальные качества или морально устарели;

и) информация о нарушениях правил и условий хранения запасов, денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

к) прочие вопросы, связанные с деятельностью подразделения, подлежащего инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены постоянно действующей комиссией. Комиссия принимает решение, которое оформляется протоколом. На основании протокола издается приказ руководителя о принятии конкретных мер по устранению причин и недостатков, выявленных при инвентаризации по обеспечению сохранности собственности и обеспечению мероприятий по их дальнейшему недопущению.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулируются в следующем порядке:

а) основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и отражаются на соответствующих балансовых счетах в составе доходов от операционной деятельности организации, с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

б) убыль ценностей в пределах норм, утвержденных действующим законодательством и (или) утвержденными внутренними нормативными документами организации, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на расходы от операционной деятельности организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления факта недостачи;

в) убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлен факт недостачи.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенных недостачах и излишках материально ответственные лица представляют подробные объяснения.

Предложения о возможности проведения взаимного зачета недостач излишками в результате пересортицы рассматриваются инвентаризационной комиссией и окончательно решаются руководителем организации, который после изучения всех представленных материалов принимает соответствующее решение о зачете.

В том случае, когда при пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница в стоимости относится на виновных лиц по решению комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей ниже стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница в стоимости должна быть отнесена к доходам от операционной деятельности.

г) недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча в пределах норм естественной убыли признаются расходами и списываются на расходы от операционной деятельности организации;

В тех случаях, когда происходит признание факта недостачи виновным лицом в балансе организации фиксируется дебиторская задолженность и данная сумма признается доходом от операционной деятельности.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли на расходы от операционной деятельности, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и другое).