Учет поступления материалов на складах

 

Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально-ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер (форма № М-4), который подписывает заведующий складом и экспедитор. Либо на квитанции транспортного документа или в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.) ставится штамп, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера, таким образом, отпадает необходимость выписывать приходный ордер.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение, либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комиссией, которая составляет Акт о приемке материалов (форма № М-7).

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально-ответственного лица и представителя отдела снабжения. Этот акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Акт составляется в двух экземплярах, и после приемки материальных ценностей акт с приложенными документами (транспортными накладными и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

При наличии приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например, листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.

Поступление материалов изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, должно оформляться путем выписки требования-накладной (форма №М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака.

Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Материалы могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет.

Бухгалтерам предприятий следует обратить внимание, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться такими первичными документами как:

· документами, подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности);

· документами, подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчетному лицу и зарегистрировать ее в журнале учета выданных доверенностей.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей важное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства.

Приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям этого склада. Если на предприятии несколько складов, тогда необходимо сосредоточить на каждом из них материалы определенных групп (основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.д.).

Внутри складов материалы должны располагаться по секциям, затем по типо- и сорто- размерам в штабелях, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия.

На каждую партию материала прикрепляется материальный ярлык с указанием необходимых параметров (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит наличия материала).

Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На предприятии должен быть установлен список должностных лиц (зав. складом, кладовщик), ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, с которыми заключается договор о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передаче их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

Всем службам предприятия предоставляется список лиц, которым разрешено получение и отпуск материалов со складов, а также право выдавать пропуска на вывоз с предприятия материальных ценностей.

Наличие и движение материальных ценностей ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточках складского учета материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства. Учет производственных запасов осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен.

Карточки складского учета материалов (форма № М-17) заготовляются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.). В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка.

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный (стеллажный) ярлык.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

 

16.5.3. Документальное оформление расходования материалов

 

Материалы отпускаются со склада:

· в производство для изготовления продукции;

· на ремонтные и хозяйственные нужды;

· в переработку на другие предприятия;

· для реализации на сторону;

· для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Отпуск материальных ценностей в другие склады, в кладовые цехов, участков следует рассматривать не как отпуск на производство, а как внутреннее перемещение.

Основным видом расхода материалов является отпуск на производство продукции.

Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпуска материалов на производство способствует контролю за расходованием материалов и соблюдению норм их производственного потребления, улучшает обеспечение производства материалами и содействует ритмичной работе цехов, экономии материалов. Лимитирование отпуска материалов на производство должно основываться на утвержденных прогрессивных нормах расхода материалов, объемах производственных программ цехов с учетом переходящих запасов неизрасходованных цехами материалов на начало и конец месяца.

Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом снабжения или другими отделами по указанию руководителя предприятия на основе соответствующих расчетов планово-производственного отдела. Установленные лимиты отпуска материала могут изменяться при необходимости уточнения лимита на остаток материала в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право их утверждения.

Наибольшее распространение в качестве расходных документов получили лимитно-заборные карты. Если потребность в материалах нерегулярная, то их отпускают по требованию.

Лимитно-заборные карты предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Отпуск материалов по лимитным картам может производиться лишь из одного заранее прикрепленного склада, только указанных в лимитных картах наименований материалов и строго в пределах количеств, установленных лимитами.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно наименование материала (номенклатурный номер) и, как правило, на один шифр затрат (заказа). В отдельных случаях лимитно-заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению -потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик производит взвешивание или замер отпускаемого материала обязательно в присутствии представителя цеха (участка) и отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток лимита по данному номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию.

Лимитно-заборные карты используются для ведения складского оперативно-бухгалтерского учета материалов, а также синтетического и аналитического учета материалов, которые ведутся в бухгалтерии по материально-ответственным лицам.

Значение лимитно-заборных карт заключается не только в контрольной функции. Применение лимитно-заборных карт позволяет в несколько раз сократить количество выписываемых разовых первичных документов при отпуске и расходе материальных ресурсов, кроме того, повышается производительность труда работников и экономится время.

Для сокращения количества первичных документов в условиях применения компьютеров рекомендуется использовать систему оформления отпуска материалов (например, из цеховых кладовых) непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных или заборных карт (книжек), выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. Здесь же отражается шифр направления затрат (калькуляционный объект, цеховые и иные нужды). При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия следует оформлять составлением требования-накладной на внутреннее перемещение материалов (форма №М-11). Требование-накладная выписывается на основании распоряжения отдела снабжения при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Отпуск материалов на сторону должен оформляться отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных, путем выписки приказа-накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывает работник отдела снабжения в двух экземплярах: первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов. На основании накладной выписывают счет, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.

Аналогично оформляется отпуск материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории (отделу капитального строительства, жилищно-коммунального хозяйства и др.).

Отпуск материалов на сторону для целей переработки может производиться при наличии на это договоров или соглашений.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.