Учета работников, прибывающих в командировки в

ООО «Услуга».

(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

 

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Занимаемая должность	Наименование объединения, предприятия, учреждения, организации, выдавшего командировочное удостоверение	Дата прибытия	Дата выбытия
1	Хлестаков Иван Александрович	аудитор	ЗАО «Ревизор»	04.02.2002	11.02.2002

 

Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и все причитающиеся компенсации на предприятии, направившем его в командировку. По выполнении задания работник обязан возвратиться к месту своей постоянной работы.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Для определения размера аванса рекомендуется составлять смету на командировочные расходы. В смете указывается:

- место командировки;

- срок командировки;

- стоимость проезда;

- расходы на проживание;

- размер суточных.

Не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Утвержденный финансовый отчет должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.

Кроме перечисленных выше документов, используемых в организациях для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировки, также могут применяться:

· приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;

· договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные командировки за счет проверяющей организации;

· контракты с иностранными партнерами, договоры;

· письма-приглашения.

 

Командировки внутри страны

 

Работникам предприятий, организаций и учреждений возмещение командировочных расходов производится в порядке, установленном Постановлениями Правительства Российской Федерации от:

- от 26.12.92 № 122 (ред. от 22.02.93, с изм. от 06.07.2001) «О нормах возмещения командировочных расходов»;

- от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

С 1 января 2002 года в соответствии с Приказом Минфина РФ от 06.07.2001 № 49н для работников министерств, иных федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории Российской Федерации введены в действие новые нормы возмещения командировочных расходов, связанных с командировкой (кроме расходов по проезду к месту командировки и обратно):

· оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 рублей в сутки;

· оплата суточных - 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда.

В пределах норм подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

По этим же нормам возмещаются расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами.

Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой ему стоимости места за сутки (п. 11 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Согласно Постановлению Правительства РФ от 25.04.97 №490 (ред. от 15.09.2000) «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» при оформлении проживания в гостинице исполнитель (организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги потребителям по возмездному договору) выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Этот документ должен содержать в числе необходимых реквизитов и цену номера (места в номере). Цена номера (места в номере) устанавливается исполнителем.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются работнику:

· в размере стоимости проезда -

- воздушным,

- железнодорожным,

- водным,

- автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

· по оплате услуг по предварительной продаже проездных документов;

· расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями;

· расходы по провозу багажа.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. При наличии нескольких видов транспорта, связывающих, место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проезду командированного работника:

- в мягком вагоне;

- в каютах, оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах морского флота;

- в каютах I и II категории на судах речного флота;

- на воздушном транспорте по билету I класса,

возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия при представлении проездных документов.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Указ Президента РФ «О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах РФ» от 24.11.95 № 1177 предоставляет право федеральным государственным служащим, замещающим высшие и главные государственные должности федеральной государственной службы:

· приобретать проездные билеты по следующим нормам -

- воздушный транспорт-по билету 1-го класса,

- морской транспорт - в каютах I - IV групп судов регулярных транспортных линий с комплексным обслуживанием пассажиров,

- железнодорожный транспорт - ъ вагоне с двухместным купе категории «СВ» скорых фирменных поездов;

· бронировать и нанимать номер в гостинице по фактическим расходам, но

· не более стоимости двухместного номера.

Кроме перечисленных выше компенсируемых расходов в состав расходов по командировкам могут включаться затраты по возмещению расходов на телефонные переговоры (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), в том случае, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами. Для этого необходимо наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера должны списываться за счет собственных средств и включаться в совокупный доход работника для удержания налога на доходы.

 

Командировки за рубеж

 

При командировании работников за границу действуют «Правила об условиях труда советских работников за границей», утвержденные Постановлением Госкомитета Совмина СССР по вопросам труда и заработной платы от 25.12.74 № 365.

Направление работника в загранкомандировку должно быть оформлено приказом руководителя предприятия с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки.

Выезд в командировку в страны дальнего зарубежья возможен при наличии загранпаспорта. При пересечении границы в загранпаспорте ставится дата и отметка контрольно-пропускного пункта, по которой определяется время нахождения в командировке.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы:

- по проезду;

- провозу багажа;

- по найму жилого помещения;

- на получение заграничного паспорта и виз;

- комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту или при обмене одной валюты в другую.

Краткосрочной считается командировка, при которой подотчетное лицо находится за границей не более 60 дней.

Для правильного оформления загранкомандировки необходимо:

· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-1 Оа);

· авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

· утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

С 1 января 2002 года Приказом Минфина РФ от 04.03.2002 № 15н установлены новые предельные норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. Приказ принят в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств».

Для определения размеров суточных при командировках на территории иностранных государств, с 1 января 2002 года следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 12.11.2001 № 92н (ред. от 04.03.2002) «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Предприятиям, направляющим работников в служебные командировки за границу следует обеспечивать командируемых работников необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения.

При командировках за границу подотчетное лицо может получить валюту в кассе предприятия или само купить ее в обменном пункте банка за счет подотчетных сумм, выданных в рублях, или за счет личных средств.

Для оплаты командировочных расходов своих сотрудников, направляемых в командировку за границу юридические лица, являющиеся резидентами Российской Федерации, имеют право покупать иностранную валюту за рубли через уполномоченные банки на внутреннем валютном рынке (Приказ ЦБ РФ от 17.07.97 № 02-311).

Контроль за совершением операций покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, а также зачисления не использованной в этих целях наличной иностранной валюты осуществляются в соответствии с Положением Банка России «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» № 62 от 25.06.97.

Выдача наличной иностранной валюты и продажа дорожных чеков (платежные документы в иностранной валюте) предприятию для оплаты командировочных расходов, осуществляется банком в пределах и за счет средств на текущем валютном счете предприятия в банке.

Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы:

- при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется в иностранной валюте;

- при въезде в Российскую Федерацию, со дня пересечения государственной границы, - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации в рублях.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу в период командировки:

- обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны - направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит;

- не обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, но принимающая сторона предоставляет им за свой счет питание - направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.

В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей бо~ • лее 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

В этих размерах производится также выплата суточных работникам загранучреждений Российской Федерации и другим категориям работников, направленным на f работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за; границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за, границы и обратно.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за границей для лиц, находящихся в краткосрочных командировках на территории иностранных государств, устанавливаются, как правило, исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостиницах среднего разряда.

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится.

Сумма за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачивается за счет суточных и возмещению не подлежит.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки как по данной стране, так и по другим странам в целом.

Расходы по провозу багажа возмещаются до 30 кг независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник.

Ряд иностранных государств не разрешает оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Это, в частности, Германия, Австрия, Франция, Испания и США. В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской страховки учитываются для целей налогообложения прибыли, так как относятся к расходам по оформлению выездных документов и подпадают под действие абзаца 4 подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

При оформлении загранпаспорта расходы на оформление относятся согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, в дебет счета 97 «Расходы будущих периодов» и списываются равномерно в течение времени действия паспорта (5 лет). Аналогичным образом расходы по оформлению визы относятся в дебет счета 97 (если виза длительная) либо на счета учета расходов (20, 26, 44) (если виза разовая).

При перерасходе по авансу у подотчетного лица, в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

- перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия на валютный счет командируемого лица;

- выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

- выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с подотчетным лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между руководством предприятия и подотчетным лицом.

В случае неполного использования подотчетным лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается им путем внесения в кассу предприятия наличной иностранной валюты, дорожных чеков.

 

Представительские расходы

 

Наличные средства, полученные сотрудниками из кассы предприятия на представительские расходы, считаются подотчетными суммами.

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.

К представительским расходам относятся затраты, связанные:

· с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением;

· посещением культурно-зрелищных мероприятий;

· буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы;

· оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Предприятия самостоятельно определяют конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение, оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности предприятия.

Для включения представительских расходов в себестоимость следует соблюдать определенные условия.

Представительскими расходами в соответствии с НК РФ являются только следующие расходы:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия).

При этом применительно к представительским расходам Минфин России в Письме от 08.02.99 № 04-02-05/1 пояснил, что речь идет о «проведении единовременных мероприятий, а не о постоянном ресторанном обслуживании представителей других организаций». Однако «расходы на проведение официального приема» можно понимать в широком смысле. Так, например, в Постановлении ФАС МО от 16.03.99 по делу № КА-А41/561-99 подтверждена правомочность включения в себестоимость продукции (работ, услуг) «затрат по приобретению кофейного сервиза, ковров и газовой плиты, поскольку указанные предметы необходимы для осуществления рекламных и представительских мероприятий». В Письме Минфина России от 17.12.96 № 16-00-17-163 было разъяснено, что амортизацию холодильников, телевизоров, магнитофонов и другой аналогичной техники правомерно относить на себестоимость продукции (работ, услуг) в качестве затрат, необходимых для осуществления рекламных и представительских мероприятий;

- транспортное обеспечение доставки лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия (к сожалению, НК РФ не конкретизирует, откуда доставляются участники: касается это границ одного населенного пункта или можно говорить о междугородных и международных перелетах).

В Письме Минфина России от 27.12.96 № 04-04-06 говорилось р том, что оплата расходов, связанных с прибытием (убытием) участников представительских мероприятий, их проживанием в гостиницах, к представительским расходам не относится и включению в себестоимость не подлежит;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Следует обратить внимание на исключение из перечня представительских расходов, связанных с проведением мероприятий культурной программы. В пункте 2 статьи 264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Пунктом 2 статьи 264 НК РФ установлено, что представительские расходы являются таковыми независимо от места проведения указанных мероприятий. Это следовало и из Положения о составе затрат и признавалось судами. Так, например, в Постановлении ФАС МО от 28.06.99 по делу №КА-А40/1883-99 признано, что представительскими расходами могут являться и расходы по приему представителей других организаций не в месте фактического нахождения принимающей стороны.

Для правильного оформления и осуществления контроля за расходами на представительство на предприятии может быть издан приказ о создании комиссии по контролю за представительскими расходами.

Основным документом, на основании которого определяется годовая сумма представительских расходов, является смета, утверждаемая советом (правлением) организации на отчетный год, В смете указываются конкретные статьи представительских расходов и их предельная годовая сумма.

Согласно соответствующему приказу руководителя организации утверждается:

· программа мероприятий, связанных с деловой встречей (приемом);

· список приглашенных и участников со стороны организации;

· смета расходов по проведению деловой встречи.

Если сотрудник фирмы получил денежный аванс на представительские расходы, то После того, как выполнил задание, он должен представить авансовый отчет о фактически произведенных расходах. Поэтому авансовый отчет является основным документом, на основании которого производят списание задолженности с подотчетного лица. К нему нужно приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

Первичными документами, подтверждающими факты расходования средств на представительские цели, являются документы:

· удостоверяющие оплату транспортных расходов;

· счета организаций общественного питания;

· другие первичные документы, свидетельствующие о размере произведенных расходов.

Приказом Министерства финансов РФ №26н от 15.03.2000 (ред. 01.03.2001),; устанавливающим нормативы на представительские расходы, определены реквизиты, которые обязательно должны присутствовать в этих оправдательных первичных документах:

· дата, место и программа проведения деловой встречи;

· приглашенные лица;

· участники со стороны предприятия;

· величина расходов.

По окончании мероприятия составляется акт, подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных оправдательных документов.

Отсутствие сметы представительских расходов, превышение фактических расходов над предусмотренными в смете, включение в состав представительских расходов затрат, не предусмотренных сметой, дает налоговой инспекции формальное основание не принимать указанные представительские расходы в качестве затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

В соответствии с приказом МНС РФ от 05.07.2002 № БГ-3-05/344 на выданные работникам денежные авансы на представительские и другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами, начисляется в установленном порядке единый социальный налог.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для целей налогообложения в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату труда включают любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, а также расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

Представительские расходы в части, превышающей данный норматив, при определении налоговой базы не учитываются (п. 44 ст. 270 НК РФ).

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью предприятий, а также расходы по проведению заседаний правления и ревизионной комиссии предприятия:

· включаются в себестоимость продукции - в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год, разработанных исходя из установленных законодательством нормативов;

· а при их отсутствии по отдельным видам представительских расходов - за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятий.

Документально подтвержденные представительские расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших для проведения переговоров, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, в котором осуществлялся прием и обслуживание представителей, независимо от времени оплаты расходов - предварительной или последующей.

В бухгалтерском учете представительские расходы отражаются по дебету счетов затрат в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Для учета представительских расходов в организациях, осуществляющих торговую деятельность, используется счет 44 «Расходы на продажу».

Представительские расходы согласно пункту 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33 н, формируют расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в пункте 16 ПБУ 10/99.

Пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ установлено, что из общей суммы налога на добавленную стоимость, причитающейся к уплате в бюджет, подлежат вычету суммы налога, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на доходы организаций. При этом сумма налога, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% от суммы указанных расходов без учета налога с продаж.

Сумма налога на добавленную стоимость по представительским расходам согласно Инструкции по применению Плана счетов отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Списание принятых к вычету сумм НДС в части представительских расходов в пределах, установленных законодательством, отражается:

- по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;

- в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Списание суммы налога на добавленную стоимость в составе сверхнормативных представительских расходов отражается:

- по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;

- в корреспонденции с дебетом счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».