Аналитический и инвентарный учет основных средств

Все основные средства бюджетного учреждения должны. Находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения, 3 этими должностными лицами заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Они следят за сохранностью основных средств, ведут их учет по месту хранения и эксплуатации в «Инвентарном список основных средств» (т.ф. № 03-11 (бюджет)). В случае изменения ответственного лица проводится инвентаризация основных средств, находящихся на их хранении, о чем составляется приемное-с дательный акт произвольной формы. Акт утверждает руководитель учреждения. Один экземпляр акта остается у лица, которое сдает основные средства, а второй передается в бухгалтерию для записи в учетные регистры.

Учет основных средств по месту их хранения ведется материально ответственными лицами в разрезе инвентарных объектов. Отдельным инвентарным объектом считается законченное конструктивный элемент со всеми принадлежащими ему устройствами и принадлежностями; конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или обособленный комплекс конструктивно соединенных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.

Так, инвентарным объектом подлежит учету на субсчете «Дома», является каждый отдельный дом или его частила, которая на правах собственности принадлежит учреждению. В состав здания входят все необходимые для эксплуатации и размещены внутри него коммуникации, т.е. система отопления, включая и котельную установку (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть водо-и газопровода и канализации со всеми устройствами, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки с все сто осветительной аппаратурой, внутренние телефонные и сигнальные сети и вентиляционные устройства обще санитарного значения, подъемники (лифты) и т.д.. Если дома прилегают друг к другу и имеют общую стойку, но каждый из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание (сарай, забор, колодец и др.)., Составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если же эти сооружения обслуживают два или более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств на каждый объект (предмет), с а исключением библиотечных фондов, открывается инвентарная карточка и каждому из них присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые два знака номера обозначают синтетический счет, третий номер субсчета, четвертый - подгруппу, последние четыре - порядковый номер предмета в группе. На субсчетах, из которых не выделено подгруппы, четвертым признаком является ноль.

Разделение основных средств на подгруппы предусмотрено «Порядком применения плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений», утвержденным приказом ГКУ от 10 декабря 1999 № 114. Согласно этому Порядку на субсчете 103 «Здания и сооружения» учитывают три подгруппы объектов:

1) здания производственно-хозяйственного назначения, занятые органами управления, социально-культурными (здания учебных заведений, больниц, поликлиник и амбулаторий, домов-интернатов для престарелых и инвалидов, детских учреждений, библиотек, клубов, музеев, научно-исследовательских институтов, лабораторий и др.. и другими учреждениями;

2) здания, полностью или преимущественно предназначенные для проживания;

3) сооружения - водокачки, стадионы, бассейны, дороги, мосты, памятники, ограждения парков, скверов и общих садов и др..

На субсчете 104 «Машины и оборудование» учитываются средства с разделением на девять подгрупп:

1) силовые машины и оборудование;

2) рабочие машины и оборудование;

3) измерительные приборы;

4) регулирующие приборы и устройства;

5) лабораторное оборудование;

6) вычислительная техника;

7) медицинское оборудование;

8) компьютерная техника и комплектующие;

9) прочие машины и оборудование.

Аналогичный разделение основных средств и других необоротных материальных активов на пиддрупы предусмотрено и по некоторым другим субсчетам. Согласно этому инвентарный номер, например здания больницы, может иметь значение 103! 0001, дозатора или барометра - 10430006, мотоцикла - 10540010, электровибратора -10620003 т.п..

Когда инвентарный объект становится сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть указан инвентарный номер объединяющего их основного объекта. Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне, который прикрепляется к объекту, наносится на объект масляной краской или другим способом, обеспечивающим его длительное хранение без повреждения и потери.

Присвоенный объекту основных средств инвентарный номер сохраняется за тем на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированы в течение трех лет не должны присваиваться объектам основных средств, поступающих заново.

Арендованные основные средства учитываются у арендаторов на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» под теми же инвентарными номерами, присвоил им арендодатель

Инвентарный номер является одновременно кодом инвентарного объекта при ведении учета с использованием вычислительной техники.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках типовых форм № 03-6 (бюджет), № 03-8 (бюджет) и № 03-9 (бюджет).

«Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях» т. ф. № 03-6 (бюджет) заводится на каждый инвентарный объект (предмет) основных средств. Инвентарная карточка т. ф. № 03 - 8 (бюджет) используется для учета животных и многолетних насаждений. В этих карточках приводятся данные, характеризующие индивидуальные особенности объекта учета, а также бухгалтерские записи по дате оприходования, всех внутрихозяйственных перемещений, даты и причины выбытия. Конечно в карточках приводится инвентарный номер объекта, синтетический счет и субсчет, на котором этот объект учитывается, его первоначальная стоимость, годовая сумма и последний год начисления износа. Составляет и подписывает инвентарную карточку бухгалтер на основании соответствующих первичных документов.

Инвентарная карточка т. ф. № 03-9 (бюджет) применяется для группового учета однотипных объектов основных средств, которые имеют одно и то же назначение, одинаковую техническую характеристику и стоимость. Такие карточки заводят па материально ответственных лиц. В них учитывают однотипные инструменты, столовый и кухонный инвентарь, библиотечные фонды, сценически-постановочные средства, малоценные необоротные материальные активы и т.д.. Записи в карточках осуществляют отдельно на каждый предмет с указанием его инвентарного номера и суммы стоимости.

Массовый инвентарь (парты, столы, инструменты и другие предметы) можно записывать общими суммами с указанием количества единиц и их инвентарные номера.

Для учета библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет производится только в стоимостном выражении общей суммой. Для сценически постановочных средств карточки открываются на материально ответственных лиц и ведутся по предметам одного наименования, близких по размерам, качеству материала и цене. Записи в карточках осуществляют в количественном и стоимостном выражении.

Инвентарные карточки хранятся в специально оборудованных ящиках-картотеках в бухгалтерии, где они распределяются по соответствующим субсчетам и подгруппам с внутренним пидрозподилом по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях - по обслуживаемыми учреждениями.

Картотеки должны иметь ряд приспособлений, облегчающих работу бухгалтеру: опорные пластинки - для поддержания карточек в вертикальном положении, распределители - для группировки карточек за подобными признаками, индикаторы - для обозначения шифра, буквы, или иной условной признаки группы объектов учета, обособленных распределителем. Индикаторы часто закрепляют непосредственно па распределителя. Последние могут выполнять одновременно и роль опорных пластинок.

Для контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в специальном «Описании инвентарных карточек по учету основных средств» т. ф. № 03-10 (бюджет), который ведется в бухгалтерии в одном экземпляре.

Инвентарные карточки реализованных основных средств прилагаются к документам (актов, накладных), которыми было оформлено реализацию. После внесения отметок о списании основных средств инвентарные карточки добавляют к документам, которыми было оформлено списание, и вместе с последними сдают в архив. Опись инвентарных карточек по учету основных средств сдается в архив, когда в последний инвентарную карточку вносится отметка о списании объекта основных средств. Срок хранения инвентарных карточек и журналов учета основных средств в учреждениях составляет 3 года после их ликвидации.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей на счетах синтетического и аналитического учета ежеквартально составляют оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим субсчетам и синтетическим счетам. Итоги оборотов и остатков, определенные в оборотных ведомостях, сверяют с итогом оборотов и остатком на соответствующем субсчете в книге Журнал-главная. Этим обеспечивается тождество данных синтетического и аналитического учета.