Тема 2. 4 ревизия операций по учету товарно-материальных ценностей

1. Цель, задачи, источники ревизии операций с товарно-материальными ценностями. Проверка состояния складско­го хозяйства и обеспечения сохранности материальных ресурсов.
2. Контроль выполнения договорных обязательств по поставке товарно- материальных ценностей.
3. Ревизия товарных операций в оптовой торговле.
4. Ревизия товарных операций в розничной торговле.
5. Ревизия товарных операций в общественном питании.
6. Ревизия операций с тарой.

ВОПРОС №1

Проверку операций с товарно-материальными ценностями могут проводить специалисты государственных контролирующих органов, ведомственного контроля и аудиторы. Целью проверки является установление законности, эффективности и целесообразности совершенных хозяйственных операций с ТМЦ.

Основные задачи ревизии товарно- материальных ценностей:

1. проверка состояния учёта, хранения и эффективности использования материальных ресурсов;
2. проверка соответствия фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потреб­ностям предприятия;
3. проверка полноты и своевременности оприходования, законности и целесообразно­сти расходования и списания товарно-материальных ценностей;
4. проверка обоснования и соблюдения установленных норм расхода сырья, материа­лов, топлива и др. ценностей.
5. проверка правильности документального оформления операций с товарно-материальными ценностями

Источниками информации при проведении проверки являются: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, главная книга, журналы-ордера и ведомости к ним, карточки складского учета, товарные и материальные отчеты, договора на приобретение ТМЦ, протоколы согласования цен, накладные на поставку и внутреннее перемещение, лимитно-заборные карты, учетная политика, график документооборота, график и периодичность проведения инвентаризации ТМЦ

При проведении ревизии целесообразно сначала проверить организацию складского хо­зяйства, состояние хранения, учета и сохранности товарно-материальных ценностей.

В обеспечении сохранности и ра­ционального использования товарно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складско­го хозяйства. Вся организаторская работа по подготовке мест хранения товарно-материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными, противопожарными средствами, зачислению от­дельных лиц на должности материально-ответственных работников, их инструктаж осуществляется при непосредственном участии главного бухгалтера пред­приятия. В ходе ревизии в первую очередь устанавливают наличие и состояние складских помещений, предназначенных для хранения товарно-материальных ценностей. Такую проверку осуществляют путём осмотра складских помещений в начале ревизии. Ревизоры устанавливают техническое со­стояние тех или иных помещений, весоизмерительных приборов, расчётных таблиц, мерной тары, а так же поддержание режима влажности, температуры и освещённости, при этом обра­щают внимание на соблюдение порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предприятия. Правильность показания весов проверяют путём взвешивания гирь или перевешивания заранее приготовленной партии цен­ностей. Результат такой проверки отражают в промежуточном акте, который подписывает ревизор, материально-ответственное лицо и др. лица, принимавшие участие в данной проверке. Если выявлены рас­хождения в показаниях приборов, то ревизор требует письменное объяснение материально-ответственного лица и уста­навливает причины расхождения или последствия, к которым они могли привести или приве­ли. В заключение ревизор проверяет наличие сигнализации, охраны, состояние противопо­жарных средств и освещение подступов к складам и т.д.

ВОПРОС №2

Основанием для выполнения обязательств по поставке товарно-материальных ценностей является договор о по­ставке товарно-материальных ценностей. Двусторонний договор, заключаемый между поставщиком и покупателем, яв­ляется юридическим документом, определяющим права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей. Контроль за исполнением договорных обязательств прежде всего лежит на каждой из сторон. Контроль договорных обязательств включает проверку соблюдения следующих пунк­тов договора:

· выполнение договорных обязательств по ассортименту поставляемых товаров со­гласно спецификации, прилагаемой к договору, и является его неотъемлемой частью;

· соблюдение качества и сорта поставляемого товара на основании актов приёмки;

· соблюдение сроков поставки;

· соблюдение сроков оплаты и формы расчёта;

· применение штрафных санкций за невыполнение договорных обязательств (за не­своевременную поставку товара, расчеты за него, за качество поставляемого товара);

· соблюдение сроков действия договора.

Затем ревизор проверяет правильность и своевременность заполнения журнала реги­страции договоров на поставку товарно-материальных ценностей Журнал имеет 2-х стороннюю форму, с одной стороны заполняется информация о заключении договоров, сроках, качестве, количестве товара от­дельно по каждому поставщику, с другой стороны делается отметка о выполнении договор­ных условий или предъявлении претензий за их несоблюдение.

ВОПРОС № 3

Для объективной оценки состояния и сохранности имущества на предприятиях оптовой торговли необходимы два условия:

должна быть выполнена сплошная инвентаризация товарно-материальных ценностей;

должны быть проверены все без исключения первичные документы, записи на сче­тах, в регистрах синтетического и аналитического учёта товарно-материальных ценностей за последний межинвентариза­ционный период и связанные с этим кассовые, банковские и расчётные операции.

На предприятиях оптовой торговли часто сплошная инвентаризация является весьма трудоёмким процессом. В таких случаях, как правило, проводится отбор объектов, где в обя­зательном порядке организуется и проводится инвентаризация товаров и др. материальных ценностей, а так же проверяются все документы по движению товарно-материальных ценностей. По журналу учёта и кон­троля за инвентаризациями могут быть выявлены объекты, где длительное время не прово­дились инвентаризации, проанализированы размеры недостач, выявлен один и тот же состав инвентаризационной комиссии, проводившей инвентаризации у одних и тех же материально-ответственных лиц. За­тем ревизор изучает материалы последней инвентаризации и приложенные к товарным отчё­там документы, предоставленные до инвентаризации и после её проведения. Здесь могут быть обнаружены приходные и расходные документы, приложенные к товарным отчётам после инвентаризации, но относящиеся к доинвентаризационному периоду, либо выявлены бестоварные документы с целью сокрытия недостач или излишков товаров. По данным ана­литического учёта могут быть выявлены злоупотребления, связанные с пересортицей товаров и образованием излишков на отдельные даты, что позволяет определить объекты и материально-ответственных лиц, у которых в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация. Во всех случаях, когда проведены внезапные инвентаризации и определены их результаты, приступают к проверке движения товаров по данным первичных документов и записей в регистрах бухгалтерского учета. При наличии приписок и др. непонятных запи­сей в качестве первоначальных остатков используют данные инвентаризационной описи, ко­торая отражает достоверную информацию о начальных остатках товаров. Фактические остатки на начало проверки, приведённые в инвентаризационной описи, сопоставляют с остатками по товарному отчёту на эту дату с данными журнала-ордера и Главной книги по счёту 41.1. Затем приступают к проверке первичных документов, приложенных к товарным отчётам, используя методические приёмы документального контроля. Особое внимание обращается на правильность составления товарных отчетов, соответствие сопроводительных документов поставщиков внутренним документам, на основании которых оприходованы товары, обосно­ванность документального списания товаров, правильность указания корреспонден­ции счетов, записей в журнале-ордере и ведомости по счёту 41.

ВОПРОС №4

Основными источниками ревизии являются товарные отчёты материально-ответственных лиц с приложенными к ним документами, ассортиментные ведомости, журнал-ордер по товарам. Прежде всего, ревизор должен выяснить во всех ли случаях товары принимают материально-ответственные лица. Это можно прове­рить путём сличения подписей в сопроводительных документах на поступившие товары. Ре­визор должен проверить все акты на недостачу товаров, обнаруженную при поступлении, особенно правильность и своевременность их оформления. Если были случаи отказа в удо­влетворении претензий по этим актам необходимо выяснить причины отказа. Своевремен­ность и полноту оприходования товаров проверяют путём сличения сопроводительных доку­ментов с товарными отчётами (дата поступления и сумма товара). Крайне важно это прове­рить в дни, предшествующие инвентаризации. Затем ревизор должен проверить правильность и своевременность со­ставления товарных отчётов и предоставления их в бухгалтерию, наличие расписки бухгалте­ра о приёме отчётов, а так же наличие у материально-ответственных лиц копий товарных отчётов. Полностью должны быть проверены операции по переброске товаров: имеются ли письменные распоряжения руководителя торгового предприятия на переброску и подписи на сопроводительных документах (накладные на отпуск и приемку товара). Желательно про­смотреть приходные товарные документы за несколько дней до переброски товаров и выяс­нить были ли в наличии товары, указанные в накладных на переброску. Аналогично прове­ряют операции по возврату товаров поставщикам или на базу торга, в этих случаях особо проверяют наличие встречных документов о возврате или зачёте стоимости возвращённых товаров. Законность списания товарных потерь в пределах нормы естественной убыли прове­ряют сплошным способом по составленным расчётам. Особое внимание при этом обращают на законность применённых норм естественной убыли и правильность арифметических рас­чётов. В магазинах списание товарных потерь производится только при наличии факти­ческой недостачи товаров, выявленной при инвентаризации, поэтому необходимо проверить, правильно ли определён предварительный результат инвентаризации и нет ли исправлений в инвентаризационной описи. Ревизор обя­зан полностью проверить акты на порчу и бой товаров. При этом выясняется правомочность комиссии, наличие в акте всех реквизитов, правильность указанных цен и подсчётов, причи­ны списания, наличие актов на уничтожение испорченных товаров, порядок отражения в учёте сумм порчи и боя. Так же полностью проверяют акты на завес тары: выясняется право­мочность комиссии, сроки составления акта, наличие журнала регистрации тары, требующей завеса, отметки на приходных документах и на самой таре о составлении актов, порядок отражения в учёте списания завеса тары.

ВОПРОС №5

При ревизии должны быть проверены все операции, связанные с производством соб­ственной продукции:

- правильность, своевременность и законность совершения операций, связанных с приёмкой, хранением и отпуском сырья и продукции, их сохранность;

- правильность применяемых цен и наценок

- правильность применения рецептур блюд, качества и нормы выхода готовой про­дукции.

Источники ревизии:

первичные документы (накладные, наряды, требования, счета-фактуры, каль­куляционные карточки, меню);

регистры бухгалтерского учёта (журналы-ордера, накопительные и оборотные ведомости, отче­ты зав производством, кладовщиков, акты на реализацию и отпуск изделий);

бухгалтерская и статистическая отчётность (Главная книга, баланс, приложение к балансу).

Ревизию операций по поступлению сырья и продуктов в кладовую начинают с инвента­ризации фактического сырья, продуктов и тары в кладовой. После окончания инвентариза­ции следует проверить, равномерно ли снабжалось предприятие продуктами питания. Эта проверка проводится по данным товарной книги кладовщика, карточкам количественно-суммового учета. В ходе проверки поступления сырья в кладовую необходимо установить:

- соблюдались ли материально-ответственными лицами правила приёмки продуктов по ассортименту, количеству и качеству;

- правильно ли оформлялось в первичных документах поступление сырья, правильность поступления цен и наценок на сырьё и покупные товары;

- правильность и полнота оприходования сырья и продуктов, а так же правильность определения продажных цен;

-наличие случаев возврата продуктов ненадлежащего качества поставщикам или ба­зам.

Своевременность оприходования продуктов по кладовой проверяют сопоставлением дат в приходных и сопроводительных документах. Полноту оприходования поступивших продуктов проверяют по данным журнала-ордера. Отпуск товаров из кладовой производится по накладным. В них должны быть заполнены все реквизиты, наименование, сорт, количество, продажная цена, стоимость, подпись кладовщика и лица, принявшего сырьё. При проверке расхода продуктов из кладо­вой ревизору необходимо установить, как соблюдается порядок отпуска, соответствует ли отпущенное количество продуктов затребованному, кладовщик не имеет права отпускать сырьё и продукты за наличные деньги без накладных, заменять одни виды и сорта продуктов другими. Особой проверке подвергаются акты на списание порчи, боя, потерь продуктов, расчёты естественной убыли. После этого ревизор приступает к проверке операций по изго­товлению и продаже готовой продукции. В ходе проверки ревизор должен установить:

- соблюдались ли нормы закладки сырья и технология приготовления продукции;
- выполнение плана выпуска продукции;

- порядок реализации продукции.

Для проверки используются накладные на отпуск сырья и продукции из кладовой в производство, отчёт о движении продуктов на кухне, акт об отпуске и реализации изделий кухни и др. документы. Ревизия начинается с проверки остатков сырья на кухне, т.е. с инвен­таризации. Затем проверяют правильность составления актов по реализации и отпуску гото­вых изделий. Затем перехо­дят к проверке отчетов о движении продуктов в производстве и соответствия фактического расхода сырья количеству, пересчитанному на фактически выпущенные блюда, исходя из норм закладки. Если будут установлены факты перерасхода или недовложения продуктов нужно определить конкретную величину перерасхода или недовложения и виновных в этом лиц. И в заключение ревизор проверяет правильность установления продажных цен на това­ры, реализуемые предприятиями общественного питания.

ВОПРОС № 6

Тара – это элемент упаковки, предназначенный для хранения, упаковки и транспортировки товара. Она играет следующую роль:

- обеспечивает сохранность товаров;

- дает возможность эффективнее использовать вместимость складов и грузоподъемность транспортных средств;

- выполняет рекламные функции, способствует ускорению товарооборачиваемости, увеличению объемов продаж;

- обеспечивает снижение затрат при доведении товаров до потребителя

К таре предъявляются технические, эксплуатационные, экономические, санитарно-гигиенические, экологические требования.

Основной задачей ревизии операций с тарой является контроль за её сохранностью, движением и использованием предприятиями торговли. Во время ревизии необходимо про­верить:

- фактическое наличие тары;

- условия её хранения;

- своевременность сдачи тарособирающим организациям.

Инвентаризация тары и проверка правильности её хранения производится одновремен­но с инвентаризацией товаров. В инвентаризационную опись заносится наименование тары, фактическое количество, цена и сумма. Результаты инвентаризации по таре выводятся от­дельно от товаров. Недостачи либо излишки определяют отдельно по каждому наименова­нию тары, по количеству и сумме.

Особое внимание в ходе проверки придается операциям по возврат тары. Порядок возврата тары должен быть предусмотрен в договоре поставки. Тара инвентарная, многооборотная, принадлежащая конкретному поставщику, возвращается ему по залоговым ценам, оговоренным в договоре. Тара, стоимость которой включена в цену товара, возвращается тарособирающим организациям как тароматериал

Во время документальной ревизии также проверяется:

- соблюдение правил приёмки и оприходования тары;

- сохранность тары под товаром и порожней;

- предотвращение потерь тары;

- соответствие данных синтетического и аналитического учета тары данным отчетности