Использование технических средств в работе менеджера

Организационная техника (оргтехника) - это совокупность технических средств,которые механизируют и автоматизируют вспомогательные (технические) операции и действия в управленческой работы. Они повышают оперативность и снижают трудоемкость выполнения управленческих работ.

Используя оргтехнику, менеджер может достичь существенного повышения эффективности личной работы при минимальных затратах труда. Для большинства менеджеров полезным является использование средств малой оргтехники, не требует больших затрат.

Диктофонная техника

Как уже отмечалось, предметом труда менеджера является информация, ее большая часть воспринимается органами зрения, а фиксируется органами чувств. С этой точки зрения большой эффект дает использование диктофонной техники. Диктофоны, магнитофоны используются для диктовки и воспроизведения докладов, выступлений, деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний, распоряжений и других видов вещественной информации с последующей ее обработкой (печатание, переписывание и др.)..

По фонограмме записи выступлений на собраниях, конференциях, совещаниях и др.. можно судить о том, как они проходили, кто, что и как сказал, так как записывается все без пропусков и сокращений. А если подчиненные знают, что осуществляется запись устных распоряжений диктофоном, то это значительно дисциплинирует их при решении порученных вопросов.

Переговорные устройства и средства оперативной связи. Переговорные устройства обеспечивают устную связь между менеджером и подчиненными. Они осуществляют прием и передачу оперативной информации с двумя и более абонентами, групповой вызов прямых абонентов.

Наряду с использованием внутри организации местных АТС с выходом в городскую телефонную сеть, значительный эффект дает применение коммутаторов прямой телефонной связи.

Коммутаторы целесообразно использовать для оперативной связи менеджеров с подчиненными. Станции административного связи обеспечивают прямую двустороннюю связь выделенного абонента со многими другими абонентами и параллельное включение всех абонентов для проведения телефонного совещания.

Автоматические номеронабирателя, телефонные ответчики различного назначения, телефонные усилители также позволяют расширить возможности телефонной связи.

Простейшие типы автоматических телефонных ответчиков обеспечивают возможность получения информации по телефону в отсутствии абонента о его местонахождении, время возвращения и др..

Телефонные усилители позволяют осуществлять телефонный разговор не пользуясь телефонной трубкой, причем в разговоре могут участвовать несколько человек, делать записи и подбирать нужные документы во время телефонного разговора. Телефонные усилители целесообразно устанавливать у руководителей и специалистов, работающих в отдельных кабинетах.

Электронные вычислительные машины являются основными техническими средствами, входят наряду со средствами сбора, фиксированием, передачей и хранением информации в состав автоматизированных систем управления организации, разрабатываемых и внедряемых сейчас.

ЭВМ обеспечивают возможность решения широкого круга задач разного типа на очень высоких скоростях. Это позволяет выполнять на ЭВМ операции, связанные с обработкой информации и расчетами вариантов планов в таких объемах и в такие сжатые сроки, при применении другой вычислительной техники такую ​​работу осуществить невозможно.

Внедрение автоматизированной системы управления должно осуществляться путем поэтапной перестройки действующей системы управления с целью предотвращения любых нарушением текущей работы аппарата управления организаций.

С целью быстрого копирования и размножения служебных документов необходимо внедрить комплекс множительной техники.

Для размножения документации в большом количестве экземпляров рекомендуется использовать средства оперативной полиграфии.

Для снятия копии с документа или его размножение в нескольких экземплярах следует применять копировальные аппараты типа "Ксерокс".

 

17. Оформление распорядительных документов
Текст распорядительного документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В констатирующей части указывается документ, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, РЕШИЛИ). С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы: По личному составу; Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. По основной деятельности. Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ – Об увольнении….). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

 

. 14. Виды документов и требования к их оформлению

Организационные документы – документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц. Виды организационных документов:

Устав –регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица – это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом. Реквизиты устава:

 

- Наименование организации;

- Вид документа (устав);

- Дата;

- Утверждение устава;

- Текст (общие положения, цели, задачи организации, права, деятельность, имущество, реорганизация, ликвидация).

Положение – Организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается руководителем стр. подразделения, он же и подписывает. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации. Структура текста положения:

- Общие положения (наименование, степень самостоятельности, подчиненность, управляющий орган, структура, НПА, которыми руководствуется данная организация или подразделение в своей деятельности + требования к печати);

- Цели и задачи (обобщенно);

- Функции (подробно);

- Права (которыми наделяются сотрудники отдела);

- Ответственность;

- Руководство (наименование должности, квалификационные требования, права, обязанности, ответственность);

- Взаимодействие с другими подразделениями или организациями;

Инструкция – документ в котором регламентируются различные вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает как выполнить ту или иную работу.

Должностная инструкция

– документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией. Существуют «Общий классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов» и «Квалификационный справочник профессий рабочих». Структура текста должностной инструкции:

- Общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность, порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования, перечень НПА, которыми работник руководствуется в своей деятельности);

- Функции;

- Должностные обязанности (из справочника: конкретные задачи);

- Права;

- Ответственность (обобщенно: устанавливается ответственность за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т.д.);

- Взаимодействие с другими подразделениями и лицами.

Штатное расписание

– документ, устанавливающий штаный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Создается для нормирования численности работников организации. Табличная форма, включ. Наименование структуры подразделения, их коды, наимен. Должности, кол-во штатных единиц, размер должностного оклада, размер надбавки. Разрабатывается главбухом или кадровиком. Вводится в действие приказом руководителя.

Структура и штатная численность

– документ, закрепляющий наименования структурных подразделений и должностей, а также количество штатных единиц.

Правила внутреннего трудового порядка – это локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Иногда это самостоятельный документ, а иногда – приложение к коллективному договору. Предназначен для укрепления трудовой дисциплины. Чаще всего содержит:

- общие положения (на кого распространяется, статус документа и т.д.);

- порядок приема и увольнения (перечень документов, предъявляемых при приеме на работу, порядок издания приказа об увольнении и т.д.);

- основные права и обязанности работников;

- права и обязанности работодателя;

- режим труда и отдыха;

- поощрения за успехи в труде;

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины