Виды деловых совещаний и их характеристика.

Совещание — метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей.

Проблемное совещание проводится в целях поиска оптимального решения проблемы в ограниченный срок. Схема его проведения: сообщение или доклад; вопросы к докладчику; обмен мнениями; предложения по выработке решения.

Инструктивное совещание проводится для передачи приказов, распоряжений и необходимых сведений подчиненным. Участникам совещания обычно доводятся решения, принятые руководством фирмы или государственными органами управления и касающиеся различных аспектов деятельности фирмы, дается инструктаж. Главные требования к информации при проведении инструктивного совещания — оперативность, конкретность и значимость.

Оперативное (диспетчерское) совещание проводится в целях получения от подчиненных информации о текущем положении дел в организации. Должно проводиться регулярно, в один и тот же день и час недели; состав участников должен быть постоянным.

Совещание без сбора участников предусматривает решение проблемных вопросов в рабочем порядке. Проводится в три этапа:

1. Проблема, требующая решения, формулируется руководителем в письменном виде. Подбираются необходимые исходные материалы для ее решения и составляется список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимального решения.

2. Указанным лицам высылаются бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения. Каждый из участников должен выработать свою точку зрения и письменно изложить ее на том же бланке.

3. Руководитель собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, беседует с каждым участником, уточняя предложения.

 

 

Оформление документов личного состава

Они являются важнейшими документами составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ»,
«ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК»,
«КОМАНДИРОВАТЬ».
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают. При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения
(если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).
При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или высказывания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать
(нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров,(прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации), № 12/км – о командировании, № 45/о – об отпуске, № 32/п – о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

 

 

Посетительский менеджмент

Всегда есть посетитель. Добрый или злой, требовательный, наивный, робкий и назойливый - всякий. Я повидал многих руководителей, которые жили и работали по принципу: «У меня двери всегда открыты!» Это, по крайней мере, нерационально, если не глупо вообще. Распахнув широко дверь своего кабинета, Вы не сможете, не сумеете жить своим умом, делать свое, нужное дело. Хорошо, если Ваш кабинет не станет курилкой для друзей или сотрудников.

Посетителем надобно управлять, управлять рационально, но решительно, порой даже жестко. Все думают, что главный вопрос, проблема у них, именно у них, но они-то все идут к Вашему делу, а его вести Вам.

Выстройте свой рабочий день так, чтобы было и резервное и спонтанное время. У Вас должен быть свой час! Или это 10-минутные перерывы-отлучки, да-да, научитесь отлучаться каждый час на 10-15 минут, или сделайте часовой (кроме обеденного) разрыв в активных делах, в общении, уйдите «в себя», подготовив заранее место для такого ухода. Дело от этого не пострадает, а выиграет. Работа с 8 до 8 – это чушь собачья, это самоуничтожение.

Сортируйте посетителей руками и умом секретаря. Хороший секретарь – половина дела. Не жалейте времени и денег на поиск и оплату труда секретаря-референта, это не то что окупится сторицей, это гарантия Вашего здоровья, успеха и удовлетворения делом.

Она, секретарь, должна уметь диспетчеризовать посетительский поток и по времени, и по месту, и по рангам сотрудников, стало быть, должна хорошо знать дела организации.

Чаще ходите по подчиненным сами. Собирайте, отсеивайте, решайте (или закрывайте) на ходу мелкие вопросы, ибо завтра они разрастутся в проблему, в сбой в работе коллектива.

Можно назойливого, но не нужного посетителя принять стоя в… в приемной, как бы случайно оказавшись там. Уйти от него практически, но формально выслушать…

Ходите на работу пораньше, запретите ходить к Вам до начала рабочего дня (кого надо вызывайте), а уходите вовремя, не задерживайтесь на работе. Вечерние бдения ужасно неплодотворны.

Посетительский менеджмент – не каприз руководителя, это необходимое условие сохранения работоспособности, здоровья и продуктивной работы.

Очень важно в работе с посетителями, сотрудниками ли, научиться различать манипулятивные действия собеседника. Не только откалибровывать их, но и защищаться или даже контрманипулировать. Манипуляцию мы чувствуем всегда, просто прислушайтесь к своему внутреннему голосу, - Вам станет как-то неуютно, неудобно, может быть, обидно или Вы начинаете «заводиться».