Согласование функциональных и эмоциональных ролей участников совещания.

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

- которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

- которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

- которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;

- которые будут организовывать выполнение решений совещания.

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания, как это показано в Приложении 2.

В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и поставленная проблема постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой протокол состоит из:

- обращения;

- информации о дате, месте и времени проведения;

- повестки дня;

- предложения принять участие;

- просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия. От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

- приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо

- повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была вероятность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже -- за 1-2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым нужно ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания надобно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, нужно ли им наличие технических средств.

 

Подготовка совещания.

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, более того самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

- поставленная проблема совещания,

- основные вопросы для обсуждения,

- состав участников,

- место, час и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае проблема существенно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки.

Формирование повестки дня.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом поставленная проблема должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не вечно выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип "лучше меньше, да лучше". Поэтому вечно старайтесь освободиться от второстепенных вопросов, которые можно решить за пределами совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заблаговременно заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что нужно сделать: до совещания, во час совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять час на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы).

Для успешного проведения совещания (эффективная работа участников и оперативное обсуждение вопросов) большое важность имеет своевременная подготовка размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиальное обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основною докладчика и содокладчиков.

Подготовка печатного материала целесообразна не только из соображений экономии времени на совещании, но и потому, что восприятие информации во всем ее разнообразии "с голоса" для человека довольно затруднительно. Может быть недопонимание того или иного момента в устном сообщении. Наличие печатного материала поможет снять все сомнения подобного рода.

В настоящее час большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют на руках их текст или тезисы. В результате на совещании докладчик должен лишь подчеркнуть самые основные положения своего выступления в ограниченные временные рамки.

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимательность на их оформление.

Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта.

 

Требования к современному менеджеру.

Современные тенденции развития управления рождают и новые требова­ния к менеджеру. В прошлом для руководителей было весьма характерным стремление к четкому исполнительству. Хорошим считался такой руководи­тель, который умел исполнять распоряжения вышестоящих инстанций или инструкции, нормативы, соответствовал принятым типам делового поведе­ния. В последующем стала цениться самостоятельность менеджера. Самосто­ятельность — это хорошее качество, но оно тоже может проявляться по-разному. Бывает самостоятельность в исполнении и самостоятельность в це­ленаправленном развитии, бывает инициативная самостоятельность и самостоятельность, ограниченная определенной концепцией делового поведения, может быть самостоятельность опыта и самостоятельность поиска.

Сегодня рождается понятие менеджер исследовательского типа, или креа­тивный менеджер. В чем его особенность?

Каждый менеджер проявляет в своей работе черты индивидуальности. Но всегда существует нечто общее, которое определяется особенностью дея­тельности и условиями, в которых она осуществляется. Современное усло­вие управления — потребность в исследованиях. Эта потребность реализует­ся в самых различных проявлениях — организации управления, методологии разработки управленческих решений, реструктуризации фирмы, формирова­нии человеческого капитала и пр. Но одним из последствий реализации этой потребности является возникновение менеджеров, которых можно назвать менеджерами исследовательского типа, или креативными менеджерами. Их особенность — усиленное внимание к исследовательскому подходу в оценке внешних и внутренних ситуаций, в решении всех проблем, разработке уп­равленческих решений.

Современный менеджер выступает как управляющий — дипломат — лидер — воспитатель — организатор — инноватор — человек. Основные требования к личности: компетентность (по Файолю: экономические, технические (отраслевые), управленческие знания), владение навыками делового общения и ораторской практики, педагогические, консультативные и психологические умения, культура и способность и желание к самооценке.

1. Английские специалисты по управлению Майкл Вудкок и Дейв Френсис предлагают следующий перечень требований к менеджерам: • способность управлять собой; • разумные личные ценности; • четкие личные цели; • упор на постоянный личный рост; • навык решать проблемы; • изобретательность и способность к инновациям; • высокая способность влиять на окружающих; • знание современных управленческих подходов; • способность руководить, умение обучать и развивать подчиненных; • способность формировать и развивать эффективные рабочие группы.

2. Качества, которыми должны обладать эффективные руководители, большинство специалистов разделяет на 3 группы: • профессиональные, среди которых чаше всего выделяют: - высокий уровень образования, управленческого опыта, компетентности в своей профессии; - стремление к поиску новых форм и методов работы; - способность оперативно принимать решения и брать ответственность на себя; • умение планировать работу; - работать в команде; - ладить с другими руководителями; • личностные, в том числе: - физическое и психологическое здоровье; - обращение с людьми как с личностями, внимательность к ним; - уверенность в себе и оптимизм; - способность управлять собой; • высокие моральные стандарты; • деловые: - стремление к лидерству; - коммуникабельность; - инициативность; - оперативность в решении проблем, - упорство в достижении целей; - открытость для новых идей.