Особенности проведения совещаний разного типа

Инструктивное совещание. Его цель – передача участникам совещания указаний и распоряжений, их разъяснения и детализация относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделений и исполнителей.

·
Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложенная вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.
^ Оперативное совещание отличается от других такими моментами:

проводится регулярно (постоянное место и время проведения) для обсуждения текущих дел с постоянным кругом участников;

· доклады по схеме «что не сделано – какая помощь нужна»;

· отсутствие предварительно подготовленной повестки дня;

· относительная непродолжительность (20-30 мин.).

Основное задание такого совещания – получение информации «снизу» о состоянии дел. По мере ее поступления и обсуждения руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части такие совещания касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает и др.

Телеконференции предусматривают сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники. Они дают возможность ее участникам, не отрываясь от своих рабочих мест, общаться, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопросы, дискутировать.

Телеконференции (в сравнении с традиционной техникой проведения конференций) имеют такие преимущества:

1. Экономия средств, связанная с тем, что руководитель или специалист не оставляет свое рабочее место, а предприятие высвобождается от транспортных и других расходов, связанных с командировками.

2. Высокая оперативность организации телеконференции. Нет потребности согласовывать с участниками удобное для них место и время, учитывать ограничения, связанные с расписанием движения транспорта, возможностями размещения в гостиницах, наличием соответствующего помещения и др. Обсуждение проблемы может быть организовано практически немедленно после ее возникновения.

3. В телеконференции может принимать участие большее количество работников, чем в обычной конференции. Одно условие – оснастка заинтересованных предприятий аппаратурой для проведения телеконференций.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы. Графические данные могут одновременно появляться на телеэкранах, в случае потребности в них можно вносить исправление и дополнение. При этом те или другие ситуации могут повторяться, а в ходе обсуждения выполняться необходимые расчеты; если есть связь с разными базами данных, то участники телеконференции могут оперативно использовать любую справочную информацию.

 

Проведение деловых бесед

В самом общем виде под деловой беседой понимается осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы что-то в какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

Традиционно всякая деловая беседа проходит следующие этапы:

— начало беседы и установление контакта;

— передача информации;

— аргументирование (высказывание своих аргументов, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов);

— подведение итогов, принятие решения.

Начало беседы — это мост между нами и собеседником. Задачи первой фазы следующие:

— установление контакта с собеседниками;

— создание приятной (комфортной) атмосферы для беседы;

— привлечение внимания;

— пробуждение интереса к беседе;

— иногда, если необходимо, и «перехват» инициативы.

В качестве тем, которые рекомендуется использовать в начале беседы, следующие:

— какая-либо новость (но не шокирующая);

— собеседник и все что с ним связано;

— общие интересы и темы.

Основное требование к началу беседы — она должна начинаться с так называемого «Вы — подхода», то есть умения человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы его лучше понять.

Фаза передачи информации — вторая фаза деловой беседы. Она создает предпосылки для аргументации и состоит из четырех этапов:

— обозначение проблемы;

— собственно передача информации;

— закрепление информации;

— обозначение нового направления информирования.

Чтобы успешно пройти все четыре этапа, необходима:

— лаконичное и четкое построение передаваемой информации: чем больше информации будет адресовано собеседнику и чем неудобоваримей она будет, тем меньший объем информации запомнит наш собеседник;

— умелая постановка вопросов;

— изучение реакций собеседника;

— слушать собеседника.

Особенности восприятия человеком вербальной информации:

— фраза должна включать не более 11–13 слов (по некоторым источникам — не более 7);
— скорость произнесения должна быть не более 2–3 слов в секунду;

— фраза, произносимая без паузы дольше 5–6 секунд, перестает осознаваться;

— человек высказывает 80% из того, что хочет сообщить, а слушающие его воспринимают не более 70% из этого, понимают — 60%, в памяти же у них остается от 10 до 25%;

— при импульсивном эмоциональном реагировании обычно понимается не более трети воспринимаемой информации, поскольку возникающий при этом стресс готовит для активного ответа тело (выбрасыванием в кровь адреналина, активизацией дыхания и пульса, использованием резервов сахара и жира), блокируя «ненужную» в данный момент работу мозга.
Важно при всяком удобном случае развивать у себя навыки рефлексивного (активного) слушания, умения слушать. Те, кто действительно умеют прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам.

 

Приемы ведения дискуссий