Цели и задачи служебного совещания

Цель совещания -- это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Возможные варианты целей:

Ш предварительный обмен мнениями;

Ш подготовка рекомендаций для принятия решения;

Ш принятие решения по какому-либо вопросу.

Совещание должно иметь строго определенную цель. Но даже когда она хорошо сформулирована, всегда имеется скрытый уровень целей, о которых обычно не говорят, но с которыми необходимо считаться. Так, если в совещании участвуют представители разных отделов, интересы каждого и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может отрицательно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась возможность диктовать ему производственные графики и планы. Каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний» прав, привилегий и власти.

Еще ниже этого уровня имеется третий слой, в котором цели раздробляются, сталкиваясь с индивидуальными интересами. Здесь важно, как влияют решения совещания на его участников и людей, с которыми они работают. Кроме того, каждый думает о том, до какой степени ему может повредить или помочь та или иная позиция в ходе совещания [6, c. 314].

Цели совещания в свою очередь определяют его задачи, которые для всех видов совещаний являются общими.

Задачи совещания:

Ш сбалансировать интересы отдельных лиц или преодолеть их сопротивление необходимым переменам;

Ш выработать и оценить пути решения соответствующей проблемы за счет широкого использования предложений сотрудников, их опыта, знаний и требований и тем самым повысить чувство ответственности работников благодаря их непосредственному участию в принятии решения;

Ш привлечь новые источники знаний и опыта;

Ш дать персоналу возможность посредством соучастия в выработке решений приобрести новые знания и навыки;

Ш повысить компетентность руководителя:

Ш установить новые контакты;

Ш разрешить конфликтные ситуации;

Ш повысить качество принимаемых управленческих решений в целом;

Ш избежать непродуманных действий;

Ш изучить возможность появления последствий при реализации обсуждаемых решений;

Ш достичь сотрудничества, умножающего усилия отдельного работника путем предоставления ему поддержки и стимулов;

Ш привлечь к обсуждению проблемы всех, кто в ней компетентен;

Ш увеличить число приверженцев принимаемого решения за счет предоставления им возможности влиять на него;

Ш сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;

Ш выработать единую позицию за счет обобщения различных выводов, мнений, суждений и интересов и т.д. [3, c. 21].

Самой общей задачей служебного совещания является выработка оптимальных решений по насущным служебным вопросам.

В зависимости от сложности проблемы и степени убежденности руководителя в правильности своего мнения эта задача может конкретизироваться следующим образом:

Ш нахождение оптимального решения проблемы без подготовки предварительного перечня возможных решений путем обсуждения всех предложений, вынесенных участниками в ходе совещания;

Ш выбор оптимального решения проблемы из двух или нескольких его вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

Ш принятие решения, которое руководитель нашел еще до проведения совещания и считает оптимальным, убедив в его правильности сомневающихся [9, c. 215].

Если совещание проводится с учетом всех требований, оно позволяет:

Ш рассмотреть сложившуюся ситуацию в комплексе;

Ш обсудить и принять необходимые решения в области управления;

Ш определить конкретные производственные задачи;

Ш назначить лиц, ответственных за их выполнение.

Классификация служебных совещаний.

Служебные совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

по периодичности (частоте) проведения:

1. разовые;

2. регулярные;

3. периодические;

по количеству участников:

1. узкий состав (до пяти человек);

2. расширенные (до двадцати человек);

3. представительные (свыше двадцати человек);

по степени стабильности состава участников совещания:

1. с фиксированным составом;

2. с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;

3. комбинированные;

по принадлежности общественных организаций:

1. административные;

2. научные и научно-технические;

3. объединенные;

по масштабу привлечения участников

1. международные;

2. республиканские, отраслевые;

3. региональные;

4. областные;

5. городские;

6. районные;

7. внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

по месту проведения:

1. местные;

2. выездные;

по назначению:

1. вырабатывающие и принимающие решения (проблемные совещания);

 

25. Системный подход в государственном и муниципальном управлении..

Системный подход- это некое восприятие изучения объекта с точки зрения комплексности т.е это некая совокупность элементов, которая должна быть с точки зрения цели направленности и единопологания или целепологания.

Пример: прежде чем дать свое обоснованное решение по поводу эффективности или не эффективности работы Администрации. Согласно системного подхода, должны прийти в Администрацию, должны изучить деятельность Администрации по разным направлениям: - как реализуются вопросы Местного Значения,. – Как и каким образом принимаются граждане.(есть целый организационно контрольный отдел по обращению граждан, которые могут обращаться туда с заявлениями, с жалобами, с просьбами и орган МСУ должен на это реагировать. Проанализировав сколько поступило жалоб, какие жалобы были отреагированны или не отреагированны, исходя из этого можно сделать не большой вывод. Далее посмотреть работу бухгалтерии, как они распоряжаються местным бюджетом, далее на расходные обязательства, т.е. на что они должны были потратить из местного бюджета и на что потратили, далее посмотреть на удовлетворение потребности населения, на деятельность отдельных департаментов и отделов, на деятельность юридической службы и т. д.) _ На основе всего этого комплекса можно уже говорить какие либо утверждения по поводу эффективности Администрации.

Системный подход- это некий образ мышления, который позволяет изучать объект с разных сторон, со стороны комплексного анализа.

Системный подход и Системный анализ- они очень тесно сопрягаются, но они разные. Системный подход – это более широкое понятие. Системный анализ- это методология системного подхода. Методология системного подхода- это та совокупность методов с помощью которой системный подход осуществляет свое исследования системе управления.

Система - это совокупность или метод взаимосвязанных и взаимодействующих между собой выделенных из внешней среды и направленных на достижение конкретной цели.

Говоря о системном подходе, то предполагается, что есть совокупность элементов, когда говориться об Администрации, то ее элементами будет выступать структурные подразделения(отделы).

Принцип или закон Синергии - этот закон говорит, что каждый элемент имеющий определенное значение в системе при взаимодействии принесет гораздо больший результат чем каждый из них по отдельности.

Системный подход предоставляется как взаимодействие системы, которое рассматривается как взаимодействие между собой. Системный подход рассматривается с точки зрения: входа, выхода, обратной связи и процессов преобразования.

Сущность системного анализа, его основные методы

Система- это совокупность или метод взаимосвязанных и взаимодействующих между собой выделенных из внешней среды и направленных на достижение конкретной цели