Определение понятия, цели совещания

Совещание – довольно типичное явление повседневной деловой жизни учреждения, предприятия, отдельной отрасли, сферы деятельности. Очень часто деловым людям приходится участвовать в обсуждении различных профессиональных вопросов. Совещание – коллегиальная форма делового взаимодействия с определенными правилами процедуры, обмен мнениями по проблеме с целью принятия рационального решения практического характера. По оценке зарубежных специалистов, правильно проведенное деловое совещание способствует повышению производительности труда до 20%.

Отличие совещания от других форм делового общения состоит в том, что говорит не один оратор, а несколько; все члены, за исключением ведущего, находятся в равном положении; проблема обсуждается в определенном порядке в соответствии с регламентом и под руководством ведущего; никто при обсуждении не занимает преимущественного положения. А чем же тогда отличаются переговоры от совещания? И на переговорах может быть не один, а несколько представителей, т.е. группа, и совещания – это форма группового делового взаимодействия. Разница в том, что на переговорах группа людей с каждой стороны – это единомышленники, т.н. консолидированный субъект. Разница состоит также и в том, что в процессе переговоров этот консолидированный субъект или один человек (это в данном случае не принципиально) выходит за пределы своей фирмы, учреждения и пр. и ведет переговоры с «внешним» партнером, конкурентом, контрагентом. Совещание, как правило, дело «внутреннего» распорядка. Тем не менее оно может быть направлено, что чаще всего и бывает, на решение проблем, спровоцированных извне. Совещание предполагает достижение консолидации среди работников одного и того же учреждения, коллегами для отражения, нейтрализации, подавления или, напротив, налаживания контактов во внутренней и внешней среде. Эти обстоятельства диктуют необходимость внутренних коммуникаций на фоне полученной информации извне.

Сегодня уже не нужно руководить людьми чисто административными методами. В условиях рыночных отношений, когда между предприятиями, отдельными людьми налажено взаимодействие, обратная связь, невозможно решение возникающих проблем с помощью одностороннего приказа. Решение проблем, которые были в компетенции руководства, администрации, стало невозможным на уровне вертикальных (иерархических связей), поскольку с изменением социально-экономических условий необходимость решать проблемы выполнения текущих планов осложнилась. Кроме того, в условиях коммерциализации приходится заниматься разрешением нестандартных ситуаций. Для этого необходимо вводить свободное соревнование идей, при котором побеждают наиболее талантливые, убедительные, актуальные. Конкуренция, состязательность, соревнование идей – вот что нужно сегодня. А это можно осуществить только в процессе обсуждения. Цели делового совещания – сопоставление мнений, обсуждение различных предложений, планирование деятельности и маркетинга, разрешение практических проблем деловой деятельности, отладка коммуникационных технологий в сфере социально-культурной деятельности. Как правило, на совещание выносят вопрос, требующий принятия решения практического характера: направленного на изменения как во внутренних, так и во внешних связях учреждения, предприятия. Внешние контакты учреждения культуры, как правило, концентрируются на контактных аудиториях – любых группах, которые проявляют реальный или потенциальный интерес к учреждению или оказывают влияние на его способность достигать поставленных целей (финансовые круги, СМИ, государство, граждане).

Таким образом, к определению особенностей совещания, как формы группового взаимодействия, более всего подходит понятие «коллегиальная работа» как процесс, связывающий отдельных индивидов в группу, коллектив, совместными усилиями движущийся к намеченной цели. Внутри коллектива это может быть внедрение нововведений; оценка деятельности работников, организация труда и распределение функций; вопросы, касающиеся специфических сторон социально-культурной деятельности, ее конкретных технологий в условиях реализации конкретных проектов, программ. Но чаще всего это вопросы, связанные с событийным менеджментом при подготовке и проведении конкретных мероприятий, акций, отдельных их этапов. Это вопросы, касающиеся человеческого фактора – подбора и расстановки исполнителей отдельных блоков проектов; решения по организационным и посредническим вопросам («что продается», «кому продается»), социальный маркетинг, атрибутика учреждений культуры: фирменный знак, эмблема, фирменный стиль учреждения культуры. При этом следует представить возможные решения, продумать предпосылки, цель, способы исполнения. На совещании происходит сверка мнений, суждений, их корректировка. Дается оценка вариантов решения и делается правильный выбор.