Композиционно-логическое построение речи

При составлении речи в первую очередь необходимо обдумать композицию делового сообщения. Платон утверждал: «Всякая речь должна быть составлена как живое существо, – у нее должно быть тело с головой и ногами, причем туловище и конечности должны подходить друг другу и соответствовать целому»[1]. Деловое сообщение должно содержать вступление, главную часть изаключение. Вступление нужно для преодоления психологического барьера, установления контакта, завоевания внимания слушателей. Из всех рекомендуемых ораторским искусством видов вступления для делового сообщения более всего подходит проблемный вопрос, обращение к событиям, времени, месту, апелляция к авторитетам, обращение к известным источникам информации. Деловая речь также требует и продуманного заключения. Без него речь выглядит оборванной, ни к чему не обязывающей. Вступление и заключение составляют «обрамление» речи. В заключении оратор должен по возможности усилить впечатление, для чего он может либо суммировать сказанное, сделать выводы, либо подвести к ним самих слушателей. В последнем случае уместен даже лозунг, призыв к прямому действию.

В композиционно-логическом построении речи необходимо выделить главную часть. Сначала намечается ряд положений, истинность которых требуется доказать, – так называемые тезисы. А уже затем тезисы снабжаются аргументами. Аргументы – это положения, истинность которых уже проверена: совокупность фактов, имеющих отношение к тезису. Убедительная и доступная аргументация вызывает непроизвольное внимание. Аргументы в деловой речи могут быть достаточно разнообразными: примеры, цифры, выкладки о расходах и доходах, любой животрепещущий материал. Аргументы из профессиональной деятельности показывают степень компетенции оратора. Они проявляют замысел речи, даже если оратор не делает выводы.

Каким образом увязать тезисы и аргументы? Из многообразия существующих методов логической связи между тезисами и аргументами наиболее приемлемыми считаются индукция и дедукция. При использовании индуктивного метода ход мысли развивается от частного к общему, т.е. от примеров, цифр, финансовых расчетов и пр. осуществляется переход к выводу. Наоборот, при дедуктивном методе изложения сначала акцентируется тезис, затем к нему добавляется аргументация. Конечно, ораторское искусство обладает достаточным количеством методов и способов изложения, но специфика делового выступления не предполагает особых риторических изысков и цветистости, хотя иногда можно прибегнуть к некоторым из них, например, «методу аналогии», когда два явления сравниваются между собой по ряду признаков, что позволяет сделать вывод о том, что они могут быть сходны и по остальным признакам (напоминание о прецедентах, исторические ссылки и пр.). Немаловажное значение в деловом выступлении имеет и соблюдение (по крайней мере, не нарушение) основных законов логики:

– Закон тождества – каждая мысль в процессе данного рассуждения сохраняет одно и то же определенное содержание, сколько бы раз она ни повторялась.

– Закон непротиворечия – две противоположные мысли об одном и том же предмете, взятые в одно и то же время, в одном и том же отношении, не могут быть одновременно истинными.

– Закон исключенного третьего – из двух противоречащих суждений одно должно быть истинным, другое – ложным, а третьего – не дано.

– Закон достаточного основания – всякая правильная мысль должна быть обоснована другими мыслями, истинность которых доказана практикой.

Практика делового общения довольно четко фиксирует основные ошибки в построении тезиса, такие, как:

– «потеря тезиса» как непроизвольная потеря основной мысли;

– полная «подмена тезиса» – выдвинув положение, оратор начинает доказывать нечто другое, близкое или сходное по значению;

– частичная «подмена тезиса» – попытка видоизменить собственный первоначальный тезис.

В деловом общении считается обязательным соблюдение «правила релевантности» – правила соответствия теме. Невольная потеря предмета разговора неопытным партнером – довольно частое явление, связанное с эмоциональной неустойчивостью людей, делающих первые шаги в бизнесе. Партнер сбивается на частности, теряет как нить, так и цель разговора. В деловом разговоре надо внимательно следить за ходом изложения и возражениями партнера, избегать «подмены тезиса». Он используется, когда партнер не в силах доказать выдвинутое положение, поэтому переключает внимание собеседника или слушателей на другой вопрос.

Основные ошибки аргументации, допускаемые в деловой речи: недостаточность аргументов, чрезмерное доказательство; используются также логические уловки, такие, как приведение не связанных с тезисом аргументов.

Каким же образом можно зафиксировать свои мысли? Писать ли полный текст или ограничиться другой формой записи?

В деловом общении, если ведется протокольная запись или стенографирование, приходится выступать исходя из написанного заранее текста. Это не считается нарушением, однако выступающий теряет около четверти эффекта восприятия его личности. По тексту читают и многие деловые люди даже тогда, когда в этом нет протокольной необходимости. Чувствуют иногда люди много и горячо, а выразить никак не могут. Отпечаток их мысли на бумаге выходит бледный и невыразительный, неузнаваемо искаженный. Оратор судорожно хватается за текст, написанный заранее, и уже не отрывает от него взгляда. В результате речь становится скучной, «деревянной», контакт с аудиторией сразу же нарушается, даже если фактическая сторона выступления вполне содержательна. Можно прибегнуть к запоминанию текста, но это очень сковывает оратора, привязывает к заранее составленному выступлению, не дает возможности откликаться на реакцию слушателей. Поэтому все же не стоит прибегать к заучиванию текста наизусть. Лучше всего составить предварительный набросок речи и изложить речь в виде тезисов и аргументов к ним по всем пунктам выступления. Составление тезисов заставит говорить, глядя в зал, и речь будет звучать естественно.

 

Контакты с аудиторией

А может ли оказаться так, что выступающий при всей его фундаментальной подготовке остается «наедине с собой» и не находит контакта со слушателями? Да, может, при условии, если он не будет знать или знать недостаточно, что за люди перед ним сидят.

Перед тем, как встретиться лицом к лицу со слушателями, необходимо ответить себе на следующие вопросы: каковы цели данной группы, ее социально-демографические особенности (пол, возраст, профессия, социальный и профессиональный статус и т.д.), настроения, интересы и запросы, эмоциональное состояние? Необходимо знать, кто лидеры и как они настроены к оратору.

Многие фирмы в настоящее время заводят так называемое «досье» на предполагаемых партнеров (или конкурентов). Целью сбора информации является наиболее аргументированное представление о намерениях сторон как для прогнозирования развития отношений, учета их интересов, так и для выбора способов воздействия.

В досье включается общая характеристика фирмы: род деятельности, производимые социокультурные товары и услуги, специальные аспекты, имеющие отношение к заключению контрактов, в том числе финансовое положение, загрузка заказами, деловая характеристика представителей фирмы. Используются фирменные справочники, данные средств массовой информации, каталоги, проспекты, юбилейные и рекламные издания.

Для делового партнера самое главное – контакт с аудиторией. Коммуникация – процесс двусторонний, и если не достигается взаимопонимание, цели делового общения не могут быть реализованы.

Первая встреча с аудиторией самая важная. Для многих выступавших психологическим барьером являются устремленные на них глаза слушателей. Даже блестящие ораторы сталкивались в начале своей карьеры с безотчетным страхом и застенчивостью. Перед началом обязательно надо осмотреть место будущего выступления, проверить наличие микрофона, если он необходим. Однако нужно помнить, что допустимо и выступление «с места». Наиболее выгодная дистанция между оратором и слушателями – около 3,6 м, на языке специалистов т.н. «общественная зона». Важно продумать свою позицию перед слушателями, чтобы она была адекватна статусу выступающего, объему и важности речи.

Перед тем, как предстать перед слушателями, необходимо проверить, нет ли небрежности в одежде, прическе. Взъерошенный запыхавшийся оратор, не способный скрыть волнение, начинающий свою речь со слов: «Я хочу сказать...» без обязательного обращения к слушателям, сразу же производит негативное впечатление. Перед выступлением не следует суетиться, перебирать на ходу листки, приводить в порядок одежду и прическу, начинать говорить «с ходу», находясь спиной или боком к слушателям. Следует тщательно продумать первые секунды и минуты выступления. В этот момент внимание обеспечено любому оратору. Аудитория рассматривает выступающего, а он изучает ее. С этой целью используется т.н. начальная пауза – до 15 секунд, во время которой происходит настрой аудитории. Первое впечатление основано на расшифровке фейс-кода и дресс-кода: «свой-чужой», «хороший-плохой», «нужный-ненужный» и т.п. Персонификация - отнесение оратора к той или иной категории на основе имеющегося у каждого индивида предыдущего опыта порой происходит подсознательно. Аудитория решает, какой тип оратора перед ней – серьезный или «хохмач», эмоциональный или «зануда», ответственный человек или «обманщик». Необходимо привлечь к себе внимание с первых фраз – именно тогда аудитория решает, слушать дальше выступающего или нет. Это сразу же заметно по движению слушателей и перемене поз. Кто-то уткнулся в записи, кто-то устремил взгляд на потолок или окно, кто-то зашуршал газетой, полез за носовым платком, откинулся на спинку стула и т.п.

Умение вызвать симпатию – черта, которая делает общение со слушателями приятным, вызывает желание партнера продолжить деловые отношения. Чтобы убедиться в преимуществе такой манеры общения, можно хотя бы раз «сделать вид», что общение с партнерами приятно для оратора. Эффект проявится очень скоро в виде дружественного выражения лиц, заинтересованности в партнерстве. Умение излучать доброжелательность, эмоционально располагать к себе вызывает у слушателей чувство комфорта.

При выступлении должно быть задействовано ассоциативное мышление слушателей, то есть способность соотносить ранее полученную информацию с той, которая в данный момент воспринимается. Таким образом возникают «магические точки», создается общее информационное поле, активизируются интеллектуальные резервы. Подобная сопричастность гарантирует удачное выступление.

Контакт обеспечен, если оратор знает аудиторию и реагирует на ее ожидания. Тем не менее, необходимо следить за реакцией слушателей. Психологи уверяют, что даже во время самого интересного выступления наступают кризисы внимания: через 15-20 минут посла начала выступления и на 30-35-й минуте. Поэтому самые значимые части выступления нужно планировать между этими отрезками времени. Многим слушателям интересно не все, другие в силу своих психических особенностей не могут долго слушать, третьи – просто утомлены. Контакт с аудиторией будет налажен, если докладчик использует ряд приемов удержания внимания. Среди них как зрительные, так и слуховые. Выступая, не надо садиться за стол. Партнеры должны видеть оратора во весь рост, это также дает возможность использовать жесты. Нужно убрать бесполезные предметы, отвлекающие внимание. Оратор должен выступать на фоне неагрессивного интерьера. Важно использовать наглядные средства, которые помогают донести главные моменты сообщения (схемы, аудио- и видеокассеты, диски). Если люди устали, надо сократить какую-то часть речи. Необходимо стимулировать эмоции аудитории. В этом может помочь юмор. Желательно, чтобы юмор был направлен не на партнеров, а на нейтральные объекты, был «в меру».

 

Манера говорить

Манера говорить – одна из основных характеристик делового человека. Она входит в т.н. технологию самопрезентации. Это не значит, что нужно кому-то подражать. Слушатели сразу же почувствуют фальшь, неискренность, искусственность. Необходимо научиться говорить в естественной манере. Количество информации – также одно из требований к оратору. Оно должно строго дозироваться, так как слишком длинное деловое выступление раздражает слушателей и последующего выступающего.

Существует т.н. правило количества: «Говори не больше и не меньше, чем нужно». Оно предписывает деловому партнеру норму информации. Утаил информацию – есть риск остаться либо не понятым, либо не достигшим своих целей. Уход от проблемы, подмена обсуждаемой проблемы другой, излишняя информация, и партнер оказывается в положении проигравшего. «Забалтывание» наводит на мысль о неискренности партнера, вызывает недоверие, раздражение.

При этом нужно строго следить за качеством речи и говорить только по существу. Правило качества включает и такое требование: «Старайся не говорить лжи». Деловому партнеру нужно стараться не говорить неправду, дорожить репутацией фирмы. В деловом партнерстве существует такое испытанное средство, как джентльменский договор. Суть его состоит в том, что деловые партнеры добровольно договариваются о своих обязательствах в коммерческой деятельности. Принцип «ложь во спасение» неприменим к деловому общению, так как однократная ложь ради сиюминутной выгоды навсегда может испортить репутацию человека как делового партнера. Вместе с тем, следование принципу: «Всегда говори правду» также может повлечь совершенно нежелательный исход, поэтому и существует понятие «коммерческая тайна». Если по каким-то причинам дать информацию нельзя, необходимо объяснить, почему передача информации невозможна. Попытка оправдать ложь какой-либо необходимостью приводит к отчуждению в деловом партнерстве. Партнер не должен сомневаться в том, что его коммерческие тайны, а также интересы будут сохранены и обеспечены.

Свои убеждения выступающий должен не скрывать или вуалировать, а выражать их отчетливо. Это придает речи энергетику. Однако не следует превращать свое выступление в митинговую агитацию. Необходимо единство содержания и манеры речи.

Правило стиля: «Выражайся ясно, будь последовательным и, по возможности, кратким». Ясность речи свидетельствует о хорошем знании своего дела. Умение говорить доступно о сложных и серьезных вещах, использовать точные характеристики продукта деятельности, давать информацию в соответствующем ситуации тоне – все это относится к еще одному правилу делового общения.

Оратор всем своим видом должен подчеркнуть уверенность в том, о чем говорит, но его уверенность не должна переходить в самоуверенность. Нельзя подменять уверенность агрессивностью – излишней напористостью, давлением на слушателей. Деловой человек, несмотря на спорность поднимаемых в выступлении проблем, должен быть доброжелательным.

Следующее правило. «Будь вежлив и тактичен». Вежливость предполагает точность и пунктуальность, соблюдение этикетных норм, то есть порядка представления деловых партнеров, форм приветствия, речевого этикета, проявления чувств.

Вредит имиджу делового человека также излишняя эмоциональность. Присутствие эмоций в речи не означает ее «домашность», тем более не следует впадать в фамильярность. Некоторые деловые люди, пытаясь завоевать симпатии, изображают из себя «своего в доску», впадают в вульгарность. Последнее свидетельствует об обостренном внимании к себе, неадекватной самооценке, потребности привлечь к себе внимание любыми способами. Как правило, вульгарная речь провоцирует такую же реакцию слушателей.