Принятие решения и организация исполнения

Следующий этап в развитии совещания - принятие решения и организация исполнения. Управленческие решения классифицируются по уровню, объемам, форме, срокам. Чем выше статус учреждения, тем выше степень обобщенности решения. Критерий эффективного решения -качество и согласие тех, кто будет его исполнять. Важно, чтобы решение обязательно было претворено в жизнь. Если решение не поддерживается исполнителями, заинтересованными людьми, результат будет нивелирован. Нередко правильные по сути предложения не находят практического воплощения и остаются на уровне точек зрения, концепций, подходов и пр. Приняв решение, необходимо продумать действия и придерживаться его, используя свои полномочия по мере развития ситуации. Если ситуация изменится, необходимо скорректировать действия. Задания и распоряжения необходимо отдавать в спокойном тоне, сформулировав их четко, полно и конструктивно, чтобы все однозначно поняли, что нужно сделать и какой ожидается результат. Нужно добиваться, чтобы люди были рады сделать то, что предлагает руководство.

Подводя итог совещания, необходимо еще раз в краткой форме проговорить все вопросы, по которым требуется организация исполнения, сроки проверки исполнения по результатам совещания. Обязательно закончить деловую встречу на приятной ноте.

 

Выводы:

- Совещание – коллегиальная форма делового взаимодействия с определенными правилами процедуры с целью принятия рационального решения практического характера.

- Анализ практики ведения совещаний показывает, что в их организации существует целый ряд недостатков как объективного, так и субъективного характера.

- Подготовка совещания включает целый ряд этапов: определение проблемы и ключевых вопросов, круга участвующих и экспертов, сбор информации, подготовка плана и процедуры принятия решения, определение статуса и формата совещания.

- Структура совещания включает начало совещания, введение в тематику и предложения о его ходе; характеристику проблемы и ключевых вопросов; изложение позиций и аргументацию их; решение проблемы; подведение итогов и предложения по организации исполнения.

- Регламент - инструмент максимальной четкости совещания.

- Развитие совещания может носить деструктивный характер: в условиях акцентирования поведенческой стороны участников проблемная ситуация не разрешается; конструктивный характер совещания определяется совместным поиском путей разрешения проблемы в условиях острой дискуссии с анализом альтернативных вариантов разрешения проблемной ситуации.

- Имитация - создание модели реальных жизненных ситуаций, манипулирование моделью с целью выявления ее соответствия действительной ситуации.

- Экспертиза альтернатив включает ряд научно обоснованных методов: вариационный, метод интеграции, метод уравнивания, «мозговой атаки», метод Дельфи, метод Гордона и др.

- Успех совещания во многом зависит от уровня работы ведущего, его приверженности стилю руководства, личностных качеств, тактики ведения совещания.

- Принятие решения и организация исполнения - необходимые итоги совещания.

 

Вопросы для самопроверки и задания к самостоятельной работе

1. В чем состоят основные отличия совещания от переговоров?

2. Определите проблематику и цель совещания, исходя из реальных ситуаций деятельности социально-культурных учреждений.

3. Составьте группу 7-9 человек для ролевой игры и выберите проблему для обсуждения, проанализировав предложенные варианты.

4. Определив проблему, сформулируйте ключевые вопросы, исходя из причин, вызвавших проблемную ситуацию, ее состояния на текущий момент и возможных негативных последствий.

5. Распределите роли: ведущего, участников, экспертов, консультантов, исходя из их условного профессионального статуса.

6. Составьте вариант предварительного решения в форме вопросника, чтобы выявить ответы участников и наметить ответственных за исполнение по ходу совещания.

7. Определите место и время подачи информации каждым участником в структуре обсуждения, собрав предварительную информацию.

8. Определив формат совещания и придерживаясь его структуры, ведите диалог с целью аргументации своей позиции для принятия решения.

9. Объясните, что понимается под выдвижением гипотез в процедуре дискуссии.

10. Отслеживайте динамику совещания, уложившись в регламент (15 минут), на выступление 4 минуты, повторное (возражение) – 2 минуты.

11. Если Вы входите в группу экспертов, выберите метод анализа результативности каждого предложения (варианта принятия решения) и оцените его плюсы и минусы.

12. Объясните, почему от стиля работы ведущего напрямую зависит тип совещания.

13. Распределите обязанности сотрудников и сроки поэтапной реализации решения по итогам совещания.

 

Литература:

1. Адаир Дж. Искусство управлять людьми и самим собой / Пер. с англ. – М.: Эксмо, 2006. – 650 с.

2. Аминов И.И. Психология делового общения: Учеб. пособие. – М.: Юнити-Дана, 2007. – 287 с.

3. Бишоф А. Самоменеджмент: эффективно и рационально / Пер. с нем. – М.: Омега-Л, 2006. – 126 с.

4. Вердербер Р. Психология общения: тайны эффективного взаимодействия. – СПб.: Прайм-Еврознак, 2006. – 412 с.

5. Волков А.И. Психология общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 445 с.

6. Горанчук В.В. Психология делового общения и управленческих воздействий: Теория и практика. – СПб.: Нева, 2003. – 285 с.

7. Деловое общение: Учеб. пособие. – М.: Дашков и К, 2006. – 527 с.

8. Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник в 2-х тт. – М.: Дело, 2007. – 719, 695 с.

9. Каменская Е.Н. Психология делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – 219 с.

10. Кинан К. Проведение переговоров. – М.: Эксмо, 2006. – 76 с.

11. Ковальчук А.С. Основы делового общения: Учеб. пособие. – М.: Дашков и К, 2006. – 527 с.

12. Комарова Л.В. Технология делового общения в управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: Изд-во РАГС, 2006.– 147 с.

13. Корпоративная культура делового общения. – М.: АСТ, 2005. – 607 с.

14. Кузин Ф.А. Культура делового общения. – М.: Ось-89, 2002. – 319 с.

15. Мальханова И.А. Деловое общение: Учеб. пособие. – М.: Академ. Проект, 2005.– 221 с.

16. Ниренберг Дж. Секреты успешных переговоров. – Реутов: Омега, 2006. – 159 с.

17. Покровская Е.А. Бизнес-коммуникации. – М.: Дашков и К, 2006. – 286 с.

18. Технология делового общения государственных служащих: Учеб. пособие. – М.: Изд-во РАГС, 2006.– 143 с.

19. Травин В.В. Деловое общение: Учеб.-практ. пособие. Модульная программа руководитель XXI века, модуль 2. – М.: Академ. нар. хоз-ва при Правительстве РФ, Дело, 2004.– 95 с.

[1] Цит. по кн.: Смысловое восприятие речевого сообщения. – М.: Наука, 1996. – С. 68.