Роль руководителя и рядового участника делового совещания

Роль руководителя в процессе совещания самая главная.

1. Руководитель не должен выпускать из виду основную цель проведения совещаний – выработку управленческих решений по повестке дня и твердо вести всех участников к этой цели. 2. Требовать с участников совещания качественного исполнения решений совещания, при этом уважать иные точки зрения, не унижать и не оскорблять коллег, помнить, что на месте руководителя спустя какое-то время может оказаться и ваш сегодняшний подчиненный, поэтому учитывайте человеческую природу.

3. Не торопиться с выражением своего мнения, обеспечить командную работу, давать возможность высказываться сотрудникам, не бояться проявления других точек зрения, терпеть возражения в свой адрес, признавать свои ошибки,

4. Уметь на совещании быть коллегой, равным максимум – первым среди равных.

5. Закладывать на текущем совещании успех следующего.

6. Умело выбирать персональный состав исполнителей. Они должны быть достаточно самостоятельными, обладать определенным авторитетом, организационными и контактными способностями для руководства своей временной микро-группой в процессе исполнения поручений. 7. Ориентируясь на повестку дня, отслеживать общее время совещания, Одному секретарю это не по силам. За регламентом наблюдает секретарь, а руководитель обязан корректно, но твердо останавливать выступающих с превышением отведенного времени. 8. Улавливать оригинальные мысли, новые свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников совещания.

 

Виды переговоров и особенности их проведения

Главная цель переговоров — прийти к взаимовыгодному решению, избегнув конфликта.

Переговоры бывают:

официальные — с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов;

неофициальные, напоминающие непринужденную беседу и не предполагающие по окончании подписания официальных бумаг;

внешние — с деловыми партнерами и клиентами;

внутренние — между работниками организации.

При ведении переговоров целесообразно использовать следующие конструктивные приемы:

поиск общей зоны решения — выслушать мнение всех участников переговоров, найти общие моменты или общие интересы;

компромисс — участники, не выявив общих интересов, соглашаются на взаимные уступки;

частичное соглашение — путем разделения проблемы на составляющие — если не удается решить проблему целиком, предпринимается попытка достичь соглашения по отдельным пунктам, а те вопросы, по которым не удалось снять разногласия, снимаются.

 

44. Необходимые требования к успешному проведению деловых переговоров

1.Переговорная команда. От удачного формирования переговорной команды многое зависит, на переговорах должны присутствовать: руководитель и два его сотрудника.

2. Методы ведения деловых переговоров. Одними из наиболее эффективных, являются принципиальные переговоры. В основе данного метода лежит создание социально-психологических условий для поиска оптимального решения. Например: инструкции, договоренности, юридические законы. Данный метод предусматривает жесткость при рассмотрении существа дела и мягкость при отношениях между участниками переговоров. Такой метод позволяет достичь необходимых целее и при этом вести себя в рамках приличия, сохраняя дружеские отношения.

3. Нахождение взаимовыгодных вариантов решений

 

Процедура приема посетителей

Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря, доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность которого во многом определяют атмосферу приемной.

Секретарь компании отвечает за организацию приема всех посетителей, а секретарь руководителя организует прием гостей руководством.

Прежде всего следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

 

 

Правила ведения делового телефонного разговора.

Общие правила ведения деловых переговоров примерно следующие:

 Начиная деловые телефонные переговоры очень важно поздороваться, назвать свое имя, свою фамилию, свою должность и компанию;

 Важно употреблять те формулировки, которые так или иначе уточняют то, располагает ли Ваш собеседник возможностью и желанием уделить время разговору, и если он занят, то имеет смысл уточнить или назначить то время, когда Вы можете перезвонить, и деловые телефонные переговоры реально могут состояться;

 В процессе разговора важно держать примерно средний темп речи, не падая в одну из крайностей. Деловые телефонные переговоры подразумевают то, что Вы не будете тараторить, или же затягивать слова;

 Собеседника важно называть по имени-отчеству или же по имени, в том случае если он допускает такое обращение;

 Не стоит заставлять себя ждать у аппарата или же настаивать на разговоре с тем собеседником, который не заинтересован в беседе или же занят;

 Если Вы не ведете конференцию, нельзя разговаривать одновременно с несколькими людьми — это неуважительно и контрпродуктивно. Деловые телефонные переговоры таким образом не состоятся на должном уровне;

 Ни в коем случае нельзя перебивать собеседника;

 Обычно переговоры заканчиваются тем, кто позвонил;

 Неграмотно кричать в трубку, если связь слишком плохая. Лучше перезвоните позже;

 Улыбайтесь в процессе разговора (это слышно по телефону). Это достаточно располагающе действует

 

Функции и основные принципы формирования корпоративной культуры в организациях

Корпоративная культура - это система материальных и духовных ценностей, проявлений, взаимодействующих между собой, присущих данной корпорации, отражающих ее индивидуальность и восприятие себя и других в социальной и вещественной среде, проявляющаяся в поведении, взаимодействии, восприятии себя и окружающей среды.

Принципы, на которые следует опираться, исследуя и оценивая состояние корпоративной культуры, можно определить следующим образом:

1) научность, использование достижений научных дисциплин, имеющих своим объектом человека, социальные общности, организации, труд;

2) системность в восприятии объектов и исследования управления и факторов, влияющих на поведение объектов и элементы их культуры;

3) гуманизм, основывающийся на признании личности наивысшей ценностью, а духовности - целью и средством развития личности и общества;

4) представление корпорации как части общества, как коллективного члена сообщества;

5) профессионализм, предполагающий у исследователя и управленца наличие адекватного образования, опыта и контекстуальных навыков, позволяющих эффективно управлять корпоративной культурой.

 

Влияние корпоративной культуры на имидж и репутацию компании.

Корпоративный — это имидж организации в целом, а не каких-то отдельных подразделений или результатов ее работы. Сюда входят и репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности.

Имидж корпорации должен вмещать четыре следующих компонента: имидж товара – на сколько качественные и необходимые товары она производит; имидж управленческий и финансовый – эффективно ли она управляет, стоит ли быть ее акционерами; имидж общественный – активна ли корпорация как член общества; имидж корпорации как работодателя – хорошо ли она платит, как обращается со служащими.