Обобщенные параметры делового совещания

Организационные условия делового совещания:

• 
  Оптимальное количество участников совещания — от 7 до 15 человек. Если присутствует более 20-25 человек, возникает опасность массовости и «стихии» коллективных инстинктов (бунта, агрессии или излишней пассивности большинства участников).
• 
  Продолжительность совещания — от 1 часа до 1,5 часа. Совещание, которое длится более 2 часов, непродуктивно. У людей возникает усталость, а в обсуждении появляются повторы или теряется содержание.
• 
  Создание комфорта в помещении: подбор помещения в соответствии с числом участников, пространственное расположение участников (желательно в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия), необходимое освещение, проветриваемость помещения, обеспечение возможности записать необходимую информацию.

• 
  Чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма, целесообразно устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине.

Социально-психологические условия делового совещания:

• 
  В прениях желательно вначале предоставить возможность выступления сотрудникам низшего звена, затем среднего, и только в конце дать слово руководителям высшего эшелона. Иначе руководители подавят своим авторитетом инициативу мыслящих сотрудников, стоящих на низших ступенях иерархической лестницы.
• 
  Иногда совещание полезно перенести на другой день, подождать, когда остынут страсти, и с холодным рассудком снова вернуться к поискам решения проблемы.
• 
  Деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, и соблюдает следующее правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы.

Тема 6. Установление контакта в практике делового общения

1. 
   Подготовка выступления перед аудиторией. Виды внимания аудитории.
2. 
   Методы преодоления волнения перед выступлением.
3. 
   Принципы построения речи. Правило «рамки», правило «цепи», «эффект края».
4. 
   Аргументирование речи. Методы аргументирования.
5. 
   Трудности, возникающие при выступлении и методы их преодоления.

 

1. 
   Подготовка выступления перед аудиторией. Виды внимания аудитории.

Удачливый политик или руководитель во многом обязан своим успехам умению выступать перед аудиторией.

К выступлениям необходимо хорошо готовиться. О своих слушателях надо постараться заранее узнать как можно больше. Каково возрастное соотношение слушателей? Каков их социальный статус? И, самое важное, — против кого и чего они настроены? Сколько всего ожидается людей? Каковы их насущные проблемы? Что можно пообещать для решения этих проблем? Сразу надо быть готовым к тому, что сторонники конкурентов могут устроить обструкцию (сбить, «освистать»).

Выступающий должен, прежде всего, завоевать внимание аудитории. В том случае, когда внимание возникает независимо от воли, сознания, говорят о непроизвольном внимании. Непроизвольное внимание возникает всякий раз, когда человек сталкивается с чем-то необычным, неожиданным, интересным для него. Например, при выступлении на тему семьи и разделении труда между супругами, оратор цифрами привлек внимание аудитории следующей фразой: «В среднем 11 лет своей жизни женщина проводит на кухне, а 4 вымытых окна - то же самое по затрате энергии, что отработанная шофером смена».

Сосредотачиваясь на каком-либо предмете или процессе сознательно, усилием воли, слушатели организуют произвольное внимание.

Если внимание возникло как сознательное, волевое, но затем поддерживается без всяких усилий со стороны слушателей, т.к. они захвачены выступлением, это - проявление послепроизвольного внимания. Послепроизвольное внимание не утомляет и может длиться весьма долго (пример - ораторы древности, которых слушали по 5-6 часов).

Интересная речь должна содержать: идеи; факты, статистические данные, результаты исследований; анекдоты; цитаты.

Следует указать конкретные выгоды, которые получат, например. избиратели именно данной местности, или весь коллектив от внедрения предложений выступающего.

Из рекомендуемых обобщенных планов выступлений для делового общения больше всего подходит следующий:

— изложение фактов (краткое освещение ситуации);

— высказывание соображений, вытекающих из них, или конкретных предложений по существу;

— приглашение к сотрудничеству или действиям.

Речь «без бумажки» всегда производит более выгодное и сильное впечатление. Однако такая речь нуждается в репетиции. Она придает выступающему уверенность. При этом надо постараться зрительно представить себе всю обстановку выступления. Провести генеральную репетицию перед зеркалом, отрабатывая жесты. Записать свою речь на магнитофон и проанализировать ее.

1. 
   Методы преодоления волнения перед выступлением

Избыточная эмоциональность является одним из основных факторов, мешающих человеку сосредоточиться на выступлении и приводящих к возможным ошибкам во время речи. При этом конкретные эмоции, охватывающие человека, могут быть различны: страх, волнение, раздражение, злость, тревожность и т.п.

Без сомнения, наиболее распространенной эмоцией, испытываемой человеком перед речью, является волнение. Следует отметить, что волнение — это важный мобилизационный атрибут любого выступления. Как только волнение пройдет, вы будете испытывать физический и моральный подъем и выполните задачу лучше, чем, если бы вначале совсем не волновались. Тем не менее, важно научиться управлять своим волнением, чтобы оно не переросло из мобилизационного фактора в деструктивный. Чтобы успокоиться перед выступлением попробуйте, например, съесть шоколадку или улыбнуться своему отражению в зеркале, а если есть такая возможность, то сделать несколько гимнастических упражнений (приседаний, прыжков и т. д.). Многим помогает упражнение «фонарик в голове». Для этого надо представить маленькую светящуюся точку внутри вашего черепа и несколько раз прокрутить ее по периметру головы в одну сторону, а затем в противоположную.

В момент же самого выступления для снятия волнения можно попробовать один из предложенных ниже методов:

1. Четко представить себе, что в зале в первом ряду сидит ваш самый близкий человек (мама, бабушка, муж, жена, друг, сын и т. п.) и вы читаете доклад только для него, а ведь его-то вы не будете стесняться, не так ли? Постоянно представляйте себе его лицо и ободряющую улыбку.

2. Некоторым (особенно — азартным людям) помогает мысленное представление в зале не друга, а самого заклятого врага, назло которому вы не струсите и, не моргнув глазом, прочтете любой доклад на самом высоком уровне.

3. Можно также как можно живее вообразить себя вашим любимым артистом. И это уже не вы, а она или он, ничуть не смущаясь, стоят на сцене и вместо вас читают ваш доклад. Вы просто играете заданную роль.

1. 
   Принципы построения речи. Правило «рамки», правило «цепи», «эффект края»

Для работников, осуществляющих профессиональную речевую деятельность, оказывается удобным модульный способ построения речи. Его суть состоит в том, что содержание основной части выступления разбивается на отдельные модули. Каждый модуль посвящен какому-то отдельному вопросу и внутри себя структурирован: в нем есть мини-вступление, основная часть с коротким резюме и фраза для перехода к следующему модулю. Общее количество модулей в основной части не должно превышать 3 – 4.

Модульное построение речи удобно по ряду причин.

1. Длительность выступления легко варьируется путем добавления или выбрасывания модулей.

2. Гибкость выступления обеспечивается перестановкой модулей в произвольном порядке.

3. Легче удержать внимание слушателей, поскольку в начале каждого модуля внимание слушателей повышается.

4. Модульная структура легче запоминается при подготовке к выступлению и наряду с ключевыми словами составляет ее каркас.

5. Демонстрационные материалы легче структурировать.

Чем лучше структурирована ваша речь, тем легче аудитории следовать ходу вашей мысли и, следовательно, удерживать свое внимание на выступлении. Другими словами, жесткий формат выступления не только позволяет выступающему четко помнить последовательность излагаемых позиций, но значительно облегчает восприятие его речи аудиторией. А для этого выступающему надо уметь пользоваться правилом «рамки» и правилом «цепи».

Начиная свое выступление, оратор как вежливый человек сначала обращается к слушателям. Он их поприветствует, представляется сам (если его еще не представили раньше). Все это уже можно считать началом «рамки». Но самое главное в ней — некий эквивалент введения (предисловия) в письменном тексте.

Таким образом, первая часть рамки представляет собой краткую информацию о теме, на которую собирается говорить докладчик, и причину, почему он выбрал именно ее (защита диссертации, участие в конференции, посвященной именно этой теме, просьба оргкомитета осветить этот вопрос, собственный научный или практический интерес, желание поднять животрепещущий вопрос и т. д.)

Далее оратор приступает к изложению своего основного материала и завершает доклад второй частью рамки, которая соответствует заключению (эпилогу) в письменном тексте. Вторая часть рамки — это самое краткое подведение итогов (просто завершающая фраза), прощание со слушателями, выражение благодарности им за терпение (понимание, поддержку и т. п.).

Свой материал вы излагаете отдельными модулями, которые, однако, все вместе должны выглядеть и восприниматься как единый, логичный, связный текст, а не как отдельные куски, мало связанные между собой. Достигается это с помощью слов или фраз-переходников, которыми чаще всего служат вводные слова или прямые обращения к слушателям. Благодаря этим «переходникам» текст воспринимается как единое целое, выглядит убедительней и логичнее, а обращения к слушателям помогают удержать их внимание и интерес к вашему выступлению. Ниже приводятся примеры некоторых слов и фраз-переходников:

итак, таким образом, а теперь мы можем перейти к.., понятно, что.., вы, наверное, уже поняли, что..., теперь нам стоит обсудить.., но разве можем мы не сказать о.., но это еще не все, ведь.., кстати, при этом.., само собой разумеется, что надо еще напомнить и о.., и т. д. Благодаря использованию этих слов, ваше выступление хотя как бы и состоит из отдельных звеньев, но составляет единую цепь, почему этот прием и получил название правило «цепи».

Кроме перечисленных правил, следует отметить также важность использования так называемого «эффекта края», означающего, что самыми важными для восприятия являются начало и конец выступления, так как в силу психических особенностей человека лучше всего запоминается именно то, что происходит в конце и в начале.

1. 
   Аргументирование речи. Методы аргументирования.

Излагаемые выступающим тезисы должны быть хорошо аргументированы. В этом может помочь метод сильных аргументов (см. тему «Психологические аспекты проведения деловой беседы»).

Также используются риторические методы аргументирования.

1. Фундаментальный метод. Суть его — прямое обращение к аудитории, которую вы знакомите с фактами и сведениями, являющимися основой вашего доказательства.

Существенную роль здесь играют цифровые примеры и статистические данные. Они являются прекрасным фоном для поддержки ваших тезисов и положений. Ведь в отличие от словесных сведений, которые часто бывают спорными, цифры выглядят более убедительно, так как их источник, как правило, не является непосредственно заинтересованным и поэтому более объективен и привлекателен.

Представьте себе, например, что вам необходимо рассказать аудитории о Нюрнбергском процессе, где судили нацистских военных преступников. Насколько более аргументированным будет выступление, если вы приведете конкретные данные: «Процесс начался 20 ноября 1945 года, а закончился 1 октября 1946 года. За это время состоялось 218 судебных заседаний трибунала, заслушано 240 свидетелей, изучили почти 300 тысяч документов. Протоколы заняли 16000 страниц, документы всего процесса в целом составили 5 000 000 листов, весом 200 тонн».

Используя цифровые данные, необходимо знать меру, ибо нагромождение цифрового материала утомляет слушателей и не оказывает на них необходимого впечатления. Кроме того, небрежно обработанные статистические материалы могут ввести слушателей в заблуждение, а порою даже обмануть их.

Для того чтобы статистические данные были иллюстративными, они должны охватывать большое количество людей, событий, явлений и т. п.

2. Метод противоречия. По своей сущности этот метод является оборонительным. Он основан на выявлении противоречий в рассуждениях, а также аргументации собеседника и заострении внимания на них.

Пример. И. С. Тургенев описал спор между Рудневым и Пигасовым о том, существуют убеждения или не существуют:

— Прекрасно! — промолвил Рудин. — Стало быть, по-вашему, убеждений нет?

— Нет и не существует.

— Это ваше убеждение?

—Да.

— Как же вы говорите, что их нет. Вот вам уже одно, на первый случай. — Все в комнате улыбнулись и переглянулись.

3. Метод «извлечения выводов». Он основывается на точной аргументации, которая постепенно, шаг за шагом, посредством частичных выводов приведет вас к желаемому выводу. Особое внимание здесь необходимо обратить на логику рассуждений.

В своих рассуждениях перед аудиторией вы можете идти по одному из следующих путей:

а) от причины к следствию;

б) от следствия обратно к причине.

Другими словами, вы можете изложить, с чего все началось и каков результат или каким он ожидается в перспективе. Вы можете начать с того, что случилось. И лишь затем изложить то, с чего все началось.

Допустим, вам как депутату Совета необходимо убедить жителей района в строительстве новой школы и частичном ее финансировании. По первому варианту план выступления будет выглядеть примерно так.

Начало: «Я не собираюсь просить вас внести деньги только из гуманистических побуждений. Я верю, что вы видите корень проблемы. Я хочу просить вас о поддержке, потому что уровень образования, а, следовательно, уровень жизни затрагивает каждого персонально.

Я верю, что ваш вклад в систему образования нашего района даст нам в ближайшее время ощутимую прибыль».

Главная часть: (раскрывается методом «извлечения выводов») суть проблемы.

1. За последние три года население района увеличилось

на 32%.

2. Количество учеников в средней школе в следующем году возрастет на 21 %, то есть примерно 320 новых учеников придут в уже переполненную школу.

3. Родители будут искать возможности дать образование своим детям в другом месте. Это повлечет за собой решение ряда новых социальных проблем и, в конечном счете, скажется на снижение у части работающих родителей производительности труда. Как результат — доходы района пойдут вниз.

4. Другим отрицательным результатом сложившегося положения будет то, что лучшие учителя также отправятся на поиски лучших рабочих мест.

5. Подобная ситуация уже происходила в другом районе, в Колпино, двенадцать лет тому назад. Исправить положение им до сих пор не удалось.

Заключение. Вывод: по непонятным причинам наши дети получают плохое образование в скверных условиях. И все это происходит в нашем районе. Мы должны иметь новую среднюю школу.

Вы можете построить свою речь в обратном порядке (от следствия к причине). Она также будет эффективна.

1. По непонятным причинам наши дети получают плохое образование в скверных условиях. И все это происходит в нашем районе.

2. Давайте рассмотрим причины, почему это происходит:

а) за последние три года население района увеличилось на 32%;

б) количество старшеклассников в следующем году увеличится на 21%, то есть примерно на 320 новых школьников;

в) доходы района упадут, так как многие дети вынуждены будут учиться в другом месте;

г) лучшие учителя покинут перегруженную школу;

д) аналогичное уже имело место в Колпино.

4. Метод сравнения. Очень эффективен и имеет исключительное значение (особенно, когда сравнения подобраны удачно). Это придает речи оратора исключительную яркость и большую силу внушения. В известной мере, он фактически представляет собой особую форму метода «извлечение выводов». Это еще один способ сделать ваше утверждение более зримым и ощутимым. Тем более, если вы научились использовать некие аналогии сравнения с предметами и явлениями, хорошо известными слушателям: «Жизнь в Антарктиде можно сравнить лишь с пребыванием в холодильнике, где к тому же забыли выключить свет».

5. Метод «да... но». Этот метод лучше всего использовать, когда аудитория к теме разговора заведомо относится с некоторым предубеждением. В ней обязательно найдется несколько слушателей, у которых, выражаясь шахматным языком, будут хорошо подготовленные «домашние заготовки» (естественно, сложные и неудобные для вас). Поэтому соответственно «настройтесь» на них. Здесь должен быть применен аналитический подход к упомянутым «домашним заготовкам». Ведь любой процесс, явление или предмет имеют в своем проявлении как положительные, так и отрицательные моменты. Отсюда легко применить метод «да... но», который позволяет рассмотреть и другие стороны решения вопроса. Поэтому вы можете спокойно согласиться со слушателем, а потом наступает так называемое «но».

Пример: «Я тоже представляю себе все то, что вы перечислили, как преимущества. Но вы забыли упомянуть и о ряде недостатков...». И начинаете последовательно дополнять одностороннюю картину, предложенную собеседником, с новой точки зрения.

6. Метод «бумеранга». Он дает возможность использовать «оружие» собеседника против него самого. Этот метод не имеет силы доказательства, но оказывает исключительное воздействие на аудиторию, особенно, если его применить с изрядной долей остроумия.

Пример. В. В. Маяковский выступает перед жителями одного из районов г. Москвы по вопросу решения интернациональных проблем в Стране Советов. Вдруг кто-то из зала спрашивает: «Маяковский, Вы какой национальности? Вы родились в Багдаде, значит Вы грузин, да?» Маяковский видит, что перед ним пожилой рабочий, искренне желающий разобраться в проблеме и столь же искренне задающий вопрос. Поэтому отвечает по-доброму: «Да, среди грузин — я грузин, среди русских — я русский, среди американцев — я был бы американцем, среди немцев — я немец».

В это время два молодых человека, сидящих в первом ряду, сбоку, ехидно кричат: «А среди дураков?» Маяковский жестом руки показывая на кричащих, спокойно отвечает: «А среди дураков я в первый раз!».

7. Метод игнорирования. Как правило, данный метод наиболее часто используется в беседах, диспутах, спорах. Суть его заключается в том, что факт, изложенный собеседником, не может быть опровергнут вами, но зато его ценность и значение можно с успехом игнорировать. Вам кажется, что собеседник придает значение чему-то, что, по вашему мнению, не столь важно. Вы констатируете это и анализируете.

8. Метод выведения. Основывается на постепенном субъективном изменении существа дела.

Пример: «Богатство не имеет границ, когда в больших размерах идет за границу»; «Мелкая сошка лучше всех знает, кому достанется мясо. Но кто будет слушать мелкую сошку?»

9. Метод опроса. В настоящее время широкое распространение получили такие формы общения, как «круглый стол», «лекция-диалог» и «вечер вопросов и ответов». Именно в подобных формах общения следует использовать данный метод. Его суть состоит в том, что вопросы оратору задаются заранее. На базе их анализа лектор изучает позицию аудитории, ее направленность и готовит свой доклад или сообщение с учетом этого.

1. 
   Трудности, возникающие при выступлении и методы их преодоления

1. Выступающий потерял нить рассуждения

Если вы вдруг потеряете нить рассуждения или забудете какое-то слово, не паникуйте. Попытайтесь использовать специальные приемы для того, чтобы справиться с волнением и собраться с мыслями:

• можно дословно повторить последнюю фразу;

• если это не поможет, повторите ее другими словами с формулировкой: «Еще раз хочу подчеркнуть, что...»;

• обратитесь с риторическим вопросом к слушателям: «Какие же выводы можно сделать из сказанного?»;

• обратитесь к плакату, к слайдам и начните описывать их;

• подведите итог сказанному и закончите выступление («Итак...» или: «Это все, что я хотел сказать по данному вопросу»).

Не следует затягивать молчание и привлекать внимание к собственной неловкости («Извините, я забыл слово», «Из головы выскочило», «Что я хотел сказать?).

2. Что делать, если вы оговорились?

• незначительные оговорки можно не исправлять. Большинство слушателей вовсе не заметит их, продолжайте говорить дальше;

• серьезные оговорки исправляйте сразу же.

3. Вы пропустили какой-то важный вопрос. Что делать?

• если без этого вопроса можно обойтись, если вы и без него достигаете своей цели, не вставляйте его не к месту только потому, что вы провели соответствующую работу при его подготовке;

• если без него обойтись все же нельзя, не оставляйте его на самый конец («Да, вот что я еще хотел сказать»). Затянутое заключение очень сильно портит впечатление от выступления;

• можно вернуться к пропущенному вопросу по ходу изложения другого пункта («Вот что еще можно добавить», «Посмотрим на проблему с другой стороны», «Возвращаясь к проблеме...»);

• ни в коем случае не извиняйтесь за то, что вы что-то забыли. Этим вы только привлечете внимание к собственной неловкости и создадите впечатление неуверенности в себе.

4. Во время выступления отказал микрофон

• объявите перерыв (если можно), во время которого нужно вызвать электриков, чтобы они наладили технику;

• если выступление подходит к концу, подведите краткий итог и завершите выступление;

• если слушатели достаточно хорошо слышат вас и без микрофона, то вы можете продолжить выступление, начав говорить чуть громче.

5. Слушатели задают вопросы по ходу выступления

• исходите из того, что вопросы — это показатель заинтересованности слушателей, вы задели их за живое. Поэтому не одергивайте слушателей, не говорите, что своими вопросами они сбивают вас;

• если ответ на заданный вопрос достаточно прост и не нарушает логики повествования, то можно ответить на него по ходу;

• не вступайте в словесную перепалку по ходу выступления. Это снижает воздействие выступления (даже если вы победите!). Лучше ответы на все вопросы отнести на обсуждение после завершения выступления;

• если какой-то вопрос поставил вас в тупик и вы не знаете ответа на него, честно признайтесь в этом: «Вопрос интересный и важный, но, к сожалению, сейчас я не могу дать на него ответа. Это потребует более серьезной проработки».

6. Как справиться с трудными вопросами

• признать свое незнание и пообещать отыскать ответ;

• отложить его, чтобы заняться впоследствии им лично в течение большего времени;

• переадресовать его кому-то из слушателей (если он эксперт в этом вопросе);

• переадресовать его человеку, который его задал («А как вы сами считаете?»);

• предложить его для всеобщего обсуждения.