Деловые совещания: определение, типы

Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя; наиболее распространенная форма управления, позволяющая: - использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем; - организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями;
- оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей. Деловые совещания различаются:
- по масштабам привлечения участников: федеральные, республиканские, отраслевые, региональные, городские, районные, внутренние;
- по месту проведения: местные, выездные; по периодичности проведения: регулярные, постоянно действующие; - по количеству участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (25-30 человек); - по стабильности состава участников.

Подготовка совещания

Подготовка к проведению делового совещания

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определе­ние тематики, формирование повестки дня, определение задач собра­ния и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководите­ля, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, пита­ния, проезда участников к месту заседания.После того как принято решение о проведении совещания, наме­чается состав участников. Приглашается достаточное число, но толь­ко тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинте­ресованности — не единственный критерий при отборе участников со­вещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служеб­ных прав.Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать дискутантов. Причем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их при­верженцев. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое едино­мыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых кол­лективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца пере­ключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени — т. е. времени, необходимо­го не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу — начало и конец совеща­ния нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

 

 

Выбор цели совещания

Цели можно разделить на два больших блока — конструктивные и декструктивные. Конструктивные цели служат развитию организации. Это значит, что на совещании руководитель решает какую-то задачу, отсутствие решения которой тормозит развитие организации. Деструктивные цели. Это цели, которые мешают продвижению организации вперед. Некоторым участникам совещания могут быть выгодна реализация таких целей на совещании.Виды деструктивных целей.
1. Прояснение личных отношений; кому-то из участников коллектива важно понять, кто является правым в этом вопросе. На решение этого вопроса можно потратить достаточно много времени.
2. Удовлетворение личных амбиций; кто-то хочет показать, насколько его личная работа важна для всего коллектива/организации.
3. Решение личных проблем (вместо проблем команды); у кого-то из участников болит голова, и он может сделать все что угодно, чтобы решить этот вопрос, кто-то очень устал и ему хочется отвлечься. Скорее всего, они приложат много усилий для того, чтобы отдохнуть и найти решение для своих проблем. Но как это продвинет организацию в достижении этих целей?
4. Проведение совещания "для галочки" (неясность целей). Если руководитель и инициатор совещания не заинтересован в том, чтобы проблема была решена, лучше совещание не проводить. Иначе руководитель безрезультатно потратит свое время и время своих подчиненных.4.4. Формальный процесс, на основе которого построено совещание
1. Доклад (выступление, презентация); Эта форма знакома практически всем. Кто-то из участников делится важной информацией, либо подробно рассказывает о результатах своей работы.2. Дискуссия либо диалог, в рамках которого/которой предлагается и обсуждается весь спектр возможных решений/сценариев развития, возможностей и мнений. Целью дискуссии/диалога не является принятие единственно верного решения, ознакомление всех участников со всеми вариантами, возможностями, сценариями и мнениями.3. Дебаты — процесс выбора из нескольких альтернативных вариантов единственного.
4. Анализ — анализ предоставленной информации либо проблемы. Может проводиться с использованием различных техник (мозговой штурм, дерево решений, диаграмма Ишикавы и др.)5. Обратная связь (оценка результатов деятельности).
4.5. Тип коммуникаций между участниками совещания1. Эффективный. Это тот тип коммуникации, который позволяет команде в слаженном режиме работать над решением общей задачи.
2. Ролевой. Этот тип коммуникации характерен тем, что все заявления делаются с позиции функциональных специалистов, к примеру, начальник транспортного цеха говорит и готовит доклады только о своей зоне компетенции.
3. С соблюдением субординации соответственно занимаемым участниками совещания должностям, при этом не умаляется уважение/внимание к другим участникам совещания и их мнению.
4. Прерванный — с переходом обсуждения на смежные темы, не касающиеся только вопросов повестки дня совещания.
5. Экспрессивный — это тот тип коммуникации, который ведет к активному и бурному обсуждению, но не продвигает группу участников совещания к решению проблемы/задачи.
Экспрессивный тип коммуникации основывается на эмоциональных реакциях участников совещания, что-то может очень сильно захватить руководителя, либо руководитель или кто-либо из участников желает достичь каких-то своих целей, которые носят деструктивный характер. Следующие проявления свидетельствуют о том, что коммуникации можно отнести к экспрессивному типу: высказывается оценка высказываний других участников совещания (они характеризуются как правильные либо неправильные); допускаются критические замечания в адрес конкретных участников совещания, резкая оценка отдельных участников вплоть до оскорблений.Руководителю/ведущему совещание следует следить, чтобы подчиненные не переходили на экспрессивный тип коммуникации.