Кто есть кто на ваших совещаниях?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«______________________________» Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«___________________» Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«_____________________________» Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

«___________________» Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.

«___________________» Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.

«________________________» Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

«_________________________» Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

«________________________________» Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

«________________________________» Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

Как контролировать дискуссию?

а) для сохранения единства участников совещания:

· не принимать чью-то сторону _____________________________________;

· не высказывать ___________________________________;

· поддерживать новых работников, молодых специалистов и _____________________________________;

б) для активизации участников совещания:

· иметь оптимальную _______________________________________;

· создать условия для ______________________________;

· не использовать самому и не позволять другим оперировать _______________________________________;

· не давать участникам совещания возможности _________________________________;

· не оставлять без внимания даже ________________________________;

в) для активизации обсуждения предложений:

· ________________________;

· высказывать одобрение тем участникам совещания, кто ___________________________________________;

· побуждать возникновение ________________________________;

· не допускать резких выпадов в _______________________;

· чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее ______________________________________;

· оказывайте всестороннюю поддержку ____________________________________________;

· будьте готовы к отрицательному ___________________________________________;

· не подавляйте мнение меньшинства, возможно, ____________________________.

Метод мозгового штурма

Мозговой штурм/мозговая атака (англ. brainstorming) — оперативный метод для:

1. решения проблемы на ________________________________________________________ ______________________________________________________;

2. _______________________________________ сотрудников на достижение общей цели;

3. ________________________________________, развития корпоративных коммуникаций и формирования «командного духа» и ________________________________________.

Является методом экспертного оценивания и одной из наиболее эффективных форм групповых дискуссий. Различают ___________________________________________ мозговые атаки.

В мозговом штурме участвует коллектив из нескольких специалистов и ведущий. Перед самим сеансом мозгового штурма ведущий производит __________________________________, подлежащей решению. В ходе мозгового штурма _________________________________________, направленные на решение поставленной задачи, причём как логичные, так и абсурдные.

Исследования выявили тот факт, что количество и качество выдвигаемых альтернатив существенно возрастают, когда начальная генерация идей четко отделена от их оценивания и окончательной формулировки.

Если в мозговом штурме принимают участие люди различных чинов или рангов, то рекомендуется заслушивать идеи в порядке возрастания ранжира, что позволяет _________________ ________________________________ «соглашения с начальством».

Изобретателем метода мозгового штурма считается консультант в области рекламы Алекс Осборн, сотрудник рекламного агентства BBD&O (1953 г.).

Этапы и правила мозгового штурма (отличаются организацией и правилами их проведения):

1. ____________________________________. Предварительный этап:

- _______________________________________________

-________________________________________

-________________________________________________________________________________________ __________________________________

2. _________________________ (Фаза «___________») Основной этап, от которого во многом зависит успех всего мозгового штурма. Правила для этого этапа:

- _____________________________________________________

- ____________________________________________________________

- __________________________________________

-______________________________

-____________________________

-_______________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________

- ________________________________________________________________

-__________________________________________________________

…только те, кто предпринимает абсурдные попытки, смогут достичь невозможного… А.Эйнштейн

3. Группировка, отбор и оценка идей. (Фаза «реалиста») Этот этап позволяет выделить наиболее ценные идеи и дать окончательный результат мозгового штурма:

-______________________________________________________________________

-_______________________________________________________________________________________ _____________________________________

-_____________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________

-_______________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________

-________________________________________________________________________________

Успех мозгового штурма сильно зависит от _______________________________________________ ____________________, поэтому роль ведущего в мозговом штурме очень важна. Именно он может «вывести из тупика» и вдохнуть свежие силы в процесс.

В роли рядового участника

Не стоит приходить на совещания и собрания только для того, чтобы отбыть положенное время. Используйте свое время с пользой для дела.

ð ________________. Продумайте свою роль заранее. Подготовьте необходимые документы, найдите дополнительную информацию, ознакомьтесь со списком приглашенных.

ð __________________________________________: В чем состоит цель этого совещания?

ð __________________________?________________________________________?

ð ______________________________ – даже если Вас интересует единственный пункт повестки дня, всегда есть шанс узнать что-то важное. К тому же Вы можете оказаться причастным при обсуждении вопросов, прямо Вас не касающихся.

ð _________________________________. Если Вы выступаете с критикой чего-либо, необходимо сразу же предложить свое решение данного вопроса.

ð __________________________: Ведите подробные записи Ваших действий и заданий с тем, чтобы Вы могли потом четко спланировать свои задачи и отчитаться по их выполнению.

ð Выполняйте ________________________. Строго придерживайтесь сроков выполнения.

ð __________________________________. Доложите ответственному секретарю, председательствующему или другому заинтересованному лицу о Ваших действиях. Предупредите заранее, если Вы не успеваете к сроку.

Заметки к совещанию

__________совещания:

__________:

_________________________________ совещания:

-

-

________________:

_________________: - -

___________________:

________________:

Подведение итогов совещания или …когда совещание закончилось…

Эффективный менеджмент невозможен ______________________________________________________ ________________________. Для оценки продуктивности совещания целесообразно подготовить следующую форму:

_______________:	________:	_______________:	______________________, комментарий:
______________________, дополнения:

ð «________________________» - ясные и недвусмысленные пункты, в точности соответствующие принятым на совещании решениям.

ð «________________» - точно обозначенное время исполнения каждого пункта повестки.

ð «_________________________» - конкретное лицо, на которое возложено исполнение того или иного пункта повестки. Назначается только из числа присутствующих на совещании.

ð «____________________________________________________________» - записывайте любую информации, которая может потребоваться по окончании совещания; необходимость дополнительных встреч; целесообразность рассылки резюме совещания отсутствующим.

ð «________________________________, комментарий» - графа для контроля (самоконтроля).

 

· ___________________________? Не теряйте времени – сверьтесь с записями и приступите к самому неотложному. Т.е. подготовка итогового протокола-резюме совещания – это краткая и точная запись намеченного к исполнению:

1. Распишите ________________________________________. Планировать выполнение заданий, полученных на совещании, лучше всего сразу по его окончании, пока события свежи в памяти.
2. Разделайтесь ____________________________. Лучше всего сделать это как можно быстрее.
3. Сделайте ___________________________. Передайте атмосферу совещания тем, кто на нем не присутствовал.
4. Подумайте _____________________________. То, что кажется Вам простым делом, может быть трудновыполнимым для других. Предоставьте им как можно больше времени – они будут Вам благодарны и с удовольствием помогут в дальнейшем.
5. Итак, было ли совещание _____________________? Достигнуты ли поставленные цели? Если нет, то почему? И что Вы собираетесь сделать в связи с этим?
6. Разошлите ______________________________ совещания всем заинтересованным лицам.
7. Подшейте _______________________ (вместе с документами для подготовки следующего совещания).

Проведение презентаций

Презентации не должны превращаться в тяжкое испытание для присутствующих. Рекомендации, чтобы сделать их более живыми и эффективными:

ð ____________ проведения презентации. Обозначьте главную идею презентации – что Вы хотите продемонстрировать аудитории, нужно ли ей это.

ð _______________. Жизненно важно _________________________. Вы можете демонстрировать одни и те же материалы разным людям по-разному.

ð ______________________. Вы должны овладеть вниманием аудитории с самого начала презентации. Отработайте вступительную фразу – объясните, о чем пойдет речь далее.

ð __________________________. Какой бы ни была Ваша презентация, считайте, что Вам повезло. Если присутствующие запомнят три основные идеи. Больше и не надо.

ð _________________________ – а также карты, графики, и прочее, что окажется наиболее эффективны, - не нужно усложнять.

ð ___________________________________________. Задавайте им вопросы, просите помочь Вам.

ð ______________ – _________________, но не за счет присутствующих. Ваше чувство юмора сделает презентацию легкой и запоминающейся.

ð ____________________________________. Ваше заключительное слово должно быть сильным и запоминающимся. Подведите итоги, повторите три основные идеи презентации. Поблагодарите аудиторию за внимание и участие.

Иллюстративные материалы.

Даже самая лучшая презентация может быть испорчена, если для ее проведения используется плохое оборудование и примитивные наглядные пособия. Во время презентации все ваше внимание должно быть отдано присутствующим, а не борьбе с проектором слайдов.

ð _________________. Выделите достаточно времени на подготовку материалов презентации и возможное внесениекорректив. Осмотрите помещение, в котором будет проходить Ваша презентация.

ð Подберите _____________________________________. Какое бы оборудование Вы ни выбрали, Вы должны уверенно обращаться с ним – Ваше умение придаст дополнительную весомость презентации.

ð Рассчитывайте _______________________. Необходимо предусматривать отказ оборудования – сможет ли Ваш слайд–проектор работать на автономном питании в случае, если отключат электроэнергию?

ð Чем больше, тем _____________. Каждое слово или символ на слайде должнобыть отчетливо видно с заднего ряда. Не нужно делать слайды, содержащие более двух десятков слов.

ð ___________. Рационально используемый цвет может улучшить материалы презентации, однако не следует им злоупотреблять.

ð Чем меньше, тем _______________. Презентация может быть достаточно успешной даже при минимальных внешних эффектах, простом оборудование и небольшим количеством слайдов и прочих наглядных пособий.

ð __________________________________. В большинстве случаев целесообразно раздать присутствующим копии презентационных и дополнительных материалов – это нужно сделать по окончании презентации, а не перед ее началом.