Стандартные фразы деловой переписки

Извещения:

Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы...

Доводим до Вашего сведения, что...

Сообщаем, что, к сожалению, не можем...

Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма):

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказчика...

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа:

Завод «Заря» не возражает...

Совместное украинско-английское предприятие «Формат» предлагает...

Кооператив «Арарат» гарантирует...

От третьего лица множественного числа:

Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят...

От первого лица множественного числа:

Просим...

Подтверждаем...

Сообщаем...

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа:

Довожу до Вашего сведения...

Прошу...

Ставлю Вас в известность...

От первого лица множественного числа:

Одобряем...

Мы получили Вашу телеграмму...

Поздравляем...

Поддерживаем...

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры...

Прошу сообщить данные о производительности...

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин...

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...

Подтверждаем получение спецификаций на...

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования...

Предложение

Мы можем предложить Вам …..

Предлагаем Вам приобрести...

Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта...

Просим принять участие в обсуждении проблемы...

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить...

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму...нами не может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...

Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает...

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам товары... в силу следующих причин:...

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести...

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ...

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

КАК НЕ НАДО ПИСАТЬ

 

Пишет руководитель небольшой фирмы, поставляющей сырье одному из крупнейших производителей товаров народного потребления: «За время длительного сотрудничества наши отношения «поставщик-покупатель» переросли в гораздо более доверительные и дружеские партнерские отношения. И все это время наша компания показывала себя как достойный стратегический партнер. В то же время мы хотели бы получить ответ на вопрос: являемся ли мы сегодня для Вас действительно стратегическим партнером? Этот вопрос мы задаем Вам в связи с тем, что интерес к нам с Вашей стороны проявляется только в сезонные месяцы, а зимой полностью угасает. Учитывая наши длительные сложившиеся отношения, мы формируем определенные планы продаж в целях обеспечения бесперебойности поставок на Ваше предприятие, постоянно держим на складе необходимое количество продукции и, не получая от Вас никаких заказов, вследствие непрерывности производства несем существенные убытки в результате замораживания оборотных средств товарных заказов. В подобной ситуации мы не можем планировать производство и сбыт, нарушается сложившийся алгоритм работы нашей компании, и это не позволяет четко и своевременно выполнять заявки наших партнеров. В связи с этим просим Вас описать стратегические цели Вашей компании по отношению к нам для лучшего понимания потребности Вашей компании». («Избранные места из деловой переписки», интервью с консультантом Агентства кадрового менеджмента и рекрутинга Ириной Мурниной, «Секрет фирмы», 2003 г., №2)

Одна уважаемая организация пишет в торговое представительство посольства западной страны: «Мы выражаем свою благодарность и в соответствии с телефонной договоренностью просим оказать помощь и поддержку по следующей деловой позиции. Мы объединяем группу заводов по производству товара (наименование), и на данный момент для нас очень важно иметь мировые цены на ряд продуктов (перечисление). Будем признательны Вам, если Вы подскажете нам пути получения цен с биржи города N. Готовы получать это удобным для Вас способом: по факсу, периодические издания, подписка и т. д. Будем рады рассмотреть Ваши встречные идеи и предложения". («Избранные места из деловой переписки», интервью с консультантом Агентства кадрового менеджмента и рекрутинга Ириной Мурниной, «Секрет фирмы», 2003 г., №2)

УСТАРЕВШИЙ СТИЛЬ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ:

«Прошу Вас верить, что мои обещания всегда будут сопровождаться добрыми действиями и, когда Вы окажете мне честь своим расположением, я сумею всегда верно и достойно служить Вам». Из письма Армана Дю Плесси герцога Де Ришелье маршалу Д’Анкру, 1614 г.(«Кардинал Ришелье», П.П. Черкасов, Москва, «Международные отношения», 1990 г., стр. 63)

«Я позволил себе упрекнуть его в лености, он же возразил мне, что каков есть, таким и останется. Я заметил тогда, что во внимание к оказанным ему милостям, г-ну Леграну не следовало бы говорить со мной таким тоном, он же отвечал, что не нуждается в моих благодеяниях и прекрасно обойдётся без них». Из письма французского короля Людовика XIII кардиналу Ришелье, 1630 г.(«Ришелье, Оливер Кромвель, Наполеон I, князь Бисмарк», «Жизнь замечательных людей», Москва, Изд-во «Республика», 1994 г., стр. 20)

«Мы в Нидерландах, в городе Амстердаме, благодатию Божиею и вашими молитвами, при добром состоянии живы, последуя слову Божию, бывшему к праотцу Адаму, трудимся, что чиним не от нужды, но доброго ради приобретения морского пути, дабы, искусясь совершенно, могли возратяся против врагов имени Иисуса Христа победителями, а христиан тамо будущих, свободителями благодатию его быть». Из письма Петра I к патриарху Андриану. Сентябрь 1697 г. («Изречения Петра Великого» - СПб: «Анима», 2003 г., стр. 41-42)

«Танцы и верховая езда не прибавляют достоинств купцу, чьи письма должны быть прочитаны и, следовательно, написаны должным образом. Я же неизменно нахожу, что Ваши заглавные буквы по-прежнему выглядят просто чудовищно». Из письма Генриха Шопенгауэра своему сыну Артуру, 1804 г. («Мир как воля и представление», Артур Шопенгауэр, т.2, гл. 31 «О гении»)

«Пожарский не мог защитить матери русских городов: он изгнал из неё врага, слабейшего стократ того, который бежит теперь от лица Вашего. Судьба сравнила Вас с сим великим мужем: оба вы в памяти благодарного потомства останетесь избавителями Отечества. Пала Москва, но, опершись на Вас, устояла Россия». Из письма Дмитрия Прокофьевича Трощинского Михаилу Илларионовичу Кутузову, декабрь 1812 г. («Кутузов», О.Н. Михайлов, Москва, ИТРК, 2003 г., стр. 618)

«Милая деточка, целую вечность не имел от тебя писем… Что делаешь и как проводишь дни?...и что твоё общество? Мне тоже хотелось бы знать, как ты сводишь концы с концами в своём хозяйстве; успеваешь ли что-нибудь читать? Есть ли у тебя новые книги? Есть ли такие, что финансы не позволяют купить?..» Из письма графа Петра Александровича Гейдена дочери, 1904 г. («Рыцарь российского либерализма», В.М.Шевырин, Москва, Изд-во «Премьер Пресс», 2007 г., стр. 32)

«А потому остаётся одно незыблемое указание – закон, - безусловно и во всём для всех обязательный, и я постоянно им руководствовался, вполне сознавая справедливость мудрых слов императора Петра Великого, начертанных на зерцале, что «всуе законы писать, коли оные не исполнять». Вот, что я имею сказать не в оправдание, а в объяснение моих действий, которые были и будут всегда строго законны. Смею рассчитывать, что моё объяснение будет повергнуто на Высочайшее усмотрение. Прошу Ваше Высокопревосходительство принять уверение моего уважения и преданности. Граф Пётр Гейден». Из письма графа Петра Александровича Гейдена министру внутренних дел Российской империи В.К.Плеве, 1902 г. («Рыцарь российского либерализма», В.М.Шевырин, Москва, Изд-во «Премьер Пресс», 2007 г., стр. 96)

«Голубушка моя, Катерина Александровна! Весьма перед тобою виноват. Бросил тебя, бедную, одну в такое время. Должен тебе всё рассказать. Ты меня поймёшь и, можно надеяться, согласишься. Ни в какие живоцерковцы я, конечно, не пошёл и идти не думал, и Боже меня от этого упаси. Теперь читай внимательно. Мы скоро заживём иначе. Помнишь, я тебе говорил про свечной заводик. Будет он у нас, и ещё кое-что, может быть, будет. И не придётся тебе самой уже обеды варить да еще столовников держать. В Самару поедем и наймём прислугу…. Ты, Катенька, не подумай, что я вор какой-нибудь. Эти брильянты она завещала мне и велела их стеречь от Ипполита Матвеевича, её давнишнего мучителя. Вот почему я тебя, бедную, бросил так неожиданно. Ты уж меня не виновать». Из письма отца Фёдора, писанного им в Харькове, на вокзале, своей жене в уездный город N.(«12 стульев», И.Ильф и Е.Петров. Авторская редакция. Москва, «Текст», 2006 г., стр. 195)

«Примите, Ваше Величество, мои сердечные пожелания на Новый год и пожелания успехов испытанным в боях армии и военно-морскому флоту Великобритании. Единство взглядов правительств наших стран, которое особенно укрепилось в бытность министра иностранных дел Великобритании в Москве, по важнейшим вопросам борьбы с нашим общим врагом – германской агрессией – является залогом разгрома врага и дальнейших совместных действий после победы в интересах наших и всех других свободолюбивых народов». Телеграмма Председателя президиума Верховного Совета СССР Михаила Калинина королю Великобритании, 4 января 1942 г.(«Советско-английские отношения во время Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», Москва, Изд-во политической литературы, 1983 г., т.1, стр. 200)