Регистрация и подшивка документов

Главная цель подшивки документов – возможность в дальнейшем без лишних усилий найти _______________________, однако известно, что едва ли 10% подшитых бумаг когда-либо оказываются __________________________. Некоторые документы приходится сохранять по причинам юридического характера. Как бы там ни было, основное правило – не тратить время и усилия на создание лишних архивов, занимающих, к тому же полезное пространство. Чем больше документов Вы соберете, _______________________________________________.

ð ____________________________. Руководствуйтесь советами из раздела Организация работы с входящими документами. Если ценность документа сомнительна – не подшивайте его.

ð ____________________________________________________. Прежде чем подшивать входящие, дайте им отлежаться в лотке ил папке для документов, ожидающих принятия решения. Часто бывает так что время само решит, насколько необходима та или иная бумага, после чего ее часто можно отправить в мусорную корзину со спокойной совестью.

ð ___________________________________________. Просматривайте время от времени содержимое папок и лотков с документами и избавляйтесь от ненужных и устаревших бумаг.

ð _____________________________________ Заведите папку для файлов или скоросшиватель с отдельными секциями для каждого месяца. Размещайте документы в соответствующих секциях в зависимости от даты исполнения. По окончании месяца перекладывайте файл с документами истекшего месяца конец папки или скоросшивателя, а текущего месяца – в начало скоросшивателя. Можно подготовить также отдельные папки для хранения материалов, относящихся к оперативным совещаниям или другим подобным мероприятиям.

ð __________________________________. Совершенно необязательно подшивать документы в алфавитном порядке - создайте свою собственную эффективную систему хранения документов. Попробуйте использовать различные варианты и выберите наиболее подходящий, не забывая о том, чтобы и Ваши коллеги смогли разобраться в ней при необходимости и для этого поместите оглавление в начале.

ð ______________________________________________________________ 90% Ваших папок останутся практически невостребованными. Нет никакого смысла в том, чтобы держать самые нужные документы в глубине шкафа только потому, что Вы располагаете папки по алфавиту, - выделите для них отдельное, легко доступное место.

ПРЕЖДЕ, ЧЕМ ВЫ ОТПРАВИТЕСЬ ДОМОЙ…

ð Проверьте список «___________________________». Вычеркните все, что Вы уже выполнили, добавьте новые пункты.

ð Проверьте в ежедневнике записи __________________ (или до __________________________) Убедитесь в том, что все подготовлено к следующим рабочим дням.

ð Соберите все, _______________________________________ – все, что необходимо прочитать вечером или в поездке: документы, материалы презентации, образцы и т.п. – все, что вам понадобиться до возвращения в офис.

ð Убедитесь в том, что при необходимости _________________. Оставьте номера контактных телефонов тем, кому может понадобиться связаться с Вами во время Вашего отсутствия.

ð Заприте стол. Отключите компьютер, включите автоответчик, заприте ящики стола и шкафы с документами. Если в Вашей организации соблюдается «______________________________», уберите все со стола перед уходом.

ð Соберите Ваши личные вещи – ключи, ежедневник, ноутбук, мобильный телефон и т.п.

Структура корпоративных коммуникаций.

Þ Структура корпоративных коммуникаций зависит, прежде всего, от организационной ________________________________________ корпорации или компании.

Þ Структура Ваших личных корпоративных коммуникаций зависит от места, которое Вы _____________________________________________.

Организационная __________________ – это: · Символы, церемонии и мифы, которые сообщают членам организации важные представления о ее ценностях и убеждениях… У.Оучи · …это не то что организация имеет, а то чем она связывается… Н.О’Доннел - Тружиллио · …это то как мы здесь работаем… А.Фурихам,Б.Гюнтер Организационная ________________________ – это логическое соотношение уровней управления и функциональных областей, организованных таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей организации… Грошев И.В. Организационная культура: Учеб. пособие для студентов – М.: Юнити -2004

 

До Исхода: лидер – Моисей, Одежда – Моисей, Образование– Моисей, Жалобы – Моисей, Охрана – Моисей и т.д.

После Исхода: лидер – Моисей, Помощник руководителя – Аарон, Менеджер по персоналу – Соломон, Подготовка кадров – Иосиф, и т.д.

Внутренние коммуникации:

- ______________________;

- ________________________.

Внешние коммуникации:

- С _________________;

- С __________________;

- С _______________________________________.

Отношения с начальником

Ваш начальник – не враг Вам: даже если вы не ладите, в Ваших же интересах ______________. Если у него все в порядке, то и Ваша жизнь _______________________.

Если Вы будете способствовать преуспеванию своего начальника, то скорее всего и сами получите все, что хотите от Вашей работы, - даже если это просто мечта о переходе на другую работу.

ð ___________________________ Ваш босс: Как на работе, так и личные? Они могут значительно отличаться от Ваших – Вы нацелены на то, чтобы Ваши клиенты остались довольны, а главная цель Вашего начальника – выглядеть презентабельно. Примите это как есть.

ð _____________________. Чем Вы лично можете помочь своему боссу? Подумайте о том, могут ли Ваши достижения быть представлены как успех Вашего начальства.

ð _______________________ Вашего босса. Вписываетесь ли Вы в эту картинку? Если Ваш начальник автократ, Вам вряд ли удастся проповедовать исключительно демократический подход к методам руководства.

ð _______________________________ Вашего босса? Не следует чрезмерно эксплуатировать их, нужно просто пытаться делать самому то, что ему не удается.

ð Возьмите на себя ________________. Предложите помочь начальнику выполнить часть его работы – выберите ту, которая Вам по душе.

ð Обращаясь к боссу с проблемой, предлагайте ______________________________, а не только ставьте вопросы.

ð Распределите обязанности. Вы должны иметь возможность корректировки планов своего начальника, отфильтровывая то, что не нравиться ему (придется это взять на себя), тем самым предупреждая возможные неприятности.

ð Может ли Ваш босс помочь Вам __________________________________? Если Вам удалось зарекомендовать себя в качестве полезного и умелого сотрудника, Вы можете попытаться инициировать разговор о том, какие цели преследуете Вы – приобретение опыта, новые возможности профессионального роста, новые интересные задания, - не забывая представить Ваши предложения как средство облегчить и ношу своего начальника.

 

 

ТРУДНЫЕ ОТНОШЕНИЯ С БОССОМ

Что может быть хуже придирчивого начальника? Если отношения не складываются, лучший выход – сменить работу. Однако столь кардинальный шаг потребует усилий и времени - к тому же стоит попытаться найти компромисс.

ð ____________________________________. Делайте заметки о всех инцидентах с начальством. Установите, есть ли похожие или повторяющиеся ситуации. Возможно существуют какие-то особые обстоятельства, вызывающие гнев Вашего босса.

ð _____________________________________________________? Иметь дело с прогнозируемой реакцией начальника гораздо проще, чем если бы его поведение было непредсказуемым.

ð Посмотрите, как Ваш босс _____________________________________. Есть ли в коллективе кто-нибудь, у кого никогда не бывает проблем в общении с вашим общимначальником? Если таковой имеется, что он делает не так, как Вы? Поговорите с ним.

ð __________________________. Если постоянно возникают споры и разногласия относительно того, что Вы сделали или не сделали, составляйте памятные записки о полученных Вами заданиях и инструкциях. Копия – боссу.

ð ________________________________. Докладывайте своему боссу обо всем, что Вы сделали, делаете или планируете сделать. Обсуждайте с ним все Ваши шаги до тех пор, пока не будете иметь ясного представления о том, что ему следует знать, а что не следует.

ð Попробуйте пойти _____________________________. Если все остальные средства исчерпаны, скажите своему боссу все, что Вы думаете о его несправедливом отношении к Вам. Будьте очень точны и приведите примеры. Возможно, он будет очень удивлен и – кто знает? – изменится к лучшему. Но не надейтесь услышать извинения.

ð __________________________________________________? Если так, Вам уже ничто не поможет. Ищите другую работу – жизнь и так слишком коротка.

Отношения с подчиненными

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ Помните, что постановка любой задачи преследует достижение нескольких целей: - Ваши задачи должны соответствовать _________________________________;

- Они должны решать Ваши ____________________________________________;

- Они должны стимулировать ___________________________________ каждого, кто участвует в их решении и приносить ему чувство ______________________.

Помимо того, Вы ответственны за то, чтобы любой сотрудник обладал ________________________ для решения поставленных перед ним задач. Возможно, в Вашей организации существует действующая процедура постановки задач персоналу. Если таковой нет, либо она слишком громоздка, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

ð ____________________. Ставя перед собой и своим коллективом задачи, необходимо учитывать объективные возможности – наличие достаточных средств, возможное вмешательство различных факторов, способных препятствовать достижению поставленных целей.

ð __________________ Ваших подчиненных. Предложите Вашим подчиненным изложить на бумаге их собственные планы.

ð Согласуйте удобную для всех ________________________________ для обсуждения планов.

ð Обсудите планы и договоритесь о ___________________________.

ð Проверьте Ваш план на соответствие критериям Х О Р О Ш, т.е. поставленные задачи должны быть:

- Х ___________ – точно и ясно поставленные, исключающие возможность двусмысленного толкования,

- О _________________________ – точная возможность оценки результата,

- Р ___________________ – амбициозные, но реальные.

- О __________________ к главным целям – общим и индивидуальным,

- __ Ш _______ – четкие даты исполнения и конкретные промежуточные цели на каждую дату.

ð Согласуйте ______________________ поставленных задач.

ð Расставьте ________________ для задач компании в целом и ___________________________ в отдельности.

	ФАКТОРЫ, определяющие ПРИОРИТЕТ (1…5, 1…10)
ЗАДАЧИ						ИТОГО

ФАКТОРЫ, определяющие ПРИОРИТЕТ:

- _

- _

- _

- _

- _.

ð Убедитесь в том, что каждый сотрудник ___________________________________________, которые он тем самым берет на себя.