Выступление на деловом совещании

Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Успех совещания во многом зависит от подготовки и организаторских способностей руководителя. Именно руководителем принимается решение о проведении совещания, составляется повестка дня, прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект решения. Хорошо подготовленное и организованное совещание не должно превышать 30-45 минут. Совещания, длящиеся 1,5-2 часа и дольше, малопродуктивны. Причины низкой эффективности проведения совещаний:

· недостаточная их подготовленность;

· невыполнение регламента: отступление от темы (разговоры ни о чем, демагогические выступления), неумение уложиться во временные рамки.

· нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи.

Структура совещания 1. Вступительное слово ведущего. 2. Выступления по повестке дня. 3. Обсуждение вопросов. 4. Принятие решения. 5. Заключительное слово ведущего.

 

Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня, устанавливается регламент и правила работы.

Вы руководите совещанием

Если вы руководите деловым совещанием, то вы обязаны:

1. Начать его вовремя и завершить точно в назначенное время;

2. Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

3. Сообщить о регламенте;

4. Назначить ответственного за регламент и протокол;

5. Позаботиться о том, чтобы протокол (на бумажном или электронном носителе, по электронной почте) или выписки из него получили все участники совещания.

Именно от вас в большей мере зависит создание атмосферы сотрудничества и конструктивное решение всех производственных вопросов. Поэтому жестко ведите совещание по пути к намеченным целям, предупреждайте о «снятии» выступлений не по существу вопроса, требуйте конструктивности критики. Ваша функция – следить за регламентом и не допускать затягивания выступлений. Напротив, поощряйте тех, кто проводит содержательный анализ и вносит реальные предложения. Регулируйте ход обсуждения с помощью вопросов:

· У вас все по этому вопросу?

· Вы еще что-то хотите добавить?

· Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?

· Кто еще хочет высказаться по данному вопросу?

Активизируйте внимание участников совещания, а подводя итоги совещания, обобщите все сказанное, сформулируйте выводы, определите задачи на будущее.

 

Выступление участников совещания

Выступления участников, как и выступление ведущего, как правило, состоят из двух частей: в первой дается констатирующая информация (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее, аспекты конкретных действий, призывы и т.д.). Общими требованиями к речи выступающих являются требования точности, убедительности, краткости, ясности и доступности.

Важно, чтобы в ходе совещания по обсуждаемому вопросу высказалось как можно больше участников, т.к. именно наиболее молчаливый и скромный человек, возможно, предложит оптимальное решение проблемы. Поэтому руководитель стимулирует активность сотрудников.

 

Участник совещания должен уметь:

· свертывать и развертывать информацию: резюмировать, излагать в виде тезисов, подводить итоги;

· находить слова, которые точно и однозначно передают мысль;

· ориентироваться в ситуации общения и при необходимости перестраивать фразы по ходу высказывания;

· переводить информацию с языка цифр и условных обозначений на словесный уровень.

Выступление на собрании

Собрание чаще всего проводится тогда, когда надо организовать действие. Руководитель в таком случае произносит организационные речи, т.е. речи, цель которых – организовать совместную деятельность. Такая речь сочетает в себе некоторые черты агитационной, т.к. организовать выполнение работы можно тогда, когда исполнители будут осознавать необходимость личного участия в деятельности, и информирующей, поскольку каждый член коллектива должен знать, что именно и как следует выполнять всем и конкретно ему. Организационная речь несёт информацию о целях, структуре, способах, средствах и конечном результате деятельности, распределении обязанностей и сроках исполнения. Структура организационной речи может быть следующей.

Структура организационной речи 1. Информация о целях, общем содержании и ожидаемых результатах организуемой деятельности. 2. Мотивация коллектива (почему следует осуществить эту деятельность?), призыв к единству в осуществлении деятельности. 3. Предложение состава участников. 4. Информация об этапах и структуре деятельности, конкретных мероприятиях. 5. Распределение поручений и назначение ответственных. 6. Определение сроков исполнения поручений. 7. Ответы на вопросы исполнителей. 8. Благодарность участникам за готовность участвовать в деятельности.

 

Руководитель, организатор деятельности, произнося речь, решает следующие задачи:

1) обеспечивает полноту, достоверность, надёжность передаваемой информации;

2) предъявляет исполнителям чёткие требования;

3) мотивирует коллектив, пробуждает интерес к работе;

4) заботится об «обратной связи», т.е. о том, чтобы коллектив выражал собственное мнение относительно организации деятельности;

5) поддерживает чувство достоинства у исполнителей, веру в силу единства команды;

6) сосредоточивает внимание исполнителей на решении задачи.

 

Чтобы преуспеть в произнесении организационной речи, вы должны уметь:

1) открыто демонстрировать свои намерения, связанные с организацией коллектива на работу;

2) проявлять доброжелательность в общении;

3) распределять обязанности, использовать все умения и навыки подчинённых, стимулировать их саморазвитие;

4) проявлять компетентность в обсуждаемом вопросе;

5) убедительно излагать свои мысли.

Выступление на митинге

Речь на митинге имеет цель открыто заявить своё мнение в поддержке или опровержении какой-то идеи, одобрение или порицание решения, события, а также сплотить присутствующих вокруг идеи. Митинговая речь отличается тем, что выступающие представляют не столько себя лично, сколько ту общественную или политическую силу, представителями которой они являются. Эта относительно короткая речь (регламент её около 8 минут) адресована не только все присутствующим (а их порой несколько тысяч), но и прессе и все тем, которые почерпнут информацию о митинге и идеях участников из СМИ, и властным структурам. Основное содержание митинговой речи составляет обоснование позиции: поддержка или опровержения идеи. При этом позиция и оценки заявляются открыто, категорично, а в сжатом виде они отражаются в лозунгах и призывах, которые привлекают внимание участников и запоминаются.

Множественный адресат митинговой заставляет нас заботиться о доступности языка: в такой речи недопустимы длинные предложения, термины, трудные для восприятия иноязычные слова. Кроме того, митинговая речь проходит в неблагоприятных условиях: это улица с её шумами, часто плохие погодные условия. В митинговой речи часто используются

· образные средства;

· повторы;

· пословицы и поговорки;

· фразеологизмы;

· противопоставления и сравнения;

· риторические вопросы, обращения и восклицания.

Внимание слушателей может рассеиваться, и, чтобы обеспечить восприятие смысла речи, следует повторить основную идею несколько раз, усилить её с помощью голоса. Митинговая речь произносится пафосно! Интонация в митинговой речи – это главное, что воспринимается, т.к. слова и фразы слушатели могут не разобрать из-за уличных шумов.

Интонация митинговой речи должна быть явной, яркой, разнообразной, контрастной. Положительные эмоции направлены на «своих», отрицательные на «чужих». Полутонов и плавных переходов в митинговой речи нет.

 

Соблюдаем регламент!

Известно, что древние греки могли беспрерывно слушать и произносить речи, продолжительность которых составляла до 6 часов. Но в наш информационный век каждый настолько дорожит временем и объёмом собственной памяти и внимания, что произносить длинные речи – это значит не уважать права других людей. Поэтому в публичном выступлении важно соблюдать регламент – время, устанавливаемое на собрании, конференции и т. п. для выступления каждого участника. Доклад обычно занимает до 20 мин., сообщение – до 10, речь на митинге длится около 8 мин., приветственное слово – 5 мин. Превышение регламента раздражает слушателей, в этом случае ведущий мероприятия часто прерывает говорящего. Вспомните, как надоедает всем долгая история, рассказанная в виде тоста!

Чтобы уложиться в отведённое время, следует рассчитать объём подготавливаемого текста из расчёта 1 лист формата А4, напечатанный с одинарным интервалом 14-м шрифтом – 2,5 минуты звучания при нормальном темпе (100 – 120 слов в минуту).

Продолжительные выступления не могут быть целиком охвачены вниманием. Где-то к 15-ой минуте с момента начала выступление внимание рассеивается. Если вам хочется, чтобы вас слушали и слышали, то стоит позаботиться о том, чтобы слушатели расслабились именно в те минуты, которые кратны 15: в эти минуты их внимание наиболее рассеянно. Покажите фрагмент видеозаписи, расскажите историю, используйте юмор. После незначительной паузы, заполненной приятным восприятием легкого материала, слушатели будут снова готовы размышлять о серьезном.

Иногда слушатели просят выступающего пораньше завершить речь, мотивируя это объективными причинами. В таких случаях лучше пойти им навстречу или хотя бы договориться о менее продолжительном сокращении выступления. Если же этого не сделать, то раздраженные люди все равно не будут хорошо воспринимать сказанное.

Чтобы уложиться в отведённое для выступление время, некоторые преувеличивают темп речи. Этого делать не следует, так как слушатели не понимают речь, произносимую скороговоркой.

Если вы ведёте совещание, то его время надо рассчитать так, чтобы всем присутствующим была дана возможность высказаться. Это следует учитывать при обсуждении регламента совещания. Обычно на совещании не произносят длинных речей, а объёмную информацию раздают участникам совещания для ознакомления в печатном виде заранее. Если вы ведёте дебаты, то должны помнить, что ваша задача – строго следить за соблюдением регламента, не позволять ни секунды больше, чем определено, говорить ни одному участнику мероприятия.

Сэкономить время и передать больше информации вы сможете, если подкрепите свои слова наглядными материалами. И тут неоценимую помощь окажут не только презентации, но и раздаточные материалы. При планировании выступления обязательно учитывайте время, которое нужно будет потратить для ответов на вопросы.

ТЕМА 5

Подготовка к выступлению

Этапы подготовки к выступлению

Марк Туллий Цицерон в трактате «Об ораторе» писал, что очень полезно говорить экспромтом, но гораздо полезнее тщательно готовиться к публичному выступлению, ведь тогда всё в речи будет продумано и отточено. Вряд ли с этим можно поспорить. Хорошая подготовка к речи – это один из гарантов успеха. Благодаря подготовке, говорящий чувствует себя увереннее, не боится вопросов. Во время подготовки можно досконально продумать и структурировать содержание речи, проверить правильность текста, разработать приёмы захвата внимания слушателей. Готовясь к выступлению, оратор глубже познаёт предмет, сживается с ним, проводит ментальную (мысленную) репетицию, адаптирует содержание речи и словесное выражение мыслей к особенностям слушателя.

Вы, несомненно, не будете отрицать, что более тщательно готовитесь к выступлению тогда, когда тема не вполне освоена, или аудитория малознакома, или мало опыта. Однако далеко не все действуют в ходе подготовки рационально. Зачастую подготавливающий речь с первого же этапа своей деятельности начинает накапливать материал, набирать как можно больше литературных источников. Он тонет в обилии информации, чувствуя при этом лишь усталость и бессилие.

Как же сделать процесс работы над речью рациональным? Чтобы этот процесс был рациональным, он должен соответствовать природе человеческого познания, т.е. идти от создания замысла через постановку целей к конкретным действиям, получению результата и анализу его соответствия замыслу.