Этикетная составляющая любого делового письма

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – корректное отношение к партнеру. Деловое общение отличает особый морально-психологический климат – намеренно доброжелательный, не выходящий за пределы официального, иногда учтиво-сдержанного тона. Деловое общение исключает проявления личностных переживаний, индивидуальных черт характера и всего того, что может перевести деловое общение в плоскость других отношений. Участники делового общения – это равноправные, сотрудничающие между собой партнеры, обоюдно заинтересованные друг в друге при решении социально-практических задач.

Итак, нейтральность тона письма – главная особенность делового этикета.

Этикет делового письма начинается с обращения и включает весь содержательный аспект письма. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть адресата. Заботясь о поддержании его достоинства, вы сохраняете своё собственное.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

· начинать послание с отказа. Следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

· навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно»;

· побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

· отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

· оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Соблюдение этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

ТЕМА 10

Дебаты с оппонентами

 

Особенности дебатов с оппонентами как формы коммуникации

И в межличностной сфере, и в деловой коммуникации часто возникают споры.

Спор – это словесное состязание, обсуждение чего-либо двумя и более лицами, при котором каждая из сторон отстаивает свою позицию. Это борьба мнений по вопросам науки, литературы, политики. Спор возникает там, где отсутствует единое мнение, имеются разногласия. Вступая в спор, каждый преследует свою цель.

Дебаты – такой вид спора, в основе которого лежит обсуждение актуальных вопросов общественно-социального характера, имеющих важное социальное, политическое, философское значение. В процессе дебатов сопоставляются разнообразные, прежде всего противоположные, точки зрения, позволяющие раскрыть обозначенную проблему с разных позиций. В отличие от дискуссии, цель дебатов – это победа, утверждение собственной позиции. Ближе других к жанру дебатов – программа «Времена» с ведущим В.Познером, «К барьеру» с В. Соловьёвым. В дебатах сталкиваются позиции, поэтому чаще всего в них участвуют политические оппоненты, например во время выборных кампаний. И за рубежом, и в нашей стране популярностью пользуется жанр теледебатов, и стоит отметить, мнение электората во многом складывается под влиянием поведения участников дебатов. На политических дебатах рассматривается практическое применение конкретной позиции. («Правительство должно запретить всю рекламу табака», «Иммиграция должна быть решительно сокращена»).

 

 

Участники дебатов

Дебаты организуются тогда, когда есть утверждающая сторона и отрицающая сторона – оппоненты. Например, в дебатах на тему «Нужна ли цензура в СМИ?» утверждающая сторона будет доказывать, что нужна и её следует ужесточить, а отрицающая будет доказывать, что при наличии стойкой законодательной базы СМИ сами могут контролировать свою деятельность. Самым важным в дебатах является критическое мышление участников. Критическое мышление означает формулирование, определение, обоснование и анализ обсуждаемых мыслей и идей. Критическое мышление важно с разных точек зрения. Получив тему дебатов, вы используете критическое мышление для более глубокого ее изучения. Без критического мышления нельзя хорошо выстроить свою аргументацию или «атаковать» аргументацию оппонентов (не в смысле воинской атаки, а как направление критики аргументации оппонентов). Необходимо увидеть логические связи между абстрактными идеями и событиями реального мира. Нужно уметь выявлять у оппонентов логические просчеты и отслеживать достаточно обоснованные аргументы.

Оппоненты в дебатах – это чаще всего представители разных политических партий и движений, общественных организаций, известные люди, кандидаты на право занятия должности, вплоть до президентской. Участвуя в дебатах, помните, что вы представляете не себя лично и не только свои интересы. Вы – лицо своей организации, и от вашего поведения зависит имидж организации. Участвовать в дебатах может тот, кто обладает обширными знаниями по теме дебатов, знает историю, чтобы черпать из неё примеры, хорошо ориентируется в современной общественно-политической, экономической, культурной обстановке и, конечно же, владеет приёмами коммуникации, развитыми речевыми способностями и моментальной реакцией. Это должен быть тонкий психолог, умеющий различать мельчайшие проявления реакций оппонента, ведущего, аудитории. Учёт этих реакций позволит сориентироваться: поменять тактику поведения или укрепить успех дающих положительный для вас эффект приёмов.

Кстати, нельзя не заметить, что аудитория, которой адресованы дебаты, множественная. Это не только непосредственные участники дебатов, но и все присутствующие, и СМИ, и те, кто черпает информацию из СМИ. Дебаты могут показывать в телеэфире, стенограммы их размещают в Интернете. Помните, что все, что вы сказали или сделали в ходе дебатов, станет достоянием гласности.

 

Ведущий дебатов

Для дебатов обязательным являетсяналичие коммуникативного лидера. Осуществляются дебаты обычно под руководством ведущего. Выбор ведущего дебатов – важная задача подготовительного этапа. Это должен быть человек

· способный к коммуникативному лидерству,

· знающий специфику жанров дебатов,

· владеющий приёмами эффективной коммуникации,

· беспристрастный,

· умеющий быстро ориентироваться в ситуации, раскалять и гасить эмоции,

· компетентный в обсуждаемой теме,

· вызывающий доверие участников дебатов.

 

Ведущий вызывает у участников дебатов желание выступать, доказывать свою точку зрения, убеждать. Ведущий поддерживает контакт с участниками дебатов, обращает их внимание на соблюдение основных правил дебатов. Особенно важно подчеркнуть, что именно ведущий направляет спор в нужное русло, не дает участникам отклониться от темы, осуществляет переход к следующей теме. Дебаты – это более напряжённый вид общения, ведь здесь речь идёт не о всестороннем рассмотрении проблемы и поиске компромиссов, а о победе и поражении. Каждая сторона, участвующая в дебатах, любыми путями стремится добиться преимущества над соперниками. Поэтому в дебатах часто «кипят страсти», некоторые участники предпринимают попытки пускать в ход разные средства, стоящие на грани допустимого, и только от ведущего зависит весь тон обсуждения. Если вы являетесь ведущим дебатов, то только от вас зависит соблюдение этических норм, вы должны резко останавливать тех, кто выходит за рамки дозволенного, не допускать того, чтобы отдельные участники переходили на личности, применяли для утверждения своей позиции нелояльные приёмы. Эта задача требует от ведущего дебатов огромной выдержки, волевых усилий.

Дебаты – это регламентированный вид спора. Это означает прежде всего регулирование количества времени, отводимого для выступления, что служит залогом речевого равноправия между участниками. За соблюдением регламента следит ведущий. Он должен уметь ориентироваться в обстановке: четко и быстро реагировать на речевые события, направлять спор в нужное русло, корректно прерывать говорящего в случае необходимости. В дебатах бывает, что остановить обсуждение просто необходимо, например, если участник говорит слишком долго.

 

Судьи дебатов

Решение о победе какой-либо из сторон выносит третья, независимая, сторона – судьи. Роль судьи в дебатах одна из самых трудных, потому что судье во время игры необходимо:

1. Забыть все, что он знает об этой теме и своих взглядах на нее, чтобы с максимальной объективностью выбрать наиболее убедительную аргументацию одной из команд.

2. С предельным вниманием выслушивать речи спикеров, вести рабочие записи, фиксируя все ключевые моменты выступлений и раундов вопросов.

3. Во время дебатов заполнять судейский протокол.

4. Принимать решение о том, кому отдать предпочтение и почему.

5. Следовать принципам: честность, справедливость, беспристрастность.

Надо помнить, что дебаты – это спор ради победы. И этот спор оценивается. Здесь будет проигравший и победивший. Поэтому участие в дебатах возможно тогда, когда противоборствующие стороны компетентны в обсуждаемом вопросе. Именно компетентность наряду с выдержкой, тактом, умение аргументировать, пафос будут оцениваться судьями.

 

Тема дебатов

При подготовке к дебатам именно организаторы определяют тему, которая должна быть спорной, актуальной и интересной. Важно, чтобы у оппонентов имелись существенные разногласия в освещении этой темы, поэтому иногда оппоненты подбираются «под тему», а иногда – тема «под оппонентов». Важно знать, что вы хотите: шоу или борьбы политических противников с целью привлечения внимания электората. Чаще тема дебатов формулируется в виде вопроса. Вот несколько примеров тем дебатов: «Всегда ли миссия в бизнесе – это обман?», «Нужна ли в России смертная казнь?», «Надо ли поставить СМИ под жесткий контроль государства?», «Имеют ли граждане России реальную возможность участвовать в корректировке законов?», «Достаточна ли материальная поддержка государства учащейся молодежи?», «Нужны ли альтернативная военная служба и предоставление отсрочек по призыву в связи с учебой и семейным положением?», «Есть ли будущее у нацпроектов?» и др. Формулировка темы должна привлекать внимание аудитории.

Подготовка к дебатам

Организаторы дебатов разрабатывают сценарий дискуссии, определяют место и время проведения мероприятия, регламент, приглашают судейскую команду, зрителей, представителей СМИ. Желательно, чтобы место проведения дебатов и время были удобны как для участников, так и для гостей. Зал должен быть таким, чтобы участники смогли разместиться на хорошо просматриваемой из разных концов аудитории площади. Ведущий, как правило, располагается посередине, судьи – слева, справа или напротив ведущего, спиной к зрителям. Если в ходе дебатов используется техника для просмотра фрагментов, то её надо повесить сзади ведущего, правее или левее. В выбранном помещении должно быть комфортно.

Получив приглашение участвовать в дебатах, вы должны подтвердить своё согласие на участие и начать подготовку. Не имеет смысла вступать в дебаты неподготовленными. Нужно предварительно готовиться к ним, осмыслив тему, описанный в литературе опыт по осмыслению этой темы, составляя хотя бы самый общий план своего выступления, подбирая наиболее весомые и всем очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомнения, делая упор на точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть. Осмыслять тему дебатов надо с позиции вашей организации: идеология организации станет той призмой, пропустив через которую накопленный до вас человеческий опыт осмысления этой проблемы станет вашей позицией. Изучите программные документы оппонентов, отследите все публикации, связанные с их деятельностью, посмотрите, за что их критикуют, выявите сильные и слабые места, узнайте, кто с ними сотрудничает и кто, кроме вас, является их оппонентом, какова символика, основные лозунги и «бренды» организации оппонентов. Посмотрите телепередачи «К барьеру», понаблюдайте за поведением ведущего, участников, реакциями независимых экспертов. Что приветствуется экспертами? Какие поведенческие реакции, идеи, высказывания они критикуют? Эти выводы помогут вам выработать стратегию своего поведения в дебатах. Ну а отработать эту стратегию вы можете, если в своей организации проведёте серию учебных дебатов с вымышленными оппонентами.

 

Проведение дебатов

Дебаты проходят по заранее составленному сценарию, который может быть следующим:

1. Вступительное слово ведущего.

2. Разминка (вопрос ведущего участникам и ответ на него экспромтом).

3. Выступление участников – заявление позиций (4 – 6 мин.).

4. Перекрёстные вопросы, т.е. вопросы участников друг другу (время на подготовку ответа не даётся).

5. Вопросы телезрителей или гостей в студии (время на подготовку ответа не даётся).

6. Оппонирование, т.е. оспаривание аргументов оппонента.

7. Заключительное слово участников (1 мин.)

8. Объявление решения судей.

9. Заключительное слово ведущего.

 

Основу содержания дебатов составляют речи утверждающие и опровергающие. В этих речах представляются и выдвигаются аргументы. Утверждающая сторона дает первичное представление позиции по теме дебатов. Отрицающая сторона вступает в противоречие с утверждающей и представляет свою позицию. В этих двух речах должны быть представлены все аргументы. В раунде «Оппонирование» вы опровергаете аргументы и восстанавливаете свою систему аргументов после «атаки» оппонентов. Здесь важную роль играют детали, важно ответить на все аргументы оппонентов и прокомментировать, насколько эффективно они подтверждают или опровергают тему. В этих речах не допускаются новые аргументы. Участники должны развить существующие аргументы с помощью доказательств и рассуждений.

Правила участия в дебатах

Столкновение позиций в дебатах часто ведёт к накалу эмоций. Чтобы страсти не вышли за грань дозволенного и дебаты не переросли в свару, всем участникам следует придерживаться правил поведения в дебатах.

1. Всегда помните, что цель дебатов – заявить о своей позиции по обсуждаемому вопросу и привлечь сторонников. Обсуждайте только то, что относится к данному вопросу. Пустые сожаления, воспоминания, нелепые сравнения мягко прерывайте. Не давайте обсуждению уходить в сторону от темы.

2. С уважением относитесь к мнению оппонента. Любое мнение – это точка зрения человека. Даже отличаясь от вашей, она имеет право на существование.

3. Любое высказываемое мнение должно быть аргументировано. Выступающий должен доказать, почему он так считает. Выражения типа: «Мне так кажется», «Так было всегда» и т.п. аргументами не являются.

4. Придерживайтесь дружелюбно-нейтрального тона, но, доказывая свою позицию, будьте готовы «добавить огоньку», однако не путайте ораторский пафос с криком на базарной площади. Обращайтесь к человеку по имени или другим уважительным способом («мой коллега, собеседник, оппонент»). Не допускайте проявлений враждебности, оскорблений, перехода на личности.

5. Не спорьте ради спора! Не давайте дебатам превратиться в выяснение отношений.

6. В дебатах могут участвовать только те, кто открыт для другой точки зрения и терпим к иному мнению. Не пытайтесь доказать что-то тому, кому невозможно что-либо доказать. Относитесь к таким людям терпимо, но не тратьте силы, чтобы убедить их в чем-либо.

 

 

Критика в дебатах

В речи во время дебатов часто имеет место критический анализ действий, мнений и высказываний других людей. Именно критический анализ предложений, мнений, программных заявлений оппонентов составляет основу противоборства в дебатах. Однако неумелая критика может стать причиной негативного отношения к участнику судей и аудитории. Итак, необходимо соблюдать принципы конструктивной критики. Конструктивная критика, прежде всего, направлена на созидание, на прояснение общего для критика и критикуемого вопроса, обоснование преимущества одной позиции над другой. Чтобы критика была плодотворной, не оскорбительной и не вульгарной, необходимо использовать следующие несложные правила.