Унификация языка служебных документов

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единооб­разное размещение реквизитов на бланках документа, сокра­щение их форматов, а также обеспечение сопоставимости ин­формации во взаимосвязанных документах и применения тра­фаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобще­го и многократного применения в делопроизводстве. Резуль­таты разработки при этом оформляются в виде межгосударст­венных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов

состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наи­более значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового об­щения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

 

Информирование адресата.

1. Привлечение внимания к проблеме.

2. Побуждение к действию (решению проблемы, участию каком-либо деле, совершению каких-либо действий).

3. Придание юридического статуса какому-либо собы­тию (документирование заключаемых отношений, сде­лок, совершаемых финансовых операций и т.д.).

4. Инициирование и поддержание деловых отноше­ний.

5.Решение конфликтных ситуаций (выражение несогла­сия, претензий).

Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей — мотивации дей­ствия и собственно речевого действия. Например: В поряд­ке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас...; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (рече­вое действие)...

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового об­щения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип дело­вой бумаги. Так, если автору послания необходимо инфор­мировать адресата о чем-либо, он может сделать это, исполь­зуя такие виды документов, как служебная записка, сопрово­дительное письмо, письмо-сообщение; целевая установка — побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указа­ниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким ти­пам документов, как договор, доверенность, справка; иниции­рование, поддержание отношений реализуются с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а пре­дупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-от­вет (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соот­ветствующих данному типу документа.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм — моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение по­лучения чего-либо может быть представлено следующими язы­ковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза и приступаем к его выполнению.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза и приступаем к его выполнению на условиях заключен­ного ранее договора.

Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправданы соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официально­го письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяю­щейся информации. Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания но­вого документа. Способ создания документов по образцу-сте­реотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответст­вующих аналогичным ситуациям делового общения на произ­водстве, в государственных учреждениях и т.д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в ви­де текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафарет­ные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-за­явках; при оформлении текстов договоров, соглашений, кон­трактов. Применение трафаретных бланков существенно со­кращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований тек-1. ста. Следует отметить, что многообразие современных дело­вых отношений, увеличение количества нестандартных ситуа­ций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возмож­ность использования трафаретных текстов как способа дело­вого общения.

За многолетнюю практику деловой переписки были выра­ботаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной после­довательности языковых формул, отражающих смысловые ас­пекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части тек­ста. Так, например, стандартные деловые письма могут начи­наться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой догово­ренностью (направляем, сообщаем)...; В соответствии с письмом заказчика...; причины создания документа: Вви­ду задержки получения груза...; По причине задержки оп­латы...; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностя­ми...; В связи с нарушением срока поставки...; цель соз­дания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...; Во исполнение постановления собрания ак­ционеров...

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намере­ния. При этом ключевые слова не только выражают смысло­вые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность со­общения. Выделяют следующие типы речевых действий пись­менного делового общения: сообщение: сообщаем, ста­вим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предло­жение: предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, за­являем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, га­рантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета): с со­жалением сообщаем, приносим извинения, выражаем при­знательность.

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражаю­щих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственно­го числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК» предлагает...;000 «Росэл» гарантирует...) и третьего лица множест­венного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют...). Если автор документа — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить...; предлагаю про­вести...; довожу до Вашего сведения...) и от первого ли­ца множественного числа (приглашаем Вас...; рады сооб­щить Вам...).

Чаще других в текстах документов встречается глагол «просить». Он включается в тексты разных типов докумен­тов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, пись­ма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребитель­ность и многофункциональность глагола «просить» специа­листы объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения — всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в дело­вых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмот­реть возможность...; Прошу изыскать для нужд органи­зации...; Обращаемся к Вам с просьбой...; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает...; Организация уведомляет Вас о том, что...; предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам об­зор рынка товаров нашей фирмы...; В ответ на Ваш за­прос предлагаем Вам...; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...; распоряже­ние, приказ; Назначить на должность начальника отде­ла легкой промышленности...; Обязать руководителей всех подразделений института...; сообщение, уведомле­ние: Сообщаем, что...; Извещаем Вас о том, что...; До­вожу до Вашего сведения, что...; обещание, гарантии: Гарантируем, что...; Выявленные недостатки будут устра­нены в кратчайшие сроки...

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда ав­тору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия дру­гой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпре­тации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам...; Воз­ражений против конструкции не имеем...; Мы не сможем поставить Вам...; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются...; Пар­тия товара прибыла со значительным опозданием...; сум­ма причиненного ущерба составляет...

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, сле­дует отметить также устойчивые обороты речи, прочно за­крепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наи­менее сложный...; наиболее важный...; наилучший резуль­тат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руко­водство считает возможным...; организация не возража­ет...; обеспечить выполнение...; создать необходимые ус­ловия...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятель­ствах... и т.д.

Итак, стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему дело­вой речи.