Языковые формы официальных документов и документов обиходно-делового стиля

Кроме ранее выделенных разновидностей делового стиля, некоторые ученые выделяют следующие подстили: официально-доку­ментальный и обиходно-деловой. Такую классификацию основывают на неоднородности тематики и разнообразии жанров официаль­но-делового стиля.

Официально-документальный подстиль можно представить в виде языка законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов, и языка дипломатических актов, связанных с международными отношениями. Язык законода­тельных документов включает в себя лексику и фразеологию государ­ственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса за­конов о труде, кодекса законов о браке и семье и т.д. К этой лексике примыкают лексика и фразеология, связанные с работой админи­стративных органов, служебной деятельностью граждан и т.д.

Доводим до Вашего сведения, что вчера вскоре после полуночи над рай­онным центром — городом Нижний Ломов и прилегающей к нему сельской местностью пронеслась сильная гроза, которая продолжалась около часа. Скорость ветра достигала 30—35 метров в секунду. Причинен значитель­ный материальный ущерб собственности колхозов деревень Ивановка, Шепилово и Вязники, исчисляемый по предварительным данным в десятки тысяч рублей. Имели место пожары, возникшие вследствие удара молнии. Сильно пострадало здание восьмилетней школы в деревне Буркоео, для его восстановления потребуется капитальный ремонт. Вышедшая из бере­гов в результате проливного дождя река Вад затопила значительную пло­щадь. Человеческих жертв не было. Образована специальная комиссия из представителей райисполкома, райздрава, Госстраха и других организаций для выяснения размеров причиненного стихийным бедствием ущерба и оказания помощи пострадавшему местному населению. О принятых мерах будет незамедлительно доложено.

Служебное донесение

В обиходно-деловом подстиле различаются по содержанию, жанрам и по характеру используемых языковых средств служебная переписка между учреждениями и организациями, с од­ной стороны, и частные деловые бумаги — с другой. Служебная пере­писка — это, например, деловое письмо, коммерческая корреспон­денция; официальные деловые бумаги — это справка, удостоверение, акт, протокол; частные деловые бумаги — это заявление, доверен­ность, расписка, автобиография, счет и др. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устране­ние неоправданной информационной избыточности.

Необходимо отметить особенности официально-делового стиля, которые важны для правильного его применения:

• содержание, выражаемое официально-деловым стилем, должно
исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. Содержание
любого документа должно быть объективным и верным;

• официально-деловой стиль характеризуется определенным бо­лее или менее ограниченным кругом тем.

Эти особенности способствовали закреплению в нем традицион­ных устоявшихся средств языкового выражения и выработке опреде­ленных форм и приемов построения речи.

Составляющие официально-делового стиля Если говорить о ре­чевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то согласно его разделению на две разновидности, два подстиля — официально-документальный и обиходно-деловой — можно выделить следующие составляющие.

 

1. Язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов. Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные терми­ны). Правила дипломатической вежливости выработали определен­ные формы начала и особенно концовок различного рода диплома­тических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавле­нием слова уважаемый (но оно факультативно), и заканчивается пе­ред подписью так называемым «комплиментом»: «Прошу Вас принять уверения в моем весьма высоком уважении». Для синтаксиса языка ди­пломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособ­ленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в струк­туру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, на­пример, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединен­ных Наций.

Язык законов — это официальный язык, язык государственной влас­ти, на котором она говорит с населением. Он требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное — конкретность выражения мысли. Другая важная черта языка законов — обобщенность выражения. Законодатель стре­мится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализа­ции речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных ре­чевых особенностей людей и требует известной стереотипности изло­жения. Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность язы­ка законов не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, а в полном соответствии языковых средств задачам, на­значению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей. В каче­стве примера можно привести Французский гражданский кодекс 1804 г., известный также как Кодекс Наполеона. Это, по мнению специалистов, образцовый свод законов буржуазного общества, со­зданный на основе римского права.

2. Служебная переписка, деловые бумаги. Язык деловых бумаг име­ет свои особенности. Среди них выделим основные:

• термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и
содержанием служебных документов. В первую очередь это термины
юридические, дипломатические и бухгалтерские (контракт, просроч­ка, надбавка, предложение, спрос);

• нетерминологические слова, употребляющиеся преимуще­ственно в административно-канцелярской речи (вышеуказанный, ни­жеподписавшийся, препровождается);

• имена существительные — названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъем­щик, свидетель, наниматель, истец, ответчик);

• существительные, обозначающие должности и звания, упо­требляются в деловой речи только в форме мужского рода (работник милиции Савельева, профессор Иванова);

• отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, невыполнение,
несоблюдение);

• устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие
органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение);

• сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в отношении, в силу, в части). Предлог по с пред­ложным падежом для обозначения временных отрезков (по достиже­нии восемнадцатилетнего возраста);

• «расщепленные» сказуемые (произвести реконструкцию, прове­сти расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных
форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.);

• «нанизывание» родительного падежа в цепочке имен существи­тельных (...для применения мер общественного воздействия;...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля);

• утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от
адресата (Коллегия не отклоняет...; Ученый совет не отвергает...);

• страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт со­вершения действия (предложение одобрено; документация возвраще­на). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответ­ственности (Руководитель кооператива не обеспечил соблюдения норм техники безопасности).

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в ад­министративно-управленческой сфере общественной практики. Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-дело­вого стиля литературного языка. Основные его особенности — точ­ность и языковой стандарт (стремление к выражению мысли едино­образным способом, использование для этого готовых языковых фор­мул-клише). Эти особенности отражаются в оформлении деловых бу­маг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Деловая письменная речь — одна из форм делового об­щения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог до­кументирования — создание документа. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обя­зательных элементов оформления документа. К ним отно­сятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Со­вокупность реквизитов и схема их расположения на доку­менте составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.

Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в це­лях хранения и общественного использования.

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъяв­ляются требования:

1.Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.

2.Логичность и структурированность изложения.

3.Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

 

Интернациональные свойства официально-деловой пись­менной речи складывались исторически и обусловлены осо­бенностями делового общения. Участники делового обще­ния (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальной бумаги основы­вается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопре­деляет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логиче­ским. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межлично­стных. Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем ор­ганизации, автором документа является «коллективный субъ­ект». То же можно сказать и об адресате документа. В язы­ковом оформлении это выражается в том, что субъект дейст­вия часто представлен собирательными существительными: ру­ководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайст­вует...», «Фирма...предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер из­ложения информации не всегда одинаково проявляются в раз­ных школах делового письма. В большей мере это характер­но для отечественной официально-деловой письменной речи.

В практике западной деловой переписки передаваемая инфор­мация, как правило, имеет индивидуально-личностную направ­ленность.

Одна из особенностей деловой речи — широкое употреб­ление языковых формул — устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой ре­чи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической огра­ниченности деловой речи. Задача составителя текста упроща­ется благодаря возможности выбора готовой формулы: «Со­общаем что...», «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых до­кумент не обладает достаточной юридической силой, или яв­ляются элементами, определяющими его видовую принадлеж­ность, например, в гарантийном письме: «Оплату гарантиру­ем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... В про­тивном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечи­вают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Официальность и регламентированность деловых отно­шений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограни­чениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) вы­ражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности посла­ния в рамках корректности и учтивости. В деловой письмен­ной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Эти­кетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем кор­респонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).

Немаловажным аспектом делового общения являются во­просы этики отношений между деловыми партнерами. В де­ловой переписке этика отношений проявляется в необходимо­сти соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адре­санту, так и к адресату. Для получателя официальной кор­респонденции обязательным требованием является оператив­ный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматривать­ся как нежелание сотрудничать и привести к разрыву дело­вых отношений. Составителям деловых писем не рекоменду­ется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно».

Итак, особые условия делового общения, такие как офи­циальный характер, юридическая значимость, адресность, по­вторяемость управленческих ситуаций, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловой письмен­ной речи.

Лекция № 10.

Типы документов и правила их оформления.