Основные функции процесса закупок

Прежде всего необходимо ответить на следующие вопросы:

— собственное производство или закупка (make or buy) - вопрос связан с определением сферы постоянной пассивной кооперации,

— сколько закупать - связан с планированием обеспечения потребностей в материалах и управлением запасами;

— когда закупать - относится к организации поставок в совокупности с производственными потребностями и поступающей с учетом применяемых методов (моделей) управления запасами информацией;

— где закупать - связан с выбором источника закупок и поставщиков.

Решения типа make or buy должны предваряться полным анализом всех факторов с учетом иногда противоречивых интересов различных подразделений предприятия. При этом можно руководствоваться следующими мотивами, свидетельствующими в пользу:

• собственного производства - высоким уровнем добавленной стоимости, уникальной технологией, стратегическим характером производимой продукции;

• приобретения ценностей (либо услуг) по кооперации - сокращением производственных мощностей, возможностью реальной окупаемости кооперативных связей, доступом к современной технологии.

Маркетинг продаж	Маркетинг закупок
• Анализ рынка с точки зрения спроса на конкретное изделие • Продвижение продукции • Выявление (поиск) покупателей • Процесс переговоров • Заключение договора - на продажу • Продать как можно выгоднее (косвенная цель) • Максимизация прибыли (конечная цель) • Возможность влияния на деятельность покупателей и на рынок (дополнительная цель)	• Анализ рынка с точки зрения предложений конкретного изделия • Запрос предложений (оферт) Выявление (поиск) наиболее выгодного поставщика • Процесс переговоров • Заключение договора - на закупку • Купить как можно выгоднее (косвенная цель) • Максимизация прибыли (конечная цель) • Возможность влияния на деятельность поставщиков и на рынок (дополнительная цель)

Стратегии закупок:

— стратегии поиска ценностей в зависимости от количества поставщиков - четыре стратегии: один поставщик (single sourcing), единственный поставщик - монополист по отношению к закупаемому продукту (sole sourcing), два поставщика (dual sourcing), множество поставщиков (multiple sourcing)',

— закупочные стратегии, учитывающие объект закупки, - две альтернативные стратегии: закупка отдельных элементов (unit sourcing) либо закупка комплектов (modular sourcing);

— закупочные стратегии, выделенные с учетом географической зоны охвата, - основными считаются: локальные закупки (local sourcing), внутригосударственные закупки (domestic sourcing) и глобальные закупки (global sourcing)',

— стратегии, учитывающие время поставки, - поставки на склад, ведущие к появлению запасов (stock sourcing), либо - в соответствии с принципами pull («вытягивание») и Just-in- Time (точно-в-срок) - непосредственно на конкретное рабочее место;

— закупочные стратегии, учитывающие субъект закупки, - закупки индивидуальные или коллективные;

— стратегии поиска ценностей, учитывающие характер связей между продавцом и покупателем, - вначале доминировали стратегии ценовой и качественной конкуренции, и только со временем (в 80-х годах прошлого века) начали выкристаллизовываться логистические идеи (supply chain management и pipeline management), предполагающие тесное сотрудничество и даже стратегическое партнерство контрагентов;

— маркетинговые закупочные стратегии, использующие следующие инструменты маркетинга закупок: поиск продукта; каналы поставки; контакты с поставщиками; до- и послезакупочные услуги; цены;

— закупочные стратегии с использованием Интернета - е-биз- нес либо использование Интернета для выполнения конкретных функций предприятия (например, маркетинга).

— стратегии, учитывающие размещение поставщика, - две стратегии: внешние поставщики (external sourcing) либо внутренние поставщики (internal sourcing);

 

В свою очередь, к информации, позволяющей грамотно планировать потребности в материалах, прежде всего относятся:

— текущие планы производства и продажи готовых изделий;

— нормативная база, включающая единичные и комплексные нормативы (а также коэффициенты) использования и запасов материалов. каталоги типовых (так называемых товарных) и специальных (т.е. приобретаемых в рамках пассивной кооперации) компонентов. а также рекомендуемые к применению ассортименты материалов:

— каталоги доступных на рынке материалов, ценники, информаторы. оферты, рекламные проспекты, любая информация с выставок и ярмарок;

— каталоги материалов, перечни рабочих мест и участков - первичных получателей конкретных ассортиментов материалов и т. д.

Процессы, выполняемые на фазе закупки, охватывают:

— поступление на предприятие сырья, материалов, комплектующих и т.п.;

— различные манипуляции, связанные с приемкой, внутренними перевозками и складированием поставок;

— продвижение материалов к первому рабочему месту производственного процесса.

 

Планирование обеспечения потребностей в материалах

У. Р. Тракс выделяет следующие виды спроса на производственном предприятии:

— первичный спрос - функция внешнего спроса на изделия денного предприятия;

— вторичный спрос обусловлен первичным спросом и относится к потребностям в материалах, вызванным этим спросом и применяемой технологией;

— дополнительный спрос охватывает все прочие потребности данного предприятия (в топливе, вспомогательных материалах, запасных частях для станков и оборудования и т.п.).

В специальной литературе (особенно в западной) встречаются понятия зависимые потребности (dependent demand) и независимые потребности (independent demand).

Первое - относится к потребностям в сырье, материалах, комплектующих и т.п., предопределенным потребностями в других позициях, перерабатываемых на данном предприятии.

Независимые потребности не связаны ни с какой другой внутренней потребностью в материалах, а вытекают из внешнего (рыночного) спроса.

 

Выбор источников закупок

 

Предварительная работа, предшествующая выбору источника закупок, заключается в составлении списка потенциальных поставщиков.

Для этой цели используются

— каталоги,

— прайс-листы, реклама

— специализированные выставки и торговые ярмарки.

Анализ сферы поставщиков, включает ответы на следующие вопросы:

— Каким должен быть объем закупаемых партий товара?

— Каков должен быть размер закупок, например, металлургических изделий - точно под заказ (более дорого) или в товарной партии (дешевле)?

— Следует ли - соглашаясь на дополнительную оплату - требовать поставки изделий с уменьшенными габаритными допусками либо довольствоваться обычными допусками?

— Устанавливать ли очень точные сроки и партии поставок (как правило, это связано с дополнительной оплатой) либо удовлетвориться приблизительными сроками и объемами?

— Где следует искать поставщика-среди производителей либо среди оптовых продавцов?

Балльный метод оценки подразделяется на следующие этапы:

— определение основных критериев выбора, а среди них - конкретных измеримых свойств - параметров (основа квантификации);

— выбор принципов оценивания относительно каждого конкретного критерия и их измеримых свойств;

— введение возможных весовых коэффициентов для отдельных критериев и параметров, поскольку не все они могут быть одинаково важными для предприятия;

— расчет количества баллов, выставляемых каждому потенциальному поставщику;

— выбор поставщика.

В процессе организации процесса закупок нужно задуматься над:

— транспорт, транспортные расходы, условия транспортировки, транспортные средства, бесперебойность поставок и т.п.);

— пригодностью товаров к перевозке (устойчивость к условиям перевозки, возможность использования конкретных транспортных приспособлений, например, контейнеров или поддонов);

— выбором транспортного средства (стоимость услуг перевозки, комбинированный транспорт, например, железнодорожно-автомобильный, требования к качеству, своевременность).

 

Организация доставки

 

К основным действиям, связанным с организацией поставки, следует отнести:

— подготовку заказа и передачу его поставщику - заказ должен содержать всю информацию, необходимую для его однозначного выполнения поставщиком (в том числе технические подробности поставки, например, вид упаковки); после получения и подтверждения заказа он становится договором, обязывающим поставщика передать предмет поставки, а получателя - принять и оплатить его;

— учет выставленных заказов и отслеживание их выполнения - при повсеместном использовании компьютерных баз данных эта задача уже практически полностью автоматизирована и позволяет периодически (либо по требованию) передавать информацию о степени выполнения заказов, отставании от графика и т.п.;

— мониторинг приходящих поставок, а также обеспечение незамедлительного и точного количественного и качественного контроля - в случае фиксации каких-либо отступлений от условий, предусмотренных договором (меньшее количество, ненадлежащее качество, отсутствие необходимых документов и т.п.), служба снабжения должна сразу же подготовить соответствующую рекламацию;

— оплату за поставку - помимо основной задачи, заключающейся в получении и подписании сопроводительных документов на службу снабжения возложена обязанность возможного начисления штрафных санкций за несоблюдение поставщиком условий договора.

 

Вопросы:

1. Значение процессов закупок

2. Основные функции процесса закупок

3. Планирование обеспечения потребностей в материалах

4. Выбор источников закупок

5. Организация доставки