Про організаційно-протокольне забезпечення заходів міжнародного співробітництва, які здійснюються органами прокуратури України

(Зі змінами, внесеними Наказом Генерального

Прокурора України № 8гн-1 від 23.05.2007р.)

Загальні положення

1.1. Ця інструкція визначає порядок:

- організації в органах прокуратури зустрічей, переговорів, консультацій та інших протокольних заходів з представниками іноземних держав і міжнародних організацій, а також їх візитів в Україну;

- виїздів працівників органів прокуратури у закордонні службові відрядження та організації зарубіжних візитів керівництва Генеральної прокуратури України;

- листування з органами прокуратури, юстиції та іншими державними установами іноземних країн, а також міжнародними організаціями та їх представництвами в Україні.

Порядок організації в органах прокуратури України зустрічей з представниками іноземних держав та міжнародних організацій

2.1. Офіційні контакти працівників органів прокуратури з представниками іноземних держав і міжнародних організацій здійснюються виключно у порядку та обсягах, передбачених чинним законодавством України, міжнародними договорами нашої держави та міжвідомчими угодами Генеральної прокуратури України.

2.2. Зустрічі з представниками іноземних держав і міжнародних організацій в органах прокуратури України за своєю метою та тематичною спрямованістю поділяються на:

а) візити знайомства (візити ввічливості);

б) робочі зустрічі;

в) консультації, переговори та бесіди;

г) протокольні заходи.

2.3. Візити знайомства (візити ввічливості) здійснюються, як правило, керівниками представництв іноземних держав і міжнародних організацій в Україні та мають на меті знайомство і налагодження ділових контактів з Генеральним прокурором України, іншими керівниками органів прокуратури.

Робочі зустрічі передбачають обговорення стану та перспектив співробітництва, підписання за їх наслідками підсумкових дво- або багатосторонніх документів, а також участь у заходах міжнародного співробітництва (конференції, семінари, форуми, симпозіуми тощо).

Консультації, переговори та бесіди, як правило, мають конкретну цільову спрямованість, зокрема – обговорення проектів відомчих угод прокуратури, стану співпраці у конкретних кримінальних справах, визначення більш ефективних та прийнятних форм застосування окремих норм міжнародних договорів, центральним органом з виконання яких є Генеральна прокуратура України, тощо.

Протокольні заходи – прийоми з нагоди візитів іноземних делегацій, свят та ювілейних дат, офіційні обіди (вечері), зустріч та проводи іноземного гостя (делегації) при прибутті та від'їзді з України.

Звернення щодо організації в органах прокуратури зустрічей з представниками іноземних держав або міжнародних організацій (іноземними делегаціями) разом з необхідними пропозиціями щодо їх реалізації доповідаються керівнику прокуратури відповідного рівня міжнародно-правовим управлінням або старшим помічником прокурора області з міжнародно-правових доручень.

Такі звернення підлягають реєстрації в установленому для службової кореспонденції порядку.

(Текст пункту викладено у новій редакції відповідно до Наказу від 23.05.07 № 8гн-1)

2.8. Організація в органах прокуратури зустрічей з іноземними гостями здійснюється за умови погодження відповідних пропозицій з посадовими особами, зазначеними в п.2.9 цієї інструкції, за загальним правилом не пізніше, ніж за 10 календарних днів до запропонованої (можливої) дати зустрічі. У зверненні обов’язково повинна міститись інформація щодо мети зустрічі, переліку питань для обговорення, дані осіб, які будуть брати участь у зустрічі, із зазначенням їх посад, при можливості – біографічна довідка керівника делегації, а також допоміжні матеріали інформаційного характеру;

2.9. Рішення про згоду на зустріч приймається:

а) Генеральним прокурором України, його першим заступником або заступником – при проведенні заходу у Генеральній прокуратурі України;

б) прокурорами Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовими прокурорами регіонів та Військово-Морських Сил України (за погодженням з керівництвом Генеральної прокуратури України) – у разі проведення зустрічей у очолюваних ними прокуратурах;

За дорученням керівництва відповідної прокуратури зустріч з представниками іноземних держав або міжнародних організацій може бути проведена начальником структурного підрозділу з урахуванням відповідності його посади службовому статусу гостя (керівника делегації).

2.10. У кожному конкретному випадку з керівництвом відповідної прокуратури погоджуються питання щодо мети зустрічі, тематики або предмету переговорів, представників прокуратури, які братимуть в ній участь, позиції з обговорюваних питань.

2.11. Дозвіл на прохід до приміщення прокуратури представників іноземних держав і міжнародних організацій надається виключно керівництвом прокуратури, в якій буде проводитись зустріч або переговори.

2.12. Відповідно до категорії зустрічі може бути передбачено підписання спільних документів, проведення офіційного обіду (сніданку, вечері) на честь особи, яка очолює іноземну делегацію (на честь делегації), обмін пам'ятними подарунками та сувенірами, фотографування, прес-конференція тощо.

2.13. Протокольне та організаційне забезпечення зустрічей покладається у Генеральній прокуратурі України на управління справами, яке взаємодіє з міжнародно-правовим управлінням, а за необхідності залучаються інші підрозділи, зокрема відділ фінансування та бухгалтерського обліку, прес-служба, спеціаліст з фото-, відеозйомки. У територіальних органах прокуратури ця робота здійснюється старшими помічниками прокурора області з питань міжнародно-правових доручень або іншими спеціально визначеними працівниками обласних і прирівняних до них прокуратур у взаємодії з іншими підрозділами.

(До пункту внесені зміни відповідно до Наказу від 23.05.07 № 8гн-1)

2.14. Міжнародно-правове управління Генеральної прокуратури України, старший помічник прокурора області з міжнародно-правових доручень рапортом на ім'я керівника відповідної прокуратури вносять пропозиції стосовно:

- складу учасників з боку прокуратури;

- необхідності залучення окремих підрозділів прокуратури до підготовки тематичних матеріалів для зустрічі;

Управління справами Генеральної прокуратури України, відповідальний працівник обласної чи прирівняної до неї прокуратури вносять пропозиції стосовно:

- приміщення, в якому буде проводитися цей захід;

- запрошення представників засобів масової інформації;

- закупки сувенірів для взаємного обміну тощо.

(Текст пункту викладено у новій редакції відповідно до Наказу від 23.05.07 № 8гн-1)

2.15. З метою організації зустрічі управління справами Генеральної прокуратури України, відповідальний працівник обласної чи прирівняної до неї прокуратури:

(Абзац перший пункту 2.15. викладено у новій редакції відповідно до Наказу від 23.05.07 № 8гн-1)

а) завчасно узгоджує з ініціаторами місце, дату, час та тривалість заходу;

б) забезпечує участь у ньому представників української сторони, а також, у разі необхідності, перекладачів;

в) подає комендатурі Генеральної прокуратури України (охороні обласної прокуратури) список запрошених;

г) забезпечує зустріч та супровід іноземних учасників до місця проведення заходу;

д) забезпечує відповідним обладнанням визначене для проведення заходу приміщення;

(Підпункт «д» пункту викладено у новій редакції відповідно до Наказу від 23.05.07 № 8гн-1)

ж) у разі необхідності забезпечує фотографування (відеозйомку) зустрічі;

Протокольний порядок проведення в органах прокуратури України зустрічей представників іноземних держав і міжнародних організацій та їх делегацій, а також опис окремих видів протокольних заходів наводиться у додатках № 1, 2 до цієї Інструкції.

2.17. Підготовка місця проведення протокольних заходів, відповідне обладнання приміщення, забезпечення чаєм, кавою, мінеральною водою учасників та придбання, у разі необхідності, подарунків та сувенірів здійснюється управлінням справами Генеральної прокуратури України (відповідним підрозділом обласної прокуратури).

2.18. Після закінчення зустрічі відповідальний за її проведення працівник складає письмовий звіт (протокол), в якому фіксується хід та результати обговорення, досягнуті домовленості, а також викладаються пропозиції щодо їх реалізації. Звіт (протокол) доповідається керівництву прокуратури, в якій вона проводилась, для прийняття рішення щодо реалізації досягнутих домовленостей.

2.19. За загальним правилом, повідомлення про зустрічі керівників Генеральної прокуратури України, після погодження з ними тексту, передається прес-службою до засобів масової інформації та розміщується на офіційному Інтернет-сайті Генеральної прокуратури України.

2.20. Відомості та інформація, у тому числі конфіденційного характеру, можуть бути надані представникам іноземних держав або міжнародних організацій виключно на підставі письмового запиту, який за своїм змістом і формою відповідає чинному законодавству України, міжнародним договорам нашої держави, міжвідомчим угодам Генеральної прокуратури та у передбачених ними межах.

2.21. Про всі спроби представників компетентних установ іноземних держав і міжнародних організацій отримати відомості та інформацію без законних підстав, намагання перевести офіційні контакти з працівниками органів прокуратури України на неформальну основу – невідкладно повідомляти керівництву Генеральної прокуратури України.