Понятие функции учета, контроля, анализа и регулирования

Функции контроля в современном менеджменте носит комплексный и процессный характер.

Функция контроля есть действия по оценке готовности к процессу достижения целей, выявления отклонений хода процесса достижения целей от запланированного, констатация факта и степени достижения целей.

Необходимость контроля обосновывается:

§ Неопределенностью. Планы, организационные схемы – это всего лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее менеджеру. Неопределенность всегда остается, даже при самом тщательном планировании и хорошей организации.

§ Предупреждением кризисных ситуаций.

В процессе контроля менеджер может зафиксировать отклонения от плана на ранних стадиях и, следовательно, более эффективно будет действовать по предупреждению кризиса.

Для осуществления функции контроля необходимо иметь объективную основу – стандарты деятельности по достижению целей, плановую информацию, информацию о реальной степени достижения целей (решения задач). Такая информация содержится в планово-отчетной документации, являющейся частью системы организационного учета.

Учет - фиксация текущего, фактического состояния параметров системы.

Примеры планово-отчетной информации:

Ø Различные виды норм и нормативов: нормативы потребления ресурсов, нормы трудоемкости операций…

Ø Различные виды планов: продуктово-тематические, ресурсные, объемно-календарные.

Ø Фактические показатели по объемам производства и качеству продукции.

Ø Фактическая трудоемкость выполнения операций.

Ø Фактический расход материальных ресурсов.

Ø Фактические сроки выполнения запланированных мероприятий.

Контроль – сравнение планового состояния параметров системы с их текущим состоянием.

В результате контроля выявляется наличие (или отсутствие) проблемы. Проблема – отклонение фактического состояния показателей системы их планового состояния. При возникновении проблемы реализуется функция анализа. Анализ – определение глубинных причин, приведших к проблеме. На рис.10.1 приведена схема реализации триединой функции «учет-контроль-анализ» с выходом на функции «принятия управленческого решения» и «регулирования» организационной системы.

 

 

 

В производственных системах используются следующие виды контроля:

1. По времени осуществления: предварительный, текущий, заключительный;

2. По иерархическому уровню контроля: стратегический, оперативный;

3. По предметной области контроля: финансовый, административный;

4. По объекту контроля: время/объем, себестоимость, ресурсы, качество…;

5. По масштабам контроля: полный, выборочный.

1. По времени осуществления:

Предварительный контроль. Проводится до начала решения управленческой задачи с целью определения безусловной готовности и возможности системы к реализации управленческого решения (опережающий контроль). Осуществляется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль человеческих ресурсов сводится к привлечению к выполнению задачи сотрудников, обладающих требуемой квалификацией, опытом работы, другими необходимыми качествами.

Предварительный контроль материальных ресурсов заключается в приемке материалов, сырья, комплектующих в соответствии с установленными требованиями к качеству, объемами и номенклатурой.

Предварительный контроль финансовых ресурсов сводится к установлению наличия бюджетов по структурным подразделениям и организации в целом, сбалансированность этих бюджетов.

Текущий контроль проводится в процессе реализации принятого управленческого решения, решения поставленной задачи вплоть до момента достижения поставленной цели, получения результата (оперативный контроль). Задача – своевременно выявить возникшую проблему.

Заключительный контроль проводится по результатам решения задачи или достижения цели (результирующий контроль). Задача – выявить степень достижения цели, решения производственной задачи. Результаты заключительного контроля должны быть использованы и учтены при разработке целей и планов на следующий плановый период.

2. По иерархическому уровню различают:

Стратегический контроль - предусматривает текущую оценку степени достижения стратегических целей развития предприятия.

Оперативный контроль – предусматривает текущую оценку степени достижения тактических и оперативных целей развития предприятия.

3.По предметной области различают:

Финансовый контроль ориентирован на оценку финансовых показателей развития организации, ликвидности активов, платежеспособности, наличия финансового резерва и т.п.

Административный контроль направлен на поддержание координации деятельности структурных элементов производственной системы на высоком уровне, своевременное и эффективное решение задач развития предприятия и возникающих проблем.

4. По отношению к объекту контроля можно выделить внешний (независимый) и внутренний (ведомственный).

Внешний контроль – реализуемый вышестоящей организацией, государственными органами и т.д.

Внутренний контроль – реализуется организационными контролирующими субъектами в соответствии с распоряжением руководства предприятия.

5. По масштабам контроля различают:

Полный контроль строится как комплексный мониторинг параметров функционирования производственной системы. Проверяется, например, вся продукция, выходящая из производственной системы, производится отбраковка не соответствующей установленным нормам качества.

Выборочный контроль организуется как разовое целевое мероприятие (проверка качества продукции, её НТУ…) на основе репрезентативной (представительной) выборки, результаты контрольных мероприятий могут быть распространены на всю совокупность продукции или услуг.

В процессе контроля оценивается время и объем выпущенной продукции, её себестоимость, наличие или дефицит всех видов ресурсов, качество продукции и процессов и т.д.

 

Методы контроля

Установление стандартов. Под стандартами в данном случае понимается уровень некоторых ориентиров, принятых в качестве эталона сравнения. Устанавливаться стандарты могут на основе нормативной базы, с использованием технологии бенчмаркинга. Стандарты должны быть измеримыми, восприниматься сотрудниками как достижимые, характеризовать уровень НТП… При использовании стандарта, устанавливается масштаб допустимых отклонений параметра контроля. На рис. 10.2 представлен графический пример установления допустимых отклонений контролируемого параметра системы.

Статистические методы контроля. Применяются в основном при выборочном контроле. Заключаются в определении размера выборки, при которой вероятность попадания значения контролируемого параметра в заданный интервал (стандарт) близка к единице. Такой подход позволяет распространить результаты контроля на весь объем продукции (на всю систему).

 

Оптимизация затрат на контроль

Эффект, полученный от эксплуатации контролирующей системы не должен быть меньше, чем затраты на её содержание. Снизить затраты на систему контроля можно при использовании принципа исключения, когда контролирующая система должна срабатывать только в случае серьезных отклонений от стандарта (параметр выходит за пределы допуска). Расходы на содержание и эксплуатацию контролирующей системы могут быть снижены, если на предприятии функционируют корпоративные информационные системы. На основе информационных систем создается единая нормативно-справочная база данных (база стандартов), являющаяся объективной основой контроля на предприятии.

Эффективная система контроля характеризуется:

- Стратегической направленностью;

- Ориентацией на результат;

- Соответствием контролируемому виду деятельности;

- Своевременностью и гибкостью;

- Экономичностью и простотой.

Если в результате контроля выявлена проблема, то реализуется функция анализа, призванная выявить глубинные причины приведшие к проблеме.

Затем разрабатываются мероприятия, направленные на устранение причин, приведших к проблеме, а их претворение в жизнь связано с исполнением функции регулирования.

 

Содержание функции регулирования

Регулирование – формирование управленческого решения, направленного на ликвидацию причин, приведших к выявленной проблеме.

В зависимости от состояния проблемы различают:

- Реактивное регулирование – проблема имеется, решение принимается в ответ на возникшую проблему.

- Упреждающее регулирование – проблема воспринимается как потенциально возможная, действия носят предваряющий характер.

По способу формирования регулирующего воздействия в производственной системе различают:

Компенсационное регулирование – сводится к мероприятиям, направленным на ликвидацию недостатка параметра по отношению к его плановому состоянию. Причины выясняются позже.

Регулирование по отклонению – сводится к регуляции всех элементов системы в соответствии с возникшими отклонениями в одном из этих элементов (по обратной связи). На рис. 10.3 приведена схема процесса реализации функции регулирования. Функция регулирования является функцией обратной связи, без неё процесс управления становится невозможным.

 

 

Контрольные вопросы по теме 10.

1. Приведите понятие функции контроля.

2. Раскройте содержание контура обратной связи управленче­ского воздействия по функциям контроль-регулирование.

3. Предложите классификацию видов контроля.

4. Раскройте содержание предварительного вида контроля.

5. Раскройте содержание текущего вида контроля.

6. Раскройте содержание заключительного вида контроля.

7. Предложите схемно содержание процесса контроля.

8. Предложите понятие функции регулирования.

9. Какие виды регулирования вы знаете?

10. В чем основное содержание функции регулирования?