Категории временных затрат менеджера

Если решать задачу качественного учета временных трат по различным категориям не в рамках «индивидуального» ТМ, а в рамках «ролевого», то возможно выделение специализированных категорий, позволяющих оценить затраты рабочего времени для различных профессий, видов и направлений трудовой деятельности.

Ниже приводятся примеры категорий для детального учета временных затрат менеджера.

Функции менеджера:

1. Стратегическое планирование, выработка ценностей, целей, работа над видением, миссией и т. п.

2. Оперативное планирование, формулировка текущих проблем, задач и т. п.

3. Постановка задач перед подчиненными, инструктаж, делегирование и т. п.

134 ____________________ Глава 3 Инвентаризаций и анализ времени

4. Оперативное управление, координация деятельности сотрудников и т. п.

5. Обратная связь, контроль над выполнением работ, оценка результатов и т. п.

6....

Содержание решаемых вопросов:

1. Стратегические вопросы, связанные с комплексным анализом целостной ситуации, планированием и целеполаганием на разных уровнях управления (общее управление).

2. Финансовые вопросы.

3. Вопросы производства (процесса и технологий деятельности).

4. Вопросы ресурсов, материально-технической базы.

5. Вопросы сбыта, маркетинг, реклама, PR.

6. Кадровые вопросы.

7. Вопросы отношения организации с внешней средой.

8....

Характер общения:

1. Индивидуальная работа в одиночестве.

2. Диалог с подчиненным (вертикальная коммуникация).

3. Диалог с руководителем (вертикальная коммуникация).

4. Диалог с коллегами (горизонтальная коммуникация).

5. Групповая работа с подчиненными и коллегами (совещания, отчеты, планерки и т. п.).

6. Групповая работа с руководителем и коллегами.

7. Общение с внешними партнерами (проведение переговоров ит. п.).

8. Общение с представителями власти, контролирующими организациями, прессой и т. п.

9....

Характер личной работы:

1. Чтение и обработка внутриорганизационной документации, отчетов.

2. Чтение специальной литературы, статей, прессы и т. п.

3. Обработка корреспонденции.

4. Обдумывание.

5. Написание проектов, приказов, докладных записок и т. д.

6. Общение.

7. Работа с техническими средствами, например, с компьютером. 8....

3.11. Хронокарта Гастева

Обратите внимание, что предложенные категории не являются логически взаимоисключающими в отличие от категорий, предложенных в разделе 3.9. Предлагаемые категории качественного учета затрат времени менеджера взаимодополнительны, например, менеджер может общаться с подчиненным («Характер общения»), обсуждая при этом вопросы производства («Содержание решаемых вопросов»), асам разговор для менеджера имеет целью постановку задачи («Функции») для подчиненного. Таким образом, предложенные категории для учета затрат времени менеджера можно использовать как выборочно, так и в различных сочетаниях, разве что придется добавить в бланк органайзера пару лишних столбиков, да сама процедура его заполнения станет чуть более трудоемкой.

С\ Обратите внимание, что в каждой из предложенных категорий учета» временных трат менеджера оставлены «пустые» субкатегории. Допишите для каждой категории еще по 2—3 субкатегории учета рабочего времени менеджера.

Какой, по вашему мнению, важной категории (одной или нескольких) учета временных трат менеджера не хватает в предложенном примере? Предложите хотя бы одну новую категорию учета временных затрат менеджера и разработайте для нее 5—6 субкатегорий.

Если вы не очень хорошо знакомы с работой менеджера, предложите хотя бы 3-4 категории (наполненные субкатегориями) затрат времени, характерных для вашей работы или учебы.

ХРОНОКАРТА ГАСТЕВА

Об «отце» отечественного ТМ А. К. Гастеве было уже достаточно много сказано в разделе 2.12. В одной из своих работ 1923 года с характерным названием «Время» Гастев пишет: «Производить учет времени — это и есть настоящая установка на время. Учет времени мы выдвигаем как первую и единственную задачу всех, кто серьезно ставит проблему времени, а не придает ей крикливо-обличительный характер».

Главным методом учета и анализа времени по А. К. Гастеву стала так называемая «хроно-карта» («карта учета», или, современное написание — «хронокарта»). Хронокарта по сути своей представляет собой своеобразный «гибрид» органайзера и графика Ганта. В своем первоначальном виде хронокарта выглядела как таблица, где по вер-

Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

тикали (в строках) перечислялись события, а по горизонтали (в столбцах) указывалась их продолжительность. С помощью хронокарты можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное время, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не только сам человек, но и внешний наблюдатель («инспектор времени»).

В первоначальном виде хронокарта Гастева включала в себя следующие столбцы: порядковый номер события, код (Гастев предлагал выделять пять типов временных затрат — сон, прием пищи, работа, отдых, самообслуживание), конкретное описание события, часы суток от 01 до 24 часов (с интервалом в 15 или 30 минут). Ниже в качестве примера приводится фрагмент современной хронокарты Гастева, кроме стандартных полей (номер, название работы, код работы в соответствии с кодификатором, время суток с точностью до получаса), включающей в себя ряд категорий для качественной оценки трат времени:

№.

Название работы

Код

I

! о

Ув/ум.

Дел.

G

а

"1

^ ----,----,________

LJ

■^—

-~^_

U

В приведенном примере к карте добавлены следующие поля: «важность работы», «оценка эффективности работы», «следует увеличить или уменьшить время работы», «возможность делегирования работы». Обьгано эти поля заполняются оценками по двоичной системе («Да» — «Нет») и кодируются как «1» или «0». В случае, если надо постараться увеличить затраты времени на какую-либо деятельность, то в поле «ув/ум» ставится «+1», если уменьшить — «—1». Количество и содержание полей для дополнительной качественной оценки в хронокарте Гастева может быть любым, лишь бы не сильно страдало удобство ее заполнения.

А. К. Гастев также предложил простые и четкие правила по заполнению хронокарты:

1. Отметки необходимо делать каждые полчаса.

2. Отметки лучше всего (потом удобнее для анализа) делать сплошной штриховкой.

3. Нерабочие траты времени (например, отдых или помехи) следует обозначать особо, например, точками или крестиками.

3.11. Хронокарта Гастева

4. Отмечать каждые полчаса следует сразу же, как кончится данный получас.

5. Не следует заполнять карту задним числом или вперед.

6. Следует установить номенклатуру трат времени, присвоив каждой свою литеру (код, категорию).

7. Целесообразно всегда носить хронокарту с собой! Нужно сделать ее удобной для работы.

8. Заполненные хронокарты следует хранить в одном месте. На картах обязательно должна быть указана дата заполнения.

9. Для выявления номенклатуры трат времени (то есть для составления кодификатора. — С. К.), а также для формирования навыка работы с хронокартой требуется один месяц.

10. При появлении навыка — начинайте отмечать траты времени каждую четверть часа. Высший уровень учета времени — «фотография рабочего дня» — поминутный учет трат времени!

11. Для контроля над заполнением хронокарты следует использовать «инспекторов времени».

Следует отметить, что А. К. Гастев рассматривал хронокарты в первую очередь как инструмент «социальной инженерии», полагая, что, обработав и обобщив собранные с помощью карт сведения, можно установить, чем различаются между собой основные социальные группы (рабочий, директор, студент, красный воин и др.) по характеру и способам использования своего времени. Учет времени, по Гастеву, позволяет выявить «социальный скелет» труда, что даст возможность лучше организовать его и более эффективно управлять им. Но А. К. Гастев также считал, что постоянная работа с хронокартой оказывает развивающее влияние и на личность, воспитывая бережливость, дисциплинированность, способность планировать свой рабочий день и т. п. В целом предложенный А. К. Гастевым ТМ-инструмент (хронокарта) не устарел и может с успехом использоваться и в наше время в контексте «индивидуального» или «ролевого» ТМ.

О Сравните возможности по инвентаризации времени, которые заложе-• ны в органайзер (см. разделы 3.7 и 3.8) и в хронокарту Гастева. В чем заключаются преимущества учета времени с помощью хронокарты Гастева по сравнению с органайзером?

В чем, по вашему мнению, слабые стороны учета времени с помощью хронокарты Гастева по сравнению с органайзером?

Какой ТМ-инструмент для инвентаризации времени вы бы выбрали лично для себя — органайзер или хронокарту Гастева? Почему?

Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

Кроме достижений в области НОТ, А. К. Гастев был весьма разносторонним и одаренным человеком. Например, он писал довольно удачные стихи, его творчество высоко ценили такие его «коллеги», как В. В. Маяковский, В. В. Брюсов, Н. Н. Асеев. В духе своего времени А. К. Гастев многие из своих идей «упаковывал» в краткие и хлесткие лозунги, которые, кстати, пользуются неизменным успехом у участников ТМ-тренингов (многие из этих почти революционных лозунгов мне доводилось видеть красиво оформленными и висящими на видных местах в офисах современных «ударников капиталистического труда»). Вот лишь некоторые из них:

Держи карту учета, сделаешь революцию времени! Юность! Ты не должна зевать, ты должна всюду поспевать!

Не говори о болыпихпространствах!Научись овладевать малым пространством и малым временем.

Учитывать время — значит дольше жить.

Человечество научилось обрабатывать вещи. — Наступила пора тщательной обработки ЧЕЛОВЕКА

Если решил —ДЕЙСТВУЙ!

Когдаработа нейдет, — не хватайся за папиросу, лучше вздохни поглубже.

Прекрати работу «начерно», — делайся АРТИСТОМ работы.

Если хочешь вводить НОТ, стань мастером хоть одной операции!

Пролетариат не для того приходит к власти, чтобы коротать свои дни на завоеванных орудиях производства, а чтобы их поднять, возвеличить и сообщить им невиданные скорости.

АНАЛИЗ ВРЕМЕННЫХ ТРАТ