Энергетический потенциал работы

«Энергия» в переводе с греческого означает «способность совершать работу». Если немного отвлечься от азбучных физических истин, сидящих в наших головах еще со школьной скамьи, то к энергии можно и нужно относиться более абстрактно, философски. При таком наивно-философском подходе энергия — это все, что дает вам силы для выполнения работы. Далее уже можно рассуждать о видах и формах энергии, ее источниках, способах «вложения» энергии в ра-

2.7. Энергетический потенциал работы

боту и т. д. Например, ниже приводятся шесть наиболее традиционных видов энергии, важных для своевременного выполнения работы:

В таблице приведены общедоступные примеры некоторых видов энергии, в совокупности составляющих энергетический потенциал работы (табл. 17).

Таблица 17 Общедоступные примеры некоторых видов энергии

№ п/п	Вид энергии	Пример
	Механическая	Вес (масса) полотка. Чен он тяжелее, тем быстрее можно заботь гвоздь
	Электрическая	Мощность энергогюгребляющих электрических устройств. Например, электрочайник мощностью 2000 8т вскипятит воду значительно быстрее, чем чайник того же объема, но мощностью 1000 Вт
	Физическая (телесная]	Мускульная сила, тренированность, состояние здоровья
	Психическая	Хорошее настроение, интерес, вдохновение, мотивация, знания и др.
	Психосоциальная	Трудовой энтузиазм, отточенность, взаимопомощь, благоприятный со-циалыю-лсихологичесхий климат организации, -укорененность» а корпоративной культуре соответствующих коллективистских ценностей
	Социальная	Контакта, связи и взаимовыгодное сотрудничество, дающее "Системный эффект» («вместе можем добиться того, чего не добились бы поодиночке»}

Приводя примеры лишь отдельных видов энергии, я специально не хочу углубляться в «конкретику», а стараюсь подвести всех участников ТМ-тренинга к мысли, что если энергией может быть все, что угодно, то необходимо творчески относиться к имеющимся в нашем распоряжении и потенциально возможным источникам энергии. Энергия «валяется» повсюду, необходимо только научиться замечать ее и использовать для улучшения временных характеристик своей деятельности.

Глава 2. Время как ресурс и цель

г% Вспомните какую-нибудь привычную для вас работу. Какого рода энер • гия обычно необходима вам для ее успешного выполнения?

Предложите несколько вариантов новых источников (видов, способом и т. п.) энергии, которые помогут вам выполнять работу быстрее.

КАКУЛУЧШИТЬ СПОСОБ РАБОТЫ?

Вообще-то за простеньким сочетанием «способ работы», используемым в ТМ, стоит огромный междисциплинарный раздел, изучающий различные аспекты трудовой деятельности. Описанием способов работы и поиском путей их оптимизации занимаются профессиология, психология и социология труда, экономика труда, эргономика, промышленная (индустриальная) психология и др. Во всех этих науках существует достаточно много «наработок», относящихся к описанию и анализу элементов, процесса, структуры трудовой деятельности, в том числе ее внешней (например, нормативно-технологической) и внутренней стороны (например, индивидуального стиля деятельности).

Говорить об улучшении (оптимизации временных характеристик) способа работы «в общем и в целом» — занятие некорректное и малоперспективное. Здесь требуется серьезный анализ (экспертиза, аудит) деятельности, включающий тщательное описание трудовых процессов и операций (технологических, информационных, управленческих и др.). Только на основе подобного анализа бизнес-консультант сможет сформулировать обоснованные рекомендации по улучшению способа работы, и в том числе — его временных характеристик.

Чтобы не разочаровывать читателей такой категорической «отсылкой к специалистам», далее приводятся 16 универсальных советов по улучшению способа работы. Эти советы (не дословно, в пересказе) были заимствованы мною из книги отечественного классика НОТ А. К. Гастева «Как надо работать». Книга была впервые издана в 1921 году, но от этого предлагаемые советы не потеряли своей актуальности и вполне могут быть использованы современными читателями в рамках индивидуального или даже ролевого ТМ (курсивом выделены слова, использованные самим Гастевым):

1. До начала работы представьте ее (модель), представьте ее этапы (план).

2. Не начинайте работу без необходимой предварительной подготовки (инструменты, сырье, информация, любые необходимые ресурсы).

2.8, Как улучшить способ работы?

3. Важно, чтобы в поле работы не было ничего лишнего, отвлекающего. Лишнее — у брать, избавиться!

4. Все средства труда должны быть расположены в строгом порядке. Если порядок не предусмотрен правилами — придумайте свой собственный!

5. Вхождение в работу должно быть постепенным («исподволь»). Начинайте с «разминки» — решения важных, но легких задач!

6. С помощью нескольких проб найдите вн у тренний баланс траты сил, чтобы наиболее трудные действия выполнять наиболее экономично («приладиться»).

7. Работайте равномерно, размеренно, «...работа сгоряча, приступами портит и человека и работу».

8. Работайте в удобной позе (создайте для себя наиболее комфортн у ю физическ у ю сред у работы).

9. Продумайте соотношение периодов тр у да и отдыха, отдыхайте немного, но достаточно.

10. Во время самой работы не следует есть, курить, пить кофе и т. п. (Любое необоснованное совмещение действий вредит работе.)

11. «Не надо в работе отрываться для другого дела, кроме необходимого в работе». (Любой необоснованный перерыв вредит работе.)

12. Если работа не идет, то необходимо сделать краткий перерыв, отвлечься, и заново постепенно («нарочно замедлять») начать работу.

13. В случае неудачи работ у прервать, навести порядок (п. 4), обдумать причины неудачи (п. 1), найти необходимые ресурсы (п. 2) и начать заново!

14. В случае полной неудачи — сменить вид работы!

15. В случае успешного завершения работы — не спешить сообщать об этом другим! «Сделай у довлетворение вн у тренним, привыкни к успеху, не то потом наступит отравление воли и работа опротивеет».

16. «Кончилработу — прибери!» (Сделатьтак, чтобытебе было приятно вновь прийти на свое рабочее место.)

П Какие из предложенных А. К. Еастевым способов улучшения работы • вы, может быть, уже интуитивно использовали в своей деятельности? Насколько сильно эти приемы улучшения способа работы помогают вам улучшить временные характеристики вашей деятельности?

Какие из рекомендаций А. К. Еастева заинтересовали вас, и вы хотели бы попробовать ихдля улучшения способа своей работы?

Глава 2. Время как ресурс и цель

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Как от понимания основных теоретических положений закона времени как ресурса перейти к практике управления временем? Сделать это легко, поскольку ТМ по определению — занятие творческое, где приветствуется новаторский подход и изобретение всяких «маленьких хитростей», позволяющих более эффективно использовать время. Можно, скажем, выбрать какой-нибудь отдельный компонент закона времени как ресурса (цель, способ работы, энергию, помехи), который, по вашему мнению, является наиболее слабым местом в вашем персональном или организационном управлении временем, и заниматься его совершенствованием.

Но кроме такого «локального» подхода, когда речь идет о «точечном решении отдельных проблем», можно говорить и о «глобальном» подходе, когда выстраивается целая система управления временем. Для организации подобный инжиниринг системы ТМ и внедрение ее в жизнедеятельность по сути дела означает возникновение еще одного организационного «измерения». В организации появляется отдельная структурно-функциональная «пристройка» ТМ, требующая отдельного управления (простите за тавтологию — «управления управлением временем»).

Кстати, ТМ-консультант может наткнуться здесь наряд «подводных камней», связанныхс недостаточно подробным выяснением запроса клиента ТМ (со стороны консультанта) и с недостаточно четким пониманием отличия системы ТМ от элементарных техник ТМ (со стороны заказчика). Очень часто руководители организаций, благосклонно относящиеся к применению отдельных «ТМ-приемчиков», морально не готовы к серьезной и объемной работе по инжинирингу целостной системы ТМ для организации в целом.

В классическом ТМ система управления временем заимствует из общего менеджмента циклическую шестикомпонентную «функциональную схему» управления (идея которой восходит еще к функциям менеджмента, предложенным в 1920—1930 годах А. Файолем). Ниже приводится традиционная для современного ТМ схема, заимствованная мною у Л. Зайверта. Она включает в себя пять следующих друг за другом и замкнутых в цикл компонентов-функций (постановка цели, планирование, принятие решения, выполнение решения, контроль над выполнением решения, постановка новой цели и т. д.) и один «сквозной» компонент, присутствующий на всех этапах цикла (информация, коммуникация).

2.9. Система управления временам

S3

Идея отображенной на схеме системы ТМ заключается в том, что процесс управления временем аналогичен (по своим основным этапам) процессу управления организацией и как бы «параллелен» ему.

Например, любой управленческий процесс начинается с формулировки цели. Цель будет носить, скорее всего, производственный характер, предположим: «Изготовить партию продукции X». Но компонентом этой производственной цели может быть и «временная цель»: «СРОЧНО (то есть как можно быстрее или к конкретной дате) изготовить партию продукции X». Если временной атрибут производственной цели является исключительным, уникальным, важным, то «временная цель», по сути дела, становится самостоятельным, отдельным элементом управления, требующим особого внимания и особых методов управления.

В приведенной ниже таблице перечислены элементы системы ТМ, а также некоторые соответствующие данным элементам направления и методы управления временем (табл. 18).

Возвращаясь к приведенному перед таблицей примеру (Как сделать так, чтобы производственная задача была решена СРОЧНО?), для достижения ТМ-цели («срочность») мы можем использовать приведенные в соответствующей графе таблицы методы ТМ-оптимизации цели. Например, объявим всем сотрудникам, что «срочность» работы отныне является важным компонентом миссии организации (декларирование «временной ценности»), а также подкрепим эту декларацию внедрением каких-нибудь мотивационных мер (лучше по-

Глава 2. Время как ресурс и цель

Таблица 18 Элементы системы ТМ и управление ими

№ п/п	Элемент системы ТМ	Направления и методы управления
	Постанови целей	Создание у сотрудников высокого уровня ТМ-мотивации, чувства сопричастности •борьбе за время». Пересечение личных и деловых целей (система вовлечения). Декларативное включение ТМ в личную и организационную систему ценностей и целей. Полный анализ сильных и слабых сторон сложившейся практики управления временем (SWOT-аиализ). Выделение приоритетов. Выделение уровней целей (ценности - цели - задачи). Экспертиза связанности и реалистичности целей. Письменная фиксация сроков и первых шагов (внедрение особой ТМ-документации)
	Планирование	Анализ существующих временных трат и на основе полученных результатов нормирование трудовых операций. При планировании учет всех уровней (от долгосрочного до ежедневного). Внимание к целому, системный подход, согласование планов отдельных подразделений. Оптимальное распределение времени по этапам будущей работы. Верный выбор ресурсной стратегии (-ускорить", •накопить», •замедлить», •упорядочить») и создание резервов. Реальное сокращение плановых сроков, увязанное с системой мотивации (планировать поощрения за быструю работу и наказания за отставание от плана)
	Принятие решения	Использование стратегий выделения приоритетов при принятии решений, например, упорядочивание дел по степени важности и по срокам («матрица Эйзенхауэра»). Построение системы делегирования, освоение навыков делегирования. Оптимизация процедур принятия решений, например, эффективное проведение совещаний. Внедрение мер по информационно-технической поддержке решений (создание экспертных систем, оптимизация документооборота и др.)
	Выполнение решения	Модернизация распорядка (режима работы) дня, в том числе использование гибких графиков работы. Деление дел на «гибкие» и -жесткие». Обеспечение ритмичности работы, учет личных биоритмов, чередование труда и отдыха. Обучение навыкам индивидуального планирования времени (блоки, перекрытие, зазоры и т. п.), использование контекстов. Внедрение мер по совершенствованию способов и навыков работы

Система управления временем

Окончание т абл. 1В

Iff	Элемент системы ТМ	Направления и методы управления
	Контроль над выполнением	Разработка и письменная фиксация схем контроля {субъекты, объекты, способы, режим). Разработка каналов и способов «быстрого* оперативного контроля. Разносторонний контроль (процесса, результатов, самоконтроль)
G	Коммуникации, управленческая информация	Планирование информационных сетей и информационных потоков в организации. Разработка и внедрение систем электронного документооборота (ГГ-инжи-ниринг) Изучение «техник личной работы* с бумагами, телефоном, корреспонденцией, книгами, компьютером и другой оргтехникой. Формирование навыков эффективного проведения совещаний, бесед, встреч

ощрительного характера), которые реально стимулировали бы сотрудников к поведенческой реализации ценности.

Однако следует понимать, что система ТМ потому и получила название «система», что одних только мер по ТМ-оптимизации цели (и процесса целеполагания в целом) недостаточно. «Система» означает разработку и внедрение целого комплекса мер по совершенствованию управления временем, по сути — реинжиниринга всех шести компонентов управленческого процесса. Если продолжать приведенный выше пример, то «срочность» в выполнении производственной цели должна достигаться не только через принятие ТМ-цели, но и с помощью эффективного планирования, принятия решений и т. д. Таким образом, разработка и внедрение системы ТМ — это всегда комплексное решение задач по временной оптимизации организационных процессов.

су Предположим, что у вас есть мечта съездить в качестве «дикого» тури- i ста в какую-нибудь экзотическую страну, например, в Непал. Представьте, что в силу разных жизненных обстоятельств вам это необходимо сделать срочно, как можно быстрее, например, в ближайшие полгода. Предложите ТМ-идеи, связанные с шестью элементами системы ТМ, которые помогут вам успешно реализовать ваш проект (поездку).

Что вы можете сделать для более эффективной постановки цели?

Что вы можете сделать для более эффективного планирования поездки?

Как вы будете принимать решение, если возникнут какие-нибудь трудности или сомнения?

Как можно сделать выполнение решений более эффективным?

Как вы будете контролировать, успешно ли вы продвигаетесь к намеченной цели?

Как сделать получение необходимой информации более эффективным?

Глава 2. Время как ресурс и цель