Органайзер для качественного учета времени

Простите за тавтологию, но простой органайзер (см. раздел 3.7) является крайне простым инструментом для учета индивидуального времени. С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению, утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат.

Как правило, простой органайзер оченьлегко превращается в органайзер для качественного анализа времени: достаточно лишь придумать несколько качественных категорий, предложить числовую (или символьную) систему их оценивания и добавить к бланку органайзера несколько столбцов по числу разработанных качественных категорий.

Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени — слишком долгой и трудоемкой.

Одна из хрестоматийных схем, включающая в себя четыре категории качественного анализа времени (табл. 22), предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом.

В качестве способа анализа предложенных качественных категорий Зайверт предлагает «формулу полезной работы»:

Время полезной работы = общее время работы — (время работы, которая не была необходима + время работы с неоправданными затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы, длительность которой не планировалась).

Могу признаться, что я в течение некоторого времени пользовался качественными оценками Л. Зайвертадля инвентаризации и анализа моих временных затрат, пока у меня не возникли те самые сомнения, которые приведены в столбце «Критика». Возможно, в этом и есть какой-либо великий и недоступный мне смысл, но категории Зайвертадля качественного анализа времени, намой взгляд, являются неточными и семантически размытыми.

Взять хотя бы категорию «необходимость». Какую оценку в своем органайзере я должен ставить, если существует, например, такой «кон-

3.S. Органайзер для качественного учета времени

Таблица 22 Схема качественного анализа времени

Категория	Система оценивания	Критика
А.Необходимость («была ли работа необходимой?»)	1 - работа была необходимой; 0 - работа не была необходимой	Что считать «необходимой работой"? Каков критерий «необходимости»? ■Необходимость» - объективное или субъективное понятие? Как ставить оценку, если существует ■конфликт необходимоствй»?
Б. Оправданность {«Были ли оправданы затраты времени?»)	1 - затраты времени оправданы; 0 - затраты времени не оправданы	Если •оправданность» - это ценность времени, то что является точным критерием этой ценности? Каков тот «эталон», относительно которого следует оценивать «оправданность» затрат времени?
8. Целесообразность («Было ли целесообразным выполнение работы?»)	1 - работа была целесообразной; 0 - работа не была целесообразной	Например, если речь идет о порученном задании, то достаточно ли у сотрудника компетентности и стратегического видения, чтобы оценить целесообразность работы?
Г. Запланированное^ («Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?»)	1 - временной интервал работы был запланирован; 0 - временной интервал работы не был запланирован	Можноли определить заранее продолжительность неожиданных, но крайне важных дел? А если я использую гибкое, скользящее и г. п. планирование {то есть перепланировать временной интервал работы для меня не проблема)?

фликт необходимостей»: мой не отягощенный интеллектом руководитель считает, что работа необходима, а я (прекрасный эксперт в данном вопросе) уверен, что работа не нуж а, адаже вредна? Ачто если я и сам не уверен — необходима эта работа или нет? Наш мозг может оперировать весьма сложными вероятностями и прогнозами, свести которые либо к «да» (оценка «1»), либо к «нет» (оценка «О») — просто невозможно.

Разочаровавшись в качественных оценках временных трат, предложенных Зайвертом, я решил разработать собственные оценки, которые и предлагаю вашему вниманию. «Шапка» бланкадля качественного учета времени из моего органайзера выглядит так:

	Окон.	i	Дело, задача	Результат, эффект		I	i	Эфф.

Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

Первые столбцы органайзера для качественного анализа времени ничем не отличаются от граф простого органайзера: время начала и окончания событий, их длительность, сами события. Вместо «лирической» графы «Примечания» я решил добавить более целеориенти-рованную графу «Результат, эффект». По моему мнению, необходимость каждый раз указывать конкретный результат произошедшего события обладает мощным мотивирующим и контрольным эффектом, позволяет более жестко выявлять бесполезные траты времени (помехи) и в то же время развивает «позитивное мышление», помогая обнаруживать «другую выгоду» (см. раздел 1.12) даже там, где ее на первый взгляд вроде бы и нет.

Я использую пять направлений качественного анализа (табл. 23).

Таблица 23 Направления качественного анализа

Обоз качение в органайзере	Категорий	Система оценивания
пл/нп	Учет запланированности / незалланированности реально выполненного дела, задачи, случившегося события	1 - дело было запланировано, затраты времени соответствуют плану/норме; 0,5 -дело было запланировано, но заняло слишком много времени. Дело не было запланировано, но является важным, и было оперативно включено в планы; 0 - депо не было запланировано
Код	Код временных затрат в соот-ветствии с используемой классификацией трат времени	(Построение кодификатора подробно рассматривается далее в разделе 3.9)
Затр.	Оценка степени и характера затрат сил и энергии на выполнение дела, задачи («энергетический ю мпонент работы-}	Оценка по 5-балльной системе; -2 или-1 -дело было трудным, тяжелым, шло через силу, избыточное перенапряжение; 0 - привычные траты энергии, норма, функциональный комфорт; +2 ИЛИ +1 - дело было приятым и интересным, вызвало энтузиазм, подъем сил, позитивную мобилизацию сил
Эфф.	Оценка степени реальной эффективности, полезности, продуктивности выполненного дала, его КПД	Оценка по 5-балльной системе: -2 или -1 - неэффективная, малопродуктивная работа, результат хуже нормы/плана; 0 - нормальный результат, обычная эффективность; +2 или +1 - высокая эффективность, успешность, результат выше нормы/плана
Дел.	Оценка возможности делегирования дела или решения проблемы другим путем (покупка услуги и проч.)	1 - делегирование или замена возможны; 0 - невозможность делегирования или замены

3.8. Органайзер для качественного учета времени

Сразу хочу оговориться, что предлагаемая система не идеальна и, возможно, кому-то покажется неудобной. Например, для меня использование 5-балльной шкалы является удобным с точки зрения дальнейшей математической обработки, визуализации и анализа полученных данных, а кому-то подобное оценивание покажется избыточным.

Выбор самих категорий для качественного анализа времени осуществлялся мною для углубленного анализа моих собственных «слабых мест» в управлении временем (именно поэтому лучше не слепо заимствовать категории качественного анализа времени откуда-нибудь из книжек, а разработать их самостоятельно). Например, для меня в периоды интенсивной занятости, когда приходилось работать одновременно на 3—4 работах и над 8—10 проектами сразу, крайне важно было решить «энергетический кризис», так как зачастую я просто валился от усталости или внезапно заболевал от хронического перенапряжения. Использование категории «Затраты энергии» (Затр.) позволило мне, во-первых, выявить собственные энергетические «ритмы», достаточно точно узнав периоды подъема и спада сил в течение суток, недели, месяца. Во-вторых, я смог очень точно определить людей, события и ситуации, выступающие для меня в роли «энергетических вампиров», лишающих меня сил. В-третьих, выявив события и ситуации, связанные с позитивной мобилизацией энергии, я смог лучше понять природу собственных сил и возможностей, что позволило мне более творчески заниматься собственным «энергетическим самоменеджментом».

Категории «Эффективность» (Эфф.) и «Делегирование» (Дел.) были введены мною как «средство самолечения» от излишней ответственности, упрямства, перфекционизма и вообще, вредного стремления все и всегда делать самому (в том числе и за других). Работа с категорией «делегирование» в значительной мере помогла развить мне «аутсорсинговое мышление» и заодно помогла укрепить чувство глубинного доверия к людям и улучшить отношения со многими из моего социального окружения.

Учет времени по категории «эффективность» позволил мне существенно пересмотреть мои внутренние нормативы нате или иные виды деятельности. Появилось подкрепленное цифрами понимание, что «укреплять силу воли» (как в одном из рассказов М. Зощенко, где маленький мальчик неоднократно заявлял: «Ая ем кислую клюкву — и не морщусь!»), проявляя упрямство и настойчивость, — не всегда полезно и продуктивно. Оказывается, многих результатов можно до -

5 3ак. -Шв

130 _______________________________ Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

стичь гораздо проще, быстрее и эффективнее, если не «брать противника измором», а приложить «точное усилие в нужное время и в нужном месте». Оценка эффективности разных видов деятельности позволила мне серьезно оптимизировать мои способы достижения результатов, а также пересмотреть индивидуальные нормативы на разные виды деятельности как в сторону их уменьшения, так и в сторону их увеличения.

О Изучите предложенные категории для качественного учета времени и • систему их оценивания (запланированность/незапланированность, эффективность, затраты энергии, возможность делегирования или решения другим способом). Приведите по 2—3 аргумента как «за», так и «против» каждой из выделенных категорий и системы их оценивания.

Предложите (и обоснуйте) собственные категории качественного учета времени, а также систему их оценивания.