С использованием хронокарты Гастева

Заполненные хронокарты Гастева можно анализировать и качественно (наглядно) и количественно. Простейшим способом качественного (наглядного) анализа является составление обобщенных месяч-

3.12. Анализ временных трат с использованием хронокарты Гастева __________ I 39

ных (недельных, квартальных и т. п.) учетных карт по каждому виду временных затрат (в соответствии с выбранными категориями и субкатегориями учета) в отдельности. Обобщенная хронокарта выглядит как таблица, по вертикальной оси которой (в строках) откладываются дни недели, а по горизонтальной (в столбцах) — время суток. Заштрихованные ячейки таблицы указывают, какие именно часы в тот или иной день были потрачены на конкретный вид деятельности (субкатегорию).

Если при заполнении хронокарт вы опираетесь, например, на кодификатор, приведенный в разделе 3.9, то вам необходимо составить 26 обобщенных карт по числу субкатегорий и, возможно, еще пять суммарных карт по категориям. В принципе, можно ограничиться только составлением пяти категориальных карт или же составить обобщенные карты лишь на некоторые субкатегории, анализ временных трат по которым для вас наиболее важен.

Ниже приведен фрагмент, демонстрирующий заполнение обобщенной хронокарты для субкатегории «Выполнение основных трудовых функций» (код 102 в соответствии с кодификатором из раздела 3.9) в период с 10.11.03 по 14.11.03.

Качественный анализ основан на том, что в заполненной обобщенной хронокарте все закономерности трат времени видны, что называется, невооруженным взглядом. Например, в предложенном фрагменте совершенно отчетливо прослеживается тенденция к сокращению времени выполнения основных трудовых функций к концу недели: наиболее нагруженным («долгим») рабочим днем является понедельник, а наименее нагруженным — пятница.

Полученные обобщенные хронокарты (за месяц, неделю или любой другой период учета времени) по всем анализируемым категориям или субкатегориям можно анализировать и количественно, вычисляя следующие числовые показатели:

Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

1. Сколько часов в месяц затрачивается на каждую из учетных субкатегорий или категорий (корректнее вычислять затраты времени в процентах: 100% = 30 дней * 24 часа = 720 часов; или 1 час = 0,14%, если точность учета 30 минут, то, соответственно, 30 минут = 0,07%). Подобные нехитрые подсчеты дадут вам очень точную картину затрат времени по каждой из учетных категорий (субкатегорий) — вы на самом деле узнаете, на что тратится основное время вашей жизни, а на что его явно недостаточно.

2. Разнообразие временных трат (сколько субкатегорий временных затрат в день для вас характерно — максимально, минимально, в среднем, чаще всего, в определенные дни недели?). Разнообразие временных трат может служить хорошим показателем сбалансированности и гармоничности различных видов активности в вашей жизни.

3. Среднее время (обычное) начала и среднее время (обычное) окончания для каждой из субкатегорий временных затрат (желательно вычислить не только среднее значение, но и наиболее характерную «погрешность», например, время отхода к ночному сну = 24.00 ±15 минут, а время утреннего пробуждения = 7.00 ± 20 минут). Возможно, подобное уточнение наиболее характерных для вас промежутков различных видов активности позволит вам выявить характерные только для вас ритмы и тенденции трат времени, носящие как конструктивный, так и деструктивный характер.

4. Наиболее и наименее загруженные (по различным категориям или субкатегориям) дни и/или часы недели, включая вычисление (в часах) степени этой загрузки.

5. Если при заполнении ежедневной хронокарты в ней использовались дополнительные оценочные категории (вроде «важности работы», «эффективность работы» идр.), то для получения обобщенных показателей за весь учетный период достаточно просто суммировать баллы (см. раздел 3.11) по дополнительным оценочным категориям для каждой из субкатегорий. Полученная для каждой субкатегории сумма, например, по показателю «важность работы», позволит построить своеобразный «рейтинг» субкатегорий, расположив все виды активности от максимально важной (имеющей максимальную сумму) до наименее важной из них.

В заключение добавим, что все предлагаемые расчеты легко выполняются и вручную, с помощью обычного калькулятора, но любой пользователь, более-менее уверенно работающий с такими распространенными компьютерными программами, как MS Excel или MS Access, может легко автоматизировать вычисление представленных

3.12, Диализ временных трат с использованием хронокарты Гастева ________ 141

выше показателей. Для более детального анализа времени, в особенности при использовании компьютера, можно вводить и свои собственные количественные показатели. Мне, например, встречались энтузиасты, рассчитывающие до полусотни самых разных «коэффициентов» по обобщенным хронокартам! Но, намой взгляд, подобная избыточность информации не всегда полезна, поскольку не всегда ясно, как все эти показатели использовать на практике в качестве ориентиров для управления временем.

Результаты как качественного (наглядного), так и количественного анализа являются отправной точкой для изменений в планировании собственного времени. А. К. Гастев предлагает для содержательного завершения анализа обобщенных за учетный период хронокарт использовать так называемые «плановые ключи» — своего рода эвристические вопросы, позволяющие «изобрести» способы более эффективного использования своего времени в том случае, если результаты инвентаризации показались вам неудовлетворительными.

«Плановые ключи» А. К. Гастева:

1) Можно ли изменить время начала/окончания какого либо вида деятельности, если помнить тот факт, что любая работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отпущено?

2) Можно ли сгруппировать разбросанные во времени, но похожие виды деятельности в более крупные блоки («пояса работы»)?

3) Можно ли жестко закрепить какие-либо виды времени за определенными промежутками времени в определенные дни (введение режима, ритмичности)?

4) Существует ли достаточное разнообразие видов деятельности (в течение дня, недели, месяца), если учитывать тот факт, что отдых есть смена деятельности?

И, в качестве заключительного напутствия, лозунг от А. К. Гастева, непосредственно относящийся к «плановым ключам»:

Если ты имеешь ключ времени, ты — вооруженный инженер своей жизни, ты — монтер и чужого времени — завода, учреждения.

О Изучите приведенный фрагмент обобщенной хронокарты, учитываю-• щий время выполнения основных рабочих функций за неделю.

Какие периоды времени в течение недели являются наиболее загруженными? Какие периоды времени наиболее свободны?

Существует ли ритмичность или какие-нибудь устойчивые тенденции в распределении времени работы в течение дня, недели?

Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

Используя «плановые ключи» Гастева, предложите рекомендации по улучшению времени выполнения основных рабочих функций для ситуации, рассмотренной в данном примере.

Используя «плановые ключи» Гастева, предложите рекомендации по оптимизации собственного рабочего времени.

ЕЖЕДНЕВНЫЙ ЭКСПРЕСС-АНАЛИЗ