Перетворіть текст у таблицю.

Виокремте введений текст і виконайте відповідну команду з меню. Отримаєте діалогове вікно, де потрібно ввімкнути опцію Інше й увес­ти розділювач-кому у відповідне поле. Якщо перетворення в таблицю відбулося неправильно, виконайте зворотне перетворення, з’ясуйте причину помилки (можливо, неправильно зазначено розділю­вач), виберіть текст і повторіть спробу.

Відформатуйте таблицю на власний розсуд. Упорядкуйте прізвища за алфавітом.

Збережіть таблицю.

6. На наступній сторінці наберіть або скопіюйте вже набраний довіль­ний текст із 20 рядків і перетворіть його на три колонки.

Збережіть документ у файлі з назвою Задачі.

7.Придумайте й нарисуйте організаційну схему вашого факультету.Створіть і підпишіть елементи трьох рівнів організаційної діагра­ми, наприклад, декан, заступники з певних питань, завідувачі кафедр № 1, 2... тощо. Під заголовком уставте рисунок, а в кінці схеми – об’ємний рисунок (використайте панель інструментів рисування).

8. Продемонструйте викладачеві виконану роботу. Завершіть роботу. Закрийте програму.

 

Лабораторна робота № 8

Тема. Використання полів. Шаблони й макроси.

Мета. Навчитися використовувати стандартні поля, злиття та форми, створювати шаблони бланків, застосовувати макроси для автоматизації роботи користувача.

План

1. Поля. Їх призначення та типи.

2. Використання панелі інструментів Слияние.

3. Використання панелі інструментів Формы.

4. Використання шаблонів і макросів.

Теоретичні відомості

1. Поля. Їх призначення та типи. Поля – це об’єкти, які призна­чені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об’єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у документах. Їх використовують для підготовки типової документації з постійною та змінною інформацією, наприклад бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стандартні поля, поля злиття й поля форми.

2. Використання панелі інструментів Слияние. Операція встав­ляння в документ багатьох типів об’єктів відбувається з участю полів. Прикладами стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-Date), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для обчислень (= формула), вставляння рисунка з файла (Include-Picture), тексту з файла ( IncludeText).

Поля вставляють командами Вставить / Поле. Отримаємо діало­го­ве вікно зі списками назв полів і коротким описом їх призначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, натиснувши на кнопку зі знаком питання й на назву конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву та натискають кнопку ОК – назва поля у фігурних дужках або значення поля з’являться в документі в позиції вставки, тобто там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, для того, щоб поновити значення поля, та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код – це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код та значення виокрем­леного поля перемикають комбінацією Shift + F9. Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервис / Параметры / Закладка / Вид / Коды полей.

Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів (листів, конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основного й джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту та встав­лені користувачем поля злиття для даних, значення яких змінюватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів викладачам університету – членам вченої ради – із повідомленням про те, що відбудеться незаплановане засідання з порядком денним цього засідання.

Структура основного документа може бути такою:

«Індекс», м. «Місто»

«Вулиця»

«Ім’я» «Прізвище»

{стандартне поле Date}

Вельмишановна «Закінчення» п. «Ім’я» «Прізвище»!

Текст повідомлення

З повагою, {стандартне поле Author}

Вчений секретар.

Коди полів даних – це назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад Місто, Вулиця, Прізвище тощо.

Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спе­ціальною командою Вставить поля слияния, вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.

Поля {Date} і {Author} є стандартними. Усі інші поля є полями даних для злиття. Пам’ятайте, що назви полів вручну, як у зразку листа, вводити не можна. Цей процес автоматизований.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск файл бази даних чи текстовий файл, де дані набрано в наведе­ному вище вигляді (придатному для перетворення в таблицю). Робота спрощується, якщо базу даних з відповідними назвами полів створено раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, написаних різним людям (запрошення на банкет, зустріч, весілля тощо). Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть.

Щоб побачити, що листи справді написані різним людям, потріб­но натиснути на кнопку-лічильник або натиснути на кнопку Слияния в новый документ – усі листи можна буде переглянути, користу­ючись смугою прокручування.

У нових версіях MS Word цю задачу розв’язують за допомогою майстра злиття. Після виконання команд Сервис / Письма и рассылки / Слияние... потрібно виконати шість дій.

Конверти та наклейки створюють подібним способом.

Розгляньте кнопки нижнього ряду на панелі Слияние (рис. 24). Вони означають таке: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно Слияние, пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

Рис. 24. Панелі інструментів Слияния і Форм ы

3. Використання панелі інструментів Формы. Поля форми вико­рис­то­вують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.

Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-DropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: Вставить текстовое поле, Переклю­чатель, Поле-список, Параметры поля, Нарисовать таблицу, Вставить табли­цу, Вставить кадр, Затенить поля, Защитить форму.

Поля-списки автоматизують уведення стандартних даних, зібра­них у список. Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування бланка вони не виводитимуться. У текстове поле користувач уводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.

Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо в діалоговому вікні (рис. 25) команди Параметрыполя деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою й зазначити, що воно числове, то це ім’я можна використати у звичайних полях – формулах для різноманітних обчислень.

Рис. 25. Параметри текстового поля

Поля рекомендують затінювати. Якщо полів багато, їх слід розмі­щувати на бланку в таблицях.

Коли форма створена повністю, її потрібно захистити й зберегти на диску як документ або як шаблон (dot-файл) для створення типових бланків. Щоб захистити форму, потрібно натиснути на кнопку із зображенням замка-колодки. Тепер можна заповнювати електрон­ний бланк поточними даними.

Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповненням бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змінити захищену інфор­ма­цію на бланку неможливо. Щоб внести зміни в незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист. Для цього треба ще раз натиснути на кнопку із зображенням замка.

4. Використання шаблонів і макросів. Розглянемо приклад ство­рення форми-рахунку для одного найменування товару, назва якого береться із поля-списку.

Тут символи [ВТП] набирати не треба. Це вказівка для користу­вача вставити текстове поле за допомогою кнопки аб| панелі Формы. Текстові поля Кількість і Ціна назвемо закладками к і с, що дасть змогу створити поле-формулу = к×с для обчислення суми, яку потрібно заплатити за товар.

Макрос – це записана в пам’ять редактора послідовність натис­кань на клавіші й клацань мишею. За допомогою макроса можна вставляти рисунок, таблицю, спеціальний символ, можна формату­вати вибраний текст тощо.

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а згодом використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш тощо.

Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку на панелі інструментів, або команду меню). Натискання на ці клавіші (кнопку тощо) веде до автоматичного виконання макроса.

Хід роботи

1. Створіть новий документ.

2.Новий документ оголосіть документом злиття на бланку.

3. Створіть джерело даних для описаного у теоретичних відомостях типового банківського листа з такими полями: Прізвище, Ім’я, Індекс, Місто, Вулиця, Сума, Закінчення:

Источник данных / Получить данные... / Создать источник данных... / Из предложенного списка. Поля в рядку заголовка вилучіть кнопкою Удалить поле / Все поля. Уведіть назви власних полів і додайте їх до списку кнопкою Добавить поле / ОК. Відкриється вікно для зберігання джерела даних на диску, куди введіть назву файла для джерела даних, наприклад my data, і перейдіть у полі Папка до власної папки /Сохранить / Редакти­роватьисточник данных / Уведіть п’ять-шість записів з даними про ваших друзів (натискайте на клавішу вводу після кожного значення поля) / ОК. Відбудеться перехід до основного доку­мента. З’явиться панель інструментів Слияние.

4. Створіть основний документ – текст листа до мами. Уведіть текст листа до мами. Поля даних для злиття вставляйте спеціальною командою Добавить поля слияния на панелі інструментів Слияние, вибираючи назви полів із запропонованого списку.

5.Виконайте злиття документів у новий документ.

6. Збережіть документ з листами з назвою Злиття.

7. Підпишіть один конверт до ділового партнера.

Сервис / Конверты и наклейки. Напишіть адресу призначення та зворотну адресу. Командою Параметры задайте стандартний розмір конверта в Україні С6 (114 x 162 мм), конверта “євро” – DL (110 x 220 мм). Задайте Параметры печати / OK. Закрийте вікно Конверты, оскільки їх друкувати не треба.

8. Методом злиття підготуйте основний документ для адресування п’яти конвертів, використовуючи наявне джерело даних.

Сервис / Слияние... / Создать / Конверты / Создать основной документ / Получить данные / Открыть источник данных / Вибе­ріть раніше створений файл із даними my data – Открыть / Настройка основного документа / Параметры конверта / Выбрать С6 / ОК / Править (уведіть в основному документі свою зворотну адресу вгорі ліворуч) Сервис / Слияние... / Соединить / Новый документ / Соединить / ОК / Предварительный просмотр / Закрыть. Зберегти форму як документ із назвою Конверти.

9. Створіть форму-бланк процесу виписування оцінок.

Скористайтеся зразком бланка та вказівками з теоретичної части­ни. Створіть новий документ. Відкрийте панель інстру­мен­тів Формы. Уведіть текст, уставляючи поля форми. Щоб уставити поле форми, наприклад текстове поле [ВТП], треба натиснути спочатку на першу кнопку панелі Формы, а потім у документі.

10. Створіть поле-список для автоматизації введення найменування предмета, що вивчається.

Після вставляння поля-списку натисніть на кнопку Параметры поля й створіть свій список із чотирьох найменувань.

11. Основну частину бланка з короткими найменуваннями предметів оформіть у вигляді таблиці.

12. Збережіть форму у файлі Форма.

13. Заповніть форму деякими даними. Збережіть готовий рахунок як документ Рахунок.

14. Створіть макрос для вставляння картинки (логотипу фірми тощо) у бланк.

Сервис / Макрос / Начать запись / Дайте ім’я макросу та призначте макрос клавішам / У діалоговому вікні Настройки клацніть у рядку Новая комбинация клавиш і натисніть деяку комбінацію на клавіатурі, наприклад, АН + р / Сохранить в текущем документе, а не в Normal.dot / Назначить / Закрыть. Розпочався запис макроса. Тепер усі дії користувача (крім пере­міщення вказівника миші) будуть записані. Коли розпочнеться записування макроса, виконайте такі дії: Вставить / Рисунок / Картинки. Виберіть малюнок, який означатиме логотип фірми, з меню / Вставить / Остановить запись.

На екрані є панель Остановить запись з кнопками Остановить (ліворуч) і Пауза (праворуч). Натисніть на кнопку Остановить і закрийте це вікно. Макрос створено.

15. Виконайте макрос уставляння малюнка у верхній лівий кут бланка.

Розмістіть курсор у позицію вставки й натискайте на Alt + p. Зменшіть малюнок та обгорніть її текстом тощо, щоб структура бланка не змінилася.

16. Продемонструйте листи, конверти, форму й рахунок.

17. Завершіть роботу.

 

Тестові завдання для самоперевірки знань

1. MS Word – це:

1) таблиця;

2) документ;

3) програма пакета MS Office;

4) усі відповіді правильні.