Тема 3. Облік грошових коштів та їх еквівалентів

3.1. Облік касових операцій

Згідно з П(с)БО 4 під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на поточних депозитних та інших рахунках у банках.

Грошові кошти — це найбільш ліквідні активи. Вони практично наявні на всіх стадіях діяльності підприємства — від його створення до ліквідації.

У складі грошових коштів обліковують еквіваленти їх, грошові документи.

До грошових коштів належать валюта України та іноземна валюта. Для обліку операцій із грошовими коштами призначені рахунки класу 3 “Кошти, рахунки та інші активи”. Для бухгалтерського обліку цих операцій можуть бути використані регістри, ухвалені Міністерством фінансів у спеціальних методичних рекомендаціях, або інші регістри, які відповідають вимогам ведення бухгалтерського обліку.

Операції з грошовими коштами регламентуються законодавчо-нормативними актами, які будуть розглянуті далі детальніше.

Підприємства всіх форм власності для зберігання готівкових коштів і здійснення операцій з ними створюють на підприємстві касу або вповноважують відповідальну особу для виконання таких операцій.

Каса підприємства — це спеціально обладнане приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів.

У касі підприємства можуть зберігатися не тільки грошові кошти, а й цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності.

Порядок приймання, зберігання, видачі та обліку грошових коштів у касі підприємств регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління банку України від 19 лютого 2001 р. № 72 з подальшими змінами та доповненнями (далі — Положення № 72).

Відповідно до цього Положення підприємства (підприємці), які мають поточні рахунки в банках, зобов’язані зберігати свої грошові кошти на цих рахунках на договірних умовах. Розрахунки за своїми зобов’язаннями підприємства (підприємці) здійснюють у безготівковій і готівковій формі.

Для виконання операцій з готівкою на підприємстві призначається матеріально відповідальна посадова особа — касир. Після видання наказу про призначення відповідального працівника на посаду касира його обов’язково під розписку ознайомлюють з порядком ведення касових операцій, після чого з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

На підприємствах, де за штатним розкладом не передбачена посада касира, обов’язки останнього може виконувати бухгалтер або інший працівник відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов’язково повідомляється банк, який здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

Обов’язки касира визначені Положенням № 72 і зводяться до повної матеріальної відповідальності за зберігання готівки та проведення всіх операцій з нею.

Підприємства (підприємці), як зазначалося раніше, мають право розраховуватися між собою та з фізичними особами як у готівковій, так і в безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою між суб’єктами підприємницької діяльності протягом одного дня не повинна перевищувати 10 000 грн (обмеження не поширюються на закупівлю окремих видів сільськогосподарської продукції).

За необхідності підприємства отримують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, які визначає власник рахунку під час подання до банку чеку, без додаткових обґрунтовуючих документів.

Готівкові кошти, одержані підприємством з банку, використовуються для розрахунків зі своїм персоналом із заробітної плати, допомоги, компенсацій, витрат на відрядження та з інших виплат фізичним особам. Вони можуть бути використані і для оплати юридичними особами (підприємствами, підприємцями) одержаних товарів, робіт, послуг.

Розраховуватися готівкою підприємство може не тільки за допомогою коштів, одержаних з каси банку, а й за рахунок готівкової виручки, яка надійшла до каси підприємства від операцій з реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), інших запасів, необоротних активів, а також від позареалізаційних надходжень (внески до статутного фонду тощо). Отримані з каси банку готівкові кошти повинні використовуватися підприємством за цільовим призначенням.

Положенням № 72 регламентується касовий обіг грошових коштів, а саме: залишок їх у касі підприємства на кінець робочого дня; сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного робочого дня. Ці обмеження змінюються залежно від стану грошового обігу в державі й утворюють ліміт залишку готівки. Ліміт залишку готівки — її граничний розмір, що може залишитися в касі підприємства на кінець робочого дня.

Згідно з Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою Постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 69 (далі — Інструкція № 69) зі змінами, внесеними Постановою Правління НБУ від 23 липня 2002 р. № 259, ліміт залишку готівки в касі для підприємства встановлюється банком або самостійно визначається підприємством з урахуванням режиму та специфіки роботи останнього, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, визначених строків і порядку здавання касової виручки.

Ліміт каси встановлюється на весь термін дії договору за розрахунково-касового обслуговування, укладеного підприємством з установою банку. Підставою для затвердження загального ліміту каси (з урахуванням потреб відокремлених підрозділів, термінів і порядку здачі готівкової виручки) є складена у двох примірниках у вигляді додатку до договору заявка-розрахунок. Вона оформлюється на основі фактичних показників діяльності підприємства, наприклад за три будь-які місяці з останніх дванадцяти, що передують місяцю встановлення (перегляду), в яких був найбільший обсяг касових операцій.

Якщо підприємство має поточні рахунки в різних установах банків, тоді воно самостійно визначає, в який з них подати заявку-розрахунок для встановлення загального ліміту каси. Після затвердження ліміту в одному з банків копії заявки-розрахунку, завірені ним, подаються до всіх установ банків, у яких відкриті поточні рахунки підприємства.

Якщо підприємство згідно з Інструкцією № 69 самостійно (без затвердження) розраховує ліміт каси, то воно також складає заявку-розрахунок. Усю готівку понад суму встановленого ліміту підприємство має здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку й у терміни, передбачені в цій заявці.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день способом порівняння залишку готівки в касі підприємства на кінець дня з установленим йому (або самостійно визначеним) лімітом, незалежно від того, здійснювалися в цей день касові операції (надходження, виплати) чи ні.

Якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлено, тоді вся наявна в касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.

Суми готівки, видані в підзвіт, але з об’єктивних причин не витрачені, повинні бути повернені до каси підприємства одночас­но з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після
їх видачі (за відрядженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції — не пізніше десяти робочих днів з дня їх видачі). Якщо ця вимога не виконана, такі суми додаються в касі та вся сума порівнюється з лімітом.

Понад установлений ліміт підприємства мають право зберігати в касі грошові кошти, призначені для виплати заробітної плати, премій, дивідендів, допомоги з тимчасової непрацездатності, протягом 3 робочих днів. Після цього строку неодержані грошові кошти здаються в банк для зарахування на поточний рахунок підприємства.

За перевищення встановленого ліміту залишку готівкових коштів у касі підприємства пунктом 1 Указу Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення готівки” від 12 червня 1995 року № 436/95 (зі змінами та доповненнями) передбачені фінансові санкції у вигляді штрафу в двократному розмірі суми виявлених понадлімітних готівкових коштів за кожний день.

Під час здійснення готівкового обігу на підприємствах крім дотримання ліміту готівки діють й інші обмеження, а саме:

― забороняється за наявності податкової заборгованості використовувати готівкову виручку на виплату заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій;

― видача готівки під звіт проводиться тільки за умови повного звіту за раніше отримані суми, а також дотримання термінів звіту за підзвітні суми і повернення невикористаних підзвітних сум (на відрядження — 3 робочі дні після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції, заготівлю вторинної сировини й металобрухту — 10 робочих днів з дня видачі під звіт, на всі інші господарські потреби — наступний робочий день після видачі під звіт.

Касові операції оформляються відповідними документами (табл. 3.1), типові міжвідомчі форми яких затверджені Держкомстатом України та узгоджені з НБУ й Мінфіном України. Ці документи повинні застосовуватися без змін усіма підприємствами, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності.

Таблиця 3.1