Склад, класифікація і задачі обліку позабюджетних коштів

Облік спеціальних коштів

Облік сум за дорученнями

Облік депозитних сум

Облік інших позабюджетних коштів

Облік витрат на науково-дослідні роботи

Склад, класифікація і задачі обліку позабюджетних коштів

Бюджетні установи в результаті фінансово-господарської діяльності можуть отримувати в своє розпорядження кошти не тільки з бюджету, а й з інших джерел. Кошти, які бюджетні установи отримують понад асигнування, що виділяються їм з державного чи місцевих бюджетів, заведено називати позабюджетними.

Статтею 2 Закону України «Про Державний бюджет України» передбачено, що усі позабюджетні кошти установ та організацій, що утримуються за рахунок Державного бюджету України, включаються до спеціального фонду Державного бюджету України як власні надходження цих установ та організацій і відповідні спеціальні видатки. Отже, можна зробити висновок, що позабюджетні кошти бюджетних установ стали бюджетними і враховуються в складі спеціального фонду державного бюджету.

Залежно від принципу походження і використання позабюджетні кошти поділяються на спеціальні кошти, суми за дорученнями, депозитні кошти та інші позабюджетні кошти.

Спеціальні кошти — це доходи бюджетних установ, які вони отримують від надання платних послуг, виконання робіт, реалізації продукції чи іншої діяльності, яка здійснюється відповідно до затверджених нормативно-правових актів, і використовують за цільовим призначенням згідно з кошторисом доходів і видатків установи.

Суми за дорученнями — це кошти, які бюджетні установи отримують від фізичних та юридичних осіб на виконання певних доручень.

До депозитних сум належать кошти, які надходять у тимчасове розпорядження бюджетних установ і з настанням відповідних умов підлягають поверненню.

Інші позабюджетні кошти — це позабюджетні кошти, які не входять до складу спеціальних коштів, сум за дорученнями і депозитних сум.

Розпорядниками позабюджетних коштів є керівники бюджетних установ, яким надано право розпоряджатися бюджетними асигнуваннями.

Планування доходів і видатків спеціального фонду здійснюєть­ся в одному і тому ж кошторисі доходів і видатків, що й бюджетних коштів, їх облік ведеться за єдиним планом рахунків і на одному й тому ж балансі. Операції з позабюджетними коштами оформляються тими ж первинними документами, що й з бюджетними коштами, відносно них діє та ж сама класифікація видатків за кодами економічної класифікації.

Порядок використання та обліку позабюджетних коштів регламентується Інструкцією про порядок використання і обліку позабюджетних коштів бюджетних установ та звітності про них, затвердженою ГУДКУ від 11.08.98 за № 63.

Для зберігання позабюджетних коштів і проведення операцій з ними установами відкриваються поточні рахунки тільки в тих установах уповноважених банків, в яких

їм відкриті поточні бюджетні рахунки або реєстраційні рахунки на Єдиному казначей-

ському рахунку відповідного органа Державного казначейства.

З метою запровадження ефективного контролю за витрачанням позабюджетних коштів установ та організацій, що утримують­ся за рахунок коштів державного бюджету, наказом ГУДКУ від 25.03.99 № 27 «Порядок казначейського обслуговування позабюджетних коштів державного бюджету» ці установи переведено на казначейське обслуговування позабюджетних коштів.

Для обліку позабюджетних коштів бюджетним установам, які переводяться на казначейське обслуговування позабюджетних коштів, в органах Державного казначейства на ім’я установ та організацій відкриваються один або кілька (але не більше чотирьох) спеціальних реєстраційних рахунків за всіма видами позабюджетних коштів. Тобто при потребі на ім’я бюджетної установи може бути відкрито чотири спеціальних реєстраційних рахунки:

· для обліку спеціальних коштів;

· для обліку сум за дорученнями;

· для обліку депозитних сум;

· для обліку інших позабюджетних коштів.

Для відкриття спеціальних реєстраційних рахунків бюджетні установи подають до органів Державного казначейства відповідні документи (табл. 1).

 

Таблиця 1 - ДОКУМЕНТИ, ЯКІ ПОДАЮТЬСЯ БЮДЖЕТНИМИ УСТАНОВАМИ ДЛЯ ВІДКРИТТЯ

СПЕЦІАЛЬНИХ РЕЄСТРАЦІЙНИХ РАХУНКІВ

 

Назва документів	Спеціальні реєстраційні рахунки
для обліку спеціальних коштів	для обліку сум за дорученнями	для обліку депозитних сум	для обліку інших позабюджетних коштів
1. Заява на відкриття рахунка	+	+	+	+
2. Копії нормативно-правових актів, що є підставою для зарахування і використання позабюджетних коштів	+	+	+	+
3. Картка зі зразками підписів осіб і відбитком гербової печатки	+	+	+	+
4. Звіт за ф. № 4-1 «Звіт про позабюджетні кошти»	´	+	+	+
5. Зведений кошторис зі спеціальних коштів	+	´	´	´
6. Звіт за ф. № 4 «Звіт про виконання кошторису зі спеціальних коштів»	+	´	´	´
7. Дозвіл на відкриття спеціального реєстраційного рахунка сум за дорученнями	´	+	´	´

 

Порядок присвоєння номерів спеціальним реєстраційним рахункам наведено в табл. 2.

Питома вага позабюджетних коштів у кошторисі доходів і видатків окремих бюджетних установ досить велика (сягає більше 50%), а тому неабияке значення має правильно організований облік, задачами якого є:

— контроль за повним і своєчасним надходженням коштів спеціального фонду;

— забезпечення контролю за витрачанням коштів спеціального фонду згідно з затвердженим кошторисом доходів і видатків;

— забезпечення всіх рівнів управління інформацією про рух і використання коштів спеціального фонду.

 

Таблиця 2 - ОЗНАКИ КОДУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНОГО РЕЄСТРАЦІЙНОГО РАХУНКА

 

Шифр спеціального реєстраційного рахунка (справа наліво)

Проставляється нулями

Код поза- бюджетних коштів, де: 1- спеціальні кошти 2 - суми за дорученнями 3- депозитні кошти 4- інші позабюджетні кошти

Код головного розпорядника коштів

Код розпорядника поза- бюджетних коштів відповідно до Мере­жі підприємств, організацій, установ, що отримують кошти з державного бюд­жету органу Державного казначейства

1 — спеціальні кошти   спеціальний

Наприклад: 230 — Міністерство охорони здоров’я України реєстраційний рахунок

00012 — код відповідно до Мережі     № 00000123000012

 

Облік спеціальних коштів

До спеціальних коштів належать надходження від надання платних послуг. Нормативно-правовими актами, які дають бюджетним установам право отримувати доходи за надання платних послуг, є Положення про порядок ліцензування підприємницької діяльності, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 03.07.98 № 1020, і Переліки платних послуг, що можуть надаватися бюджетними установами, які також затверджуються Кабінетом Міністрів України.

Так, вищі навчальні заклади згідно з Переліком можуть надавати такі платні послуги:

— навчання іноземних та українських студентів (понад державне замовлення):

— здобуття другої вищої освіти;

— післядипломна освіта;

— підготовка аспірантів і докторантів (понад державне замовлення);

— прийняття кандидатських екзаменів;

— проживання в гуртожитках навчальних закладів;

— інші види послуг.

Право мати спеціальні кошти надається бюджетним установам у тому разі, якщо немає можливості організувати надання послуг, виконання робіт або здійснення іншої діяльності на засадах господарського розрахунку, а також якщо видатки, пов’язані із здійсненням зазначеної діяльності, повністю покриваються одержуваними доходами.

Для зберігання спеціальних коштів в установах уповноваженого банку відкрива-

ється окремий поточний рахунок для всіх видів спеціальних коштів установи, а в умовах казначейського обслуговування позабюджетних коштів — спеціальний реєстрацій­ний рахунок для обліку спеціальних коштів в органах Державного казначейства.

Зарахування спеціальних коштів на поточні (реєстраційні) рахунки здійснюється шляхом безготівкових розрахунків або шляхом внесення платежів готівкою, яку не дозволяється використовувати без попереднього зарахування на поточний (реєстра­ційний) рахунок.

Операції на поточних рахунках спеціальних коштів здійснюються у загальновстановленому порядку в межах залишку коштів на цих рахунках.

Оплаті витрат з спеціальних реєстраційних рахунків для обліку спеціальних коштів передує попередній контроль органів Державного казначейства на підставі платіжних доручень, до яких додаються виправдні документи (рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, акти виконаних робіт) у межах наявності коштів за певним кодом економічної класифікації видатків.

Видача готівки зі спеціальних реєстраційних рахунків для обліку спеціальних коштів на всі потреби (заробітна плата, господарські витрати, відрядження) здійснюється на підставі поданої до органу Державного казначейства заявки. Інші документи, що підтверджують потребу отримання готівки, не вимагаються.

Для отримання готівки на придбання продуктів харчування і господарські потреби розпорядник коштів письмово повідомляє про це орган Державного казначейства. Після отримання готівки до органу Державного казначейства протягом трьох днів після здійснення операцій з готівкою подаються відповідні підтвердні документи (чек, акт на придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість). У разі неподання у встановлені терміни наведених вище документів орган Державного казначейства блокує видачу готівки на будь-які інші потреби (крім випадків за захищеними статтями).

Органи Державного казначейства для відображення операцій із спеціальними коштами ведуть особову картку з обліку спеціальних коштів, в якій облік ведеться без розподілу на види спеціальних коштів та коди функціональної класифікації. Детальний облік доходів і видатків зі спеціальних коштів ведуть самі бюджетні установи та централізовані бухгалтерії в книгах ф. № 297-б або на багатографних картках ф. № 283.

Отже, в умовах казначейського обслуговування позабюджетних коштів органи Державного казначейства здійснюють поперед­ній контроль, який в певній мірі обмежує права розпорядників коштів розпоряджатися і маневрувати позабюджетними коштами.

Для обліку спеціальних коштів та операцій з ними в Плані рахунків передбачені наведені нижче рахунки і субрахунки.

Для обліку доходів спеціального фонду призначений пасивний рахунок № 71 «Доходи спеціального фонду», який має такі субрахунки:

№ 711 «Доходи за спеціальними коштами»;

№ 712 «Доходи за іншими власними надходженнями»;

№ 713 «Доходи за іншими коштами»;

№ 714 «Кошти батьків за надані послуги»;

№ 715 «Доходи, спрямовані на покриття дефіциту загального фонду»;

№ 716 «Доходи за витратами майбутніх періодів».

У кредит субрахунка № 711 записуються суми нарахованих доходів за надані послуги та суми надходжень від інших видів спеціальних коштів. У дебет субрахунка

№ 711 після закінчення року відносяться видатки за спеціальними коштами, проведені

протягом року.

 

Таблиця 3 - ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВОДКИ З ОБЛІКУ СПЕЦІАЛЬНИХ КОШТІВ

 

Зміст операцій	Кореспонденція рахунка
Дебет	Кредит
1. Нараховані суми доходів за надані послуги (без ПДВ)
2. Надійшли на поточний (спеціальний реєстраційний) рахунок кошти за надані послуги	313, 323
одночасно нарахована на отримані кошти сума ПДВ
3. Нарахована плата за розрахунками за навчання учнів у гуртках при школах
4. Надійшли кошти за навчання учнів у гуртках при школах	313, 323
5. Зарахована на поточний (реєстраційний) рахунок готівка, що надійшла з каси установи	313, 323
6. Нарахована заробітна плата за рахунок спеціальних коштів
7. Придбані основні засоби: за договірною вартістю без ПДВ на суму ПДВ одночасно	104—109 641 811	313, 323, 675 313, 323, 675 401
8. Придбані матеріали та продукти харчування: за договірною вартістю без ПДВ на суму ПДВ	23 641	313, 323, 675 313, 323, 675
9. Списані матеріали і продукти харчування
10. Перераховані суми з поточного (реєстраційного) рахунка	301, 64, 65, 675	313, 323
11. Списані видатки, проведені протягом року
12. Списані суми доходів за договорами, що залишені у звітному році на передбачені договорами видатки наступного року
13. Списані видатки, проведені в поточному році за договорами минулого року

 

Результат виконання кошторису за спеціальним фондом відоб­ражається за кредитом субрахунка № 342 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом».

На субрахунка № 716 обліковуються суми коштів за договорами з фізичними або юридичними особами за надані послуги (навчання, медичне обслуговування), що надійшли у звітному році і не використані, але які будуть витрачені в наступному році на видатки, передбачені договорами.

Для обліку операцій на поточному і реєстраційному рахунках за спеціальними коштами використовуються активні субрахунки:

№ 313 «Поточні рахунки для обліку спеціальних коштів»;

№ 323 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку спеціальних коштів».

Операції з руху коштів на поточних (реєстраційних) рахунках відображаються в меморіальному ордері № 3 (накопичувальній відомості ф. № 381).

Зі спеціальних реєстраційних рахунків установ можуть проводитися перераху-

вання коштів на ім’я вищих та підвідомчих установ. Для внутрішніх розрахунків за спеціальним фондом призначений активно-пасивний субрахунок № 682 «Внутрішні розра­хунки за спеціальним фондом».

Для обліку видатків спеціального фонду призначений активний рахунок № 81 «Видатки спеціального фонду», який має такі субрахунки:

№ 811 «Видатки за спеціальними коштами»;

№ 812 «Видатки за іншими власними надходженнями»;

№ 813 «Видатки за іншими коштами».

Активний субрахунок № 674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів» призначений для обліку розрахунків за нав­чання учнів у гуртках при школах та інші розрахунки.

Основні бухгалтерські проводки з обліку спеціальних коштів наведено в табл. 3.

В бюджетних установах періодично може виникати дефіцит бюджетних коштів на погашення заборгованості із заробітної плати. Тимчасово на покриття цього дефіциту використовуються спеціальні кошти (табл. 4).

 

Таблиця 4 - БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВОДКИ З ПОГАШЕННЯ ЗАБОРГОВАНОСТІ

ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ ЗА РАХУНОК СПЕЦІАЛЬНИХ КОШТІВ

 

Зміст операцій	Кореспонденція рахунка
Дебет	Кредит
1. Нарахована заробітна плата	801, 802
2. Спрямовані доходи за спеціальними коштами на виплату заробітної плати:
а) виділені доходи на покриття дефіциту бюджету
б) отримано готівку в касу на виплату заробітної плати		313, 323
в) виплачена заробітна плата
г) перераховано податки і платежі	64, 65	313, 323
д) зменшено видатки за бюджетом		801, 802
3. Відшкодовано видатки при надходженні бюджетних коштів:
а) надійшли бюджетні кошти	311, 321	70, 681
б) перераховані кошти з реєстраційного (поточного) рахунка на видатки установи		311, 321
в) поновлені доходи за спеціальними коштами, зараховані на поточний (реєстраційний) рахунок по спеціальних коштах	313, 323
г) поновлені видатки за бюджетом	801, 802

 

Облік сум за дорученнями

До сум за дорученнями належать кошти, які надходять:

— для проведення розрахунків з молодими фахівцями (підйомні);

— на виплату студентам стипендій, матеріальної допомоги та доплат до державних стипендій за рахунок коштів замовників;

— на придбання методичної літератури і навчальних посібників для студентів заочної форми навчання;

— на придбання замовлених централізованим порядком блан­ків документації з

бухгалтерського обліку, звітності;

— на придбання путівок працівникам установ;

— для створення фонду преміювання науково-дослідних установ;

— на виконання певних доручень відповідно до рішення Уряду;

— добровільні компенсації хворих за надані їм інші медичні послуги лікувально- та санітарно-профілактичними закладами;

— інші кошти фізичних і юридичних осіб на виконання певних доручень;

— кошти, що надходять як благодійні та спонсорські внески.

Витрачання сум за дорученнями здійснюється на видатки, зазначені у дорученні

без складання кошторису доходів і видатків.

Усі суми за дорученнями зберігаються на одному поточному (реєстраційному) рахунку, для відкриття якого потрібний дозвіл відповідного органу Державного казначейства або фінансового органу. У дозволах на відкриття рахунка зазначається джерело надходження коштів, цілі, на які вони використовуються, номери та дати рішень Уряду України, рішень місцевих органів влади або інших нормативно-правових актів, відповідно до яких бюджетним установам надано право отримувати кошти для виконання певних доручень.

Для обліку операцій з коштами сум за дорученнями призначені такі субрахунки:

— активний субрахунок № 314 «Поточний рахунок для обліку сум за дорученнями»;

— активний субрахунок № 324 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку сум за дорученнями»;

— пасивний субрахунок № 673 «Розрахунки за коштами, одержаними на видатки за дорученнями».

Основні бухгалтерські проводки з обліку сум за дорученнями наведено в табл. 5.

 

Таблиця 5 - ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВОДКИ З ОБЛІКУ СУМ ЗА ДОРУЧЕННЯМИ В

УМОВАХ КАЗНАЧЕЙСЬКОГООБСЛУГОВУВАННЯ ПОЗАБЮДЖЕТНИХ КОШТІВ

 

Зміст операцій	Кореспонденція рахунка
Дебет	Кредит
1. Надійшли кошти на спеціальний реєстраційний рахунок для виконання певних доручень
2. Перераховані кошти на придбання матеріальних цінностей, зазначених у дорученнях
3. Надійшли та оприбутковані матеріали
4. Придбані основні засоби одночасно	109 673	675 401
5. Надійшли кошти на придбання в централізованому порядку бланків документації з бухгалтерського обліку і звітності
6. Отримано від друкарні бланки документації з бухгалтерського обліку і звітності
7. Передано бланки особі, відповідальній за розподіл бланків
8. Проведено звіт матеріально відповідальної особи про розподілення бланків

Облік депозитних сум

До депозитних сум належать кошти хворих, які знаходяться на лікуванні в лікувальних установах; суми, які знаходяться в тимчасовому користуванні судових органів і які підлягають поверненню їх власникам чи перерахуванню за належністю відповідно до рішення суду, тощо.

Депозитні суми зберігаються на окремих поточних (спеціальних реєстраційних) рахунках і не мають відношення до кошторису доходів і видатків установи.

Збереження депозитних сум обмежується строками, встановленими чинними актами України. Після закінчення цих строків незатребувані депозитні суми підлягають перерахуванню установою, на поточному рахунку якої зберігаються ті кошти, в дохід того бюджету, за рахунок якого вони утримуються. Так, строк зберігання для сум, які належать фізичним та юридичним особам, встановлено три роки. Суми, які підлягають передачі бюджетним установам, зберігаються до 31 грудня того року, в якому вони були внесені.

Для обліку депозитних сум призначені такі субрахунки:

— активний субрахунок № 315 «Поточні рахунки для обліку депозитних сум»;

— активний субрахунок № 325 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум»;

— пасивний субрахунок № 672 «Розрахунки за депозитними сумами». Бухгалтерські проводки з обліку депозитних сум наведено в табл. 6.

— Аналітичний облік депозитних сум ведеться на картках ф. № 292-а (у книзі ф. № 292) у розрізі одержувачів коштів.

 

Таблиця 6 - БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВОДКИ З ОБЛІКУ ДЕПОЗИТНИХ СУМ

 

Зміст операцій	Кореспонденція рахунка
Дебет	Кредит
1. Надійшли депозитні суми на поточний (спеціальний реєстраційний) рахунок	315, 325
2. Отримані депозитні суми в касу		315, 325
3. Повернені депозитні суми за призначенням		315, 325, 301