Первичные документы и регистры бухгалтерского учета. Классификация бухгалтерских документов. Способы исправления ошибок в учетных записях.

В ходе своей работы бухгалтер, как вы возможно уже и заметили, имеет дело с различными документами, причем в большом количестве.

Потому что в бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция фиксируется документом.

Он подтверждает факт совершения хозяйственной операции, делает ее бухгалтерскую запись юридически законной.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Важное правило: первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

· организационно-распорядительные;

· оправдательные;

· документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п.

Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т. п.

Эти документы отражают факт совершения операции, и, соответственно, информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером.

Это различные расчеты, справки.

Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах, если они отсутствуют в альбомах унифицированных документов.

Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступающим в силу с 01.01.2013 года понятие унифицированная форма исчезает.

С 2013 года формы первичных документов может разработать сама организация.

При этом к учету принимаются только правильно оформленный документ, то есть тот, в котором заложены все обязательные реквизиты.

И только тогда первичный документ имеет юридическую силу.

Такими реквизитами являются:

· наименование документа;

· дата составления документа;

· наименование организации (экономического субъекта (ИП)), от имени которой составлен документ;

· содержание операции, ее количественные и стоимостные измерители;

· наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления;

· личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Форм первичных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Ошибки в первичных бухгалтерских документах нежелательны, но могут иметь место.

Если в документах на оформление кассовых операций (в приходных кассовых ордерах и расходных кассовых ордерах) допущена ошибка, то документы должны быть оформлены вновь независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых ордерах не допускаются.

Не допускаются исправления и в банковских документах- чеках, платежных поручениях, объявлениях на взнос наличными.

В первичных документах оформления других хозяйственных операций (учет товарно-материальных ценностей, основных средств и др.) обнаруженные ошибки исправляются следующим образом: зачеркивают неправильный текст или сумму и над зачеркнутым надписывают исправленный текст или сумму.

Зачеркивать следует одной так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать.

Исправление ошибки в первичном документе оговаривается надписью «Исправлено» с указанием даты исправления и подтверждается подписями лиц, ранее подписавших документ.

Для многих документов существуют унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России.

Со многими из них мы познакомимся в течение нашего курса.

Если для какой-то хозяйственной операции форма не утверждена, то организация может разработать ее самостоятельно, включив в нее все обязательные реквизиты.

На каждом первичном документе проставляется корреспонденция счетов, на бухгалтерском языке эту операцию еще называют контировкой.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Все документы подлежат обязательному хранению.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные учетные регистры, первичные документы - 5 лет, лицевые счета работников предприятия - 75 лет).

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у предпри­ятий может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.

15. Понятие оценки. Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций в зависимости от объектов и целей учета.

Для реального определения финансово-хозяйственной деятельности организации важное значение имеет оценка ее имущества и обязательств.

Оценка объектов бухгалтерского учета зависит от видов объектов и целей учета: при постановке объекта на бухгалтерский учет, для отражения в бухгалтерской отчетности, для налоговых расчетов, для статистической отчетности, для прочих целей.

Оценка имущества и обязательств представляет собой способ выражения в учете и отчетности отдельных видов имущества и источников их образования в денежном измерении.

В соответствии с действующими нормативными документами для организаций всех форм собственности установлен единый порядок оценки имущества и обязательств:

· имущество, обязательства и хозяйственные операции оцениваются в рублях;

· записи в бухгалтерском учете по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей;

· бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникающие суммовые разницы относят на результаты хозяйственной деятельности.

16. Инвентаризация: понятие, виды, сроки и порядок проведения и отражения в бухгалтерском учете.

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухучета – инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 (в ред. от 08.11.2010 г.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
3. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
4. при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
5. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
7. при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

1. проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;
2. отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;
3. контроль сохранности имущества;
4. контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;
5. проверка условий и порядка хранения товаров;
6. выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;
7. проверка соблюдения принципа материальной ответственности;
8. проверка состояния учета и организация движения товарных запасов;
9. проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли и пр.;
2. изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;
3. стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.;
4. кражи, злоупотребления;
5. недоверие к материально ответственному лицу;
6. проведение ревизий, аудиторских проверок;
7. при смене бригадира при бригадной материальной ответственности;
8. по требованию судебно-следственных органов.

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

1. по объему - полная и частичная;
2. по методу проведения - выборочная и сплошная;
3. по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Существует следующий порядок проведения инвентаризации.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент

инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о

движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и

расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ, который регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Бухгалтерский баланс: понятие и построение. Содержание и структура баланса, балансовое уравнение. Изменения в балансе под влиянием хозяйственных операций, типы операций.

Бухгалтерский баланс – способ группировки активов и пассивов организации в денежном выражении.

Бухгалтерский баланс как форма финансовой отчётности составляется, как правило, на отчётную дату (конец календарного месяца, квартала, года). Однако важно понимать, что методологически бухгалтерский баланс, будучи сводом информации о стоимости имущества хозяйствующего субъекта, может быть определён по состоянию на любую дату (и даже на любое время) и может составляться так часто, как это представляется необходимым, даже по итогам каждой хозяйственной операции).

В бухгалтерском учёте, как и в физике, существует «закон сохранения» — ничто ниоткуда не возникает (любой актив у предприятия появляется из-за каких-либо действий), то есть синхронно с активами в балансе отображаются источники их происхождения. Активы и пассивы отображаются раздельно: экономические ресурсы в активе, а источники в пассиве. Итог актива баланса всегда равен итогу пассива баланса, при создании предприятия исполняется бухгалтерское равенство:

Активы=Пассивы